Müssen wir unsere Ordner vorher aufräumen?

Nein, und genau darum geht es. Der Bot arbeitet mit der Struktur, die gewachsen ist. Er durchsucht Unterordner mit, egal wie tief verschachtelt. Sinnvoll ist höchstens, vorab die Bereiche auszuschließen, die niemanden etwas angehen.

Welche Systeme lassen sich anbinden?

SharePoint und OneDrive über Microsoft Graph, Google Drive über ein Dienstkonto, Nextcloud und ownCloud über WebDAV, sowie eigene Server per SFTP oder FTPS. Unverschlüsseltes FTP unterstützen wir bewusst nicht. Confluence und Notion gibt es zusätzlich als eigene Anbindung.

Wie aktuell sind die Antworten?

Du legst das Intervall fest, von täglich bis monatlich. Bei jedem Lauf prüft der Bot, welche Dateien sich geändert haben, und liest nur diese neu ein. Das hält die Kosten niedrig und die Antworten aktuell. Eine sofortige Aktualisierung starte jederzeit von Hand.

Kann der Bot Dateien lesen, die er nicht lesen soll?

Er sieht genau das, wofür du den Zugang freigibst. Innerhalb dessen schließe mit Mustern ganze Bereiche aus, etwa /Personal/** oder alles mit _vertraulich im Namen. Einzelne Dateien entferne in der Übersicht mit einem Klick, sie kommen auch beim nächsten Abgleich nicht zurück.

Was passiert mit unseren Zugangsdaten?

Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und verlassen den Server nie. Im Dashboard sind sie nach dem Speichern nicht mehr lesbar, auch nicht für uns. Der Zugang braucht ausschließlich Leserechte, schreiben kann der Bot nichts.

Welche Dateiformate werden gelesen?

PDF einschließlich gescannter Dokumente, Word, Excel, CSV, Textdateien und Markdown. Google Docs, Sheets und Präsentationen werden beim Abruf automatisch konvertiert. Bilder und Videos überspringt der Bot.

SharePoint · Google Drive · Nextcloud · SFTP

KI-Wissensmanagement für verstreute DokumenteDu musst nicht aufräumen.

SharePoint, Google Drive, Nextcloud und Netzlaufwerke bleiben, wo sie sind. WebChatAgent indexiert deine Ordner, beantwortet Fragen daraus und zeigt auf Wunsch den Fundort.

Ordner verbinden statt Dateien hochladen
Nur geänderte Dateien werden neu gelesen
Antwort plus Ablageort im Ordnerbaum

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Vorher / nachher

Das Wissen ist da. Es findet nur niemand.

Frage einmal im Team, wo die aktuelle Reisekostenrichtlinie liegt. Du bekommst drei Antworten, zwei davon zeigen auf veraltete Fassungen. Der Grund ist selten Faulheit, sondern gewachsene Struktur: Jede Abteilung legt dort ab, wo es gerade passte, und über die Jahre entstanden vier Systeme mit sechs Ordnerlogiken. Aufräumen scheitert daran, dass niemand Zeit hat und alle Angst haben, etwas Wichtiges zu löschen. WebChatAgent geht den anderen Weg: Der Bot verbindet sich mit den Ordnern, wie sie sind, liest die Dateien und beantwortet Fragen daraus. Wer wissen will, wie ein Prozess läuft, fragt den Bot statt die Kollegin, die schon dreimal dieselbe Frage beantwortet hat.

Vorher4 Systeme · 6 Logiken

Die Suche beginnt mit einer Vermutung

Liegt das jetzt in Teams oder im Drive?

SharePointReisekosten_2024_final.pdfv1

Google DriveTeam / Reisen / FINAL_v3v3

NetzlaufwerkZ:\Buchhaltung\Richtlinien\altalt

E-Mail-AnhangReisekosten_neu(2).docx?

Drei Kolleginnen werden gefragt, zwei Versionen geöffnet, niemand ist sicher.

Nachher Quellen synchronisiert

Die Suche endet mit einem Fundort

Wo finde ich die aktuelle Reisekostenrichtlinie?

WebChatAgent

Die aktuelle Richtlinie gilt seit Januar. Hier liegt die freigegebene Fassung:

FundortSharePoint / Personal / Richtlinien / Reisekosten_aktuell.pdf

Zuletzt synchronisiert: heute, 08:14

Funktionen

Wie die Anbindung funktioniert

Ordner verbinden, nicht Dateien hochladen

Du hinterlegst die Zugangsdaten deines Systems und wählst einen Ordner. Alles darin, was lesbar ist, wandert in den Index. Neue Dateien kommen von selbst dazu.

Bleibt aktuell, ohne dass jemand daran denkt

Du stellst ein Intervall ein, täglich bis monatlich. Beim Abruf wird nur gelesen, was sich geändert hat. Gelöschte Dateien verschwinden aus den Antworten.

Sagt dir auch, wo es liegt

Auf Wunsch nennt der Bot zur Antwort den Ordnerpfad. Wer die Datei selbst braucht, weiß danach, wohin. Für öffentliche Widgets bleibt das ausgeschaltet.

SharePoint / Personal / Richtlinien / Reisekosten_aktuell.pdf

PDF, Word, Excel, CSV und Text

Gescannte PDFs werden per Texterkennung gelesen, Tabellen bleiben zeilenweise erhalten. Google Docs und Sheets werden automatisch konvertiert.

Was nicht rein soll, bleibt draußen

Ausschlussmuster wie /Archiv/** oder *_intern* greifen schon beim Einlesen. Einzelne Dateien nehme mit einem Klick dauerhaft aus dem Index.

Lesend, verschlüsselt, jederzeit widerrufbar

Der Zugang braucht nur Leserechte. Zugangsdaten liegen verschlüsselt, die Verarbeitung läuft in einem deutschen Rechenzentrum. Entziehe die Freigabe, ist Schluss.

Im Arbeitsalltag

Wo das im Alltag hilft

In den ersten Wochen ist jede zweite Frage eine Suchfrage. Der Bot beantwortet sie rund um die Uhr, ohne dass jemand seine Arbeit unterbricht.

Statt in drei Systemen nach der richtigen Garantiebedingung zu suchen, fragt das Team den Bot und bekommt die Passage mitsamt Quelle.

Welche Konditionen gelten für diese Stückzahl? Der Bot zieht die Antwort aus der Preisliste, die gestern aktualisiert wurde, nicht aus der PDF von 2024 im Mail-Postfach.

Wartungsanleitungen, Sicherheitsdatenblätter und Anlagendokumentation bleiben in ihren Quellen und werden zentral durchsuchbar.

Urlaubsregelung, Reisekosten, Elternzeit: dieselbe Frage landet zum zwanzigsten Mal in der HR-Mailbox. Der Bot beantwortet sie aus der aktuellen Fassung, nicht aus dem PDF von vorletztem Jahr.

Im Audit zählt nicht nur die Antwort, sondern der Nachweis. Der Bot nennt die gültige Verfahrensanweisung und sagt dazu, in welchem Ordner sie liegt.

Beim Kunden vor Ort, ohne VPN und ohne Zeit: Anlagendokumentation und Ersatzteillisten sind eine Frage im Chat entfernt.

Wenn jemand das Team verlässt, bleibt sein Wissen in seinen Ordnern liegen. Indexiert ist es weiterhin auffindbar, auch ohne die Person zu fragen.

Entscheidungshilfe

WebChatAgent oder Microsoft 365 Copilot?

Vergleiche Dokumentquellen, Office-Integration, Mitarbeiterrechte, Kanäle und die unterschiedlichen Abrechnungsmodelle.

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Häufige Fragen

Schritt-für-Schritt-Tutorial

Firmendateien verbinden, begrenzen und mit echten Antworten prüfen

Sieh im detaillierten Video und in neun bebilderten Schritten, wie du einen Read-only-Ordner verbindest, vertrauliche Pfade ausschließt und eine Richtlinienänderung von USD 68 auf USD 72 vollständig nachweist.

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