E-Mails mit KI beantworten: Postfach durchsuchen und Entwürfe prüfen

Öffne Email in der Dashboard-Seitenleiste. Prüfe oben die Postfachauswahl, bevor du liest, fragst oder antwortest. Die Demo nutzt support@northstar.example und den Assistenten TEST - Northstar Email Workspace. Alle Namen, Adressen und Nachrichten sind fiktiv.

Über Inbox, Sent und Drafts wechselst du zwischen Eingang, gesendeten Mails und unfertigen Antworten. Ask your emails öffnet den Fragebereich für das Postfach. New email startet eine neue Nachricht. Wir verwenden später Reply, damit die Antwort zum Kundenverlauf gehört.

Prüfe Synchronisierung und Indexstatus vor einer Sachfrage. Search index up to date · 4 / 4 bedeutet hier, dass alle vier Nachrichten des kontrollierten Beispiels indexiert sind. Das belegt keine Abdeckung anderer Postfächer, weiterer Ordner oder eines längeren Zeitraums.

Öffne für deine eigene Verbindung den Assistenten und wähle Channels, dann Email. Trage die gewünschte Postfachadresse und einen Absendernamen ein, den Empfänger zuordnen können. Die Einstellungen gehören zu dem Assistenten, dessen Postfach und Wissen der Arbeitsbereich verwendet.

Nutze die vom Anbieter unterstützte Anmeldung oder dessen dokumentierte IMAP-Daten und gegebenenfalls ein App-Passwort. Der Screenshot enthält eine Microsoft-365-Anmeldeoption. Diesen Ablauf haben wir nicht abgeschlossen. Active bezieht sich auf das separat vorverbundene lokale Testpostfach, nicht auf eine gezeigte Anbieter-Anmeldung.

Der sichtbare Host 127.0.0.1, die Testports und ausgeschaltetes SSL/TLS gehören ausschließlich zum isolierten lokalen GreenMail-Server. Übernimm diese Werte nicht für ein Produktivpostfach. Verwende Hostnamen, Ports, Verschlüsselung und Authentifizierung deines tatsächlichen Anbieters.

Gehe auf derselben Einstellungsseite zu Outgoing mail (SMTP). IMAP liest Nachrichten und speichert Postfachentwürfe. SMTP versendet Nachrichten. Richte funktionierendes SMTP ein, wenn du Send email im Arbeitsbereich verwenden möchtest, auch wenn Reply behavior auf Create drafts bleibt.

Der Screenshot bezeichnet SMTP als optional und nennt direktes Senden, weil der Assistent eingehende Mails als Entwurf beantworten kann, ohne sie zu versenden. Für manuelles Senden aus dem Arbeitsbereich bleibt SMTP erforderlich. Nutze Use IMAP credentials nur, wenn dein Anbieter tatsächlich dieselbe Authentifizierung für beide Dienste verwendet.

Führe Test connection mit deinen echten Anbieterdaten aus und behebe Fehler, bevor du den Kanal nutzt. Gleiche Inbox folder, Drafts folder und Sent folder mit den Postfachordnern ab. Lass Create drafts ausgewählt. Dieser ergänzende Originalframe zeigt die Bedienelemente zusammen, keinen erfolgreichen externen Verbindungstest.

Wähle die Eingangsordner, die zu diesem Assistenten gehören. Landen mehrere Adressen im Postfach, begrenzt Only these recipient addresses die passenden Nachrichten, die der Arbeitsbereich lädt. Lass das Feld nur leer, wenn alle Empfänger enthalten sein sollen. Verbinde und indexiere nur Mails, die du verarbeiten darfst.

Aktiviere AI search and questions about this mailbox und wähle Period for search and older emails. Der Screenshot zeigt zwölf Monate. Wähle den kürzesten Zeitraum, der die benötigten Vereinbarungen enthält, und warte im Arbeitsbereich auf den fertigen Index. Ein eingestellter Zeitraum belegt noch nicht, dass jede ältere Nachricht importiert wurde.

Read attachments und Postfachsuche sind unterschiedliche Funktionen. Der Suchindex enthält Mailtexte und Anhangnamen, nicht die Dateiinhalte, auch wenn Read attachments für Antworten aktiv ist. Indexierte Texte und Dateinamen nutzen das Wissenskontingent. Fragen und Überarbeitungen nutzen das Nachrichtenkontingent. Das Öffnen einer Mail allein startet keine KI-Prüfung.

Include previous correspondence ergänzt frühere Nachrichten als Kontext für eingehende Antworten. Alte Mails werden dadurch nicht rückwirkend beantwortet. Fehlt eine Vereinbarung im Suchergebnis, prüfe zuerst Ordnerauswahl, Empfängerfilter, Zeitraum und Indexstatus, bevor du den Prompt änderst.

Öffne Re: Northstar website project in Inbox. Email history zeigt die geladenen Nachrichten mit der neuesten zuerst. Lies Alex’ aktuelle Mail und prüfe anschließend die älteren Nachrichten. Betreff und Vorschau allein reichen für die Antwort nicht.

Die aktuelle Nachricht nennt fertige Texte für alle fünf Seiten, bestätigt 12.000 Euro Budget und erwartet die Produktfotos am 2. Oktober 2026. Alex bittet um zwei passende Optionen für ein Erstgespräch. Die ursprüngliche Anfrage nennt außerdem ein englisches Kontaktformular und wünscht den Start am 16. November.

Northstars frühere Antwort sagt ausdrücklich, dass kein Liefertermin bestätigt wurde. Ein Kalender ist nicht verbunden und freie Zeiten sind nicht hinterlegt. Es gibt damit keinen Beleg für eine Buchung oder verfügbare Termine. Unsere Antwort fragt nach Alex’ Verfügbarkeit und lässt den Starttermin offen zur Prüfung.

Wähle Ask your emails. Die exakte Testfrage lautet: „What budget did Alex confirm for the Northstar website project?“ Kontakt und Projekt grenzen die Aufgabe ein. Bei „Wie hoch ist das Budget?“ muss der Assistent erst ermitteln, welchen Kunden und welches Projekt du meinst.

Die beobachtete Antwort nennt 12.000 Euro aus Alex’ Anfrage vom 25. September und der Bestätigung vom 28. September. Beide Aussagen haben eine Karte mit Open original email. Das gespeicherte Ergebnis meldete vollständige Abdeckung dieses erlaubten Testindex ohne Suchwarnungen.

Lies mögliche Hinweise zur Abdeckung in deinem Ergebnis. Vollständige Abdeckung betrifft den erlaubten indexierten Umfang, nicht jede existierende E-Mail. Grenze eine mehrdeutige Frage nach Datum oder Absender ein. Prüfe vor dem Absenden die Verbrauchsanzeige: Im Test standen dort mindestens vier Nachrichteneinheiten pro Postfachfrage. Das ist kein allgemeiner Preis für jede Aktion und jedes Modell.

Klicke auf der Quellenkarte vom 25. September auf Open original email. Prüfe Absender, Empfänger und Datum. Vergleiche danach das hervorgehobene Zitat mit der vollständigen Nachricht. Im Original steht „Our budget is EUR 12,000.“ Außerdem ist der gewünschte Start ausdrücklich kein vereinbarter Liefertermin.

Prüfe auf diese Weise jede Antwort, die von Geld, Umfang, Terminen oder Kundenzusagen abhängt. Eine Quellenkarte nennt die Herkunft, garantiert aber keine richtige Interpretation. Lies auch neuere Nachrichten, denn eine spätere Mail kann eine frühere Vereinbarung ändern.

Schließe den Dialog, um zum Fragengespräch zurückzukehren. Das Öffnen des Belegs ist keine weitere KI-Anfrage. Originalmail und generierte Antwort bleiben getrennte Inhalte: Die erste ist der Beleg, die zweite eine Interpretation, die du hinterfragen kannst.

Stelle im selben Fragengespräch die exakte Folgefrage: „Was November 16 an agreed delivery deadline, or only a requested launch date?“ Damit benennst du den Unterschied ausdrücklich, statt den Assistenten raten zu lassen, was mit „der Deadline“ gemeint ist.

Die beobachtete Antwort liefert zwei Belege: Alex nennt den 16. November 2026 als Wunschtermin. Northstar schreibt, dass kein Liefertermin bestätigt wurde. Der Kunde hat diesen Start also angefragt, das Team hat ihn nicht zugesagt.

Die für den 2. Oktober erwarteten Fotos helfen bei der Planung. Sie beweisen nicht, dass die Umsetzung rechtzeitig möglich ist. Vor einer Zusage muss ein Mensch Kapazität, Material und spätere Vereinbarungen prüfen. Ein besser formulierter Entwurf ersetzt diese Entscheidung nicht.

Kehre in Inbox zu Alex’ Verlauf zurück und wähle Reply an der neuesten eingegangenen Nachricht. Der Editor bereitet Alex Morgan <alex@northstar.example> und Re: Northstar website project vor. Prüfe beide Felder vor der Texterzeugung, besonders bei Weiterleitungen oder abweichender Antwortadresse.

Nutze More recipients, wenn die echte Antwort weitere Empfänger benötigt, und prüfe vorhandene Kopien. Ein korrekter Text macht eine Empfängerliste nicht automatisch korrekt. Verwende für ein neues Thema New email, statt es einem unpassenden Verlauf anzuhängen.

Der Textbereich ist in dieser Aufnahme noch leer. Gehe zu AI assistant und beschreibe die gewünschte Antwort. Der Verlauf unter dem Editor bleibt als Referenz verfügbar. Reply hat nichts versendet, und ein gespeicherter leerer Entwurf ist noch keine fertige Antwort.

Gib unter AI assistant den im Test verwendeten Auftrag ein: „Write a warm reply to Alex. Thank him for confirming the EUR 12,000 budget and the five pages of copy. Ask him to send the copy and to share his availability for a discovery call. Acknowledge that photos are expected October 2. Explain that the requested November 16 launch date still needs review. Do not invent time slots or promise a delivery date.“

Der entstandene Entwurf bedankt sich bei Alex, übernimmt 12.000 Euro und die fünf Seiten, bittet um die Texte, nennt die erwarteten Fotos und fragt nach Verfügbarkeit für ein Erstgespräch. Er lässt den 16. November zur Prüfung offen, sobald Material und Gespräch vorliegen. Er erfindet keine freien Zeiten und behauptet keine Buchung.

Lies den sichtbaren Entwurf, nicht nur die Fertigmeldung des Assistenten. Die hervorgehobenen Absätze zeigen KI-Änderungen. Gleiche Zahlen und Termine mit dem Verlauf ab, prüfe die Signatur und korrigiere fehlende Angaben. Die Erzeugung ist ein Schreibschritt, keine Versandfreigabe.

Verwende dasselbe KI-Gespräch für die exakte Überarbeitung: „Make it shorter and friendlier. Keep the budget and the request for call availability. Do not add a delivery promise.“ Der konkrete Auftrag benennt, was sich ändern darf und welche Angaben erhalten bleiben müssen.

Die beobachtete Überarbeitung behält 12.000 Euro, die fünf Seiten und die Fotos am 2. Oktober bei. Sie fragt nach Verfügbarkeit für ein kurzes Gespräch und verlangt weiter die Abstimmung des 16. November nach Materialeingang und Erstgespräch. Vergleiche die Formulierung mit dem ersten Entwurf. Auch kürzerer Text braucht eine Sachprüfung.

Schütze einen Absatz vor einer weiteren Überarbeitung, wenn eine entscheidende Formulierung unverändert bleiben soll. Unter More options findest du Previous drafts für frühere Versionen. Jede neue KI-Überarbeitung verbraucht Kontingent. Erledige kleine manuelle Korrekturen selbst, wenn eine weitere Variante keinen Nutzen bringt, und warte anschließend auf Saved.

Warte, bis der Editor Saved anzeigt. Öffne eine andere Ansicht und kehre dann zu Drafts zurück. Wähle Re: Northstar website project. Prüfe, dass du die bestehende Antwort wieder geöffnet und keinen zweiten Entwurf erstellt hast.

Im lokalen Test blieben überarbeiteter Text, Empfänger und Betreff unverändert. Das gespeicherte KI-Gespräch enthielt weiter den ursprünglichen Schreibauftrag und die Überarbeitung. Du kannst damit auch den Grund der Änderungen nachvollziehen, nicht nur den letzten Textstand.

Drafts führt Entwürfe aus Arbeitsbereich und Postfach zusammen. Prüfe vor dem Fortsetzen Hinweise auf eine geänderte Anbieterkopie oder fehlgeschlagene Synchronisierung. Hat jemand den Entwurf in einem anderen Mailprogramm bearbeitet, kläre zuerst den Versionsunterschied. Saved bedeutet gespeichert, nicht erfolgreich zugestellt.

Prüfe vor Send email den Empfänger, mögliche Kopien, Betreff, Signatur und Anhänge. Gleiche die 12.000 Euro, den Websiteumfang, die fehlenden Fotos und die Formulierung zum 16. November ab. Die Nachricht fragt nach Verfügbarkeit. Sie behauptet weder eine Gesprächsbuchung noch einen garantierten Start.

Wähle Send email erst nach dieser Prüfung. Der Screenshot zeigt Email sent und „Sent successfully; saving the Sent copy is pending.“ Versand über SMTP und Speicherung einer Kopie in Sent über IMAP sind getrennte Vorgänge. Try again in diesem Hinweis wiederholt das Speichern der Kopie, nicht den Mailversand.

Wir haben den lokalen Server separat geprüft: Genau eine Nachricht erreichte den fiktiven Empfänger innerhalb von GreenMail, und genau eine passende Gesendet-Kopie war über IMAP vorhanden. Der Screenshot selbst zeigt weiter den ausstehenden Status. Es gab keine externe Zustellung. Der Test belegt keine Zustellbarkeit für deinen Anbieter. Ist der Versand selbst unklar, prüfe Postfach und Anbieterstatus vor einem erneuten Senden.

Öffne nach dem Versand den Verlauf. Setze unter More options den Follow-up status auf Waiting for a reply. Set by you kennzeichnet die manuelle Entscheidung im Unterschied zu einer KI-Einschätzung. Öffne Saved views und wähle Waiting for a reply, um den Verlauf wiederzufinden.

Lege mit Set reminder fest, wann du ihn erneut prüfen möchtest. Im Beispiel steht der 2. Oktober 2026 um 9:00 Uhr in der lokalen Anzeige. Der gespeicherte Termin wurde separat geprüft. Kontrolliere für eigene Erinnerungen das angezeigte Datum und die Zeitzone. Due reminders zeigt fällige Wiedervorlagen.

Status und Erinnerung planen keine automatische E-Mail. Draft a follow-up steht bereit, wenn eine weitere Nachricht sinnvoll ist. Im Test wurde keine Nachfassmail erzeugt oder versendet. Prüfe eine spätere Nachfrage wie einen neuen Entwurf und erfinde weder Dringlichkeit noch eine Vereinbarung, die der Kunde nie getroffen hat.

Kehre zu Channels → Email zurück, um den täglichen Arbeitsbereich von der Automatik für eingehende Mails zu unterscheiden. Create drafts lässt den Assistenten Antworten vorbereiten, die ein Mensch prüft. Send directly ist eine separate Entscheidung für automatischen Versand nach den hinterlegten Regeln.

Der Screenshot zeigt bewusst den Bestätigungsdialog für direkten Versand, keine aktivierte und gespeicherte Versandautomatik. Wähle Cancel, um im Entwurfsmodus zu bleiben. Die gespeicherten Einstellungen wurden nach der Demo geprüft und enthielten weiter mode draft.

Für eine manuell geprüfte Antwort aus dem Arbeitsbereich brauchst du Send directly nicht. Falls du später Automatik wählst, prüfe zuerst Wissensanforderungen, erlaubte und gesperrte Themen, Anhangverhalten, Stundenlimits und Eskalation. Die verlinkte Einrichtungsanleitung behandelt diese Einstellungen. Hier wurde der tägliche Ablauf mit menschlicher Freigabe geprüft.