SharePoint, Google Drive, Nextcloud und Netzlaufwerke bleiben, wo sie sind. WebChatAgent indexiert Ihre Ordner, beantwortet Fragen daraus und zeigt auf Wunsch den Fundort.
Vorher / nachher
Fragen Sie einmal im Team, wo die aktuelle Reisekostenrichtlinie liegt. Sie bekommen drei Antworten, zwei davon zeigen auf veraltete Fassungen. Der Grund ist selten Faulheit, sondern gewachsene Struktur: Jede Abteilung legt dort ab, wo es gerade passte, und über die Jahre entstanden vier Systeme mit sechs Ordnerlogiken. Aufräumen scheitert daran, dass niemand Zeit hat und alle Angst haben, etwas Wichtiges zu löschen. WebChatAgent geht den anderen Weg: Der Bot verbindet sich mit den Ordnern, wie sie sind, liest die Dateien und beantwortet Fragen daraus. Wer wissen will, wie ein Prozess läuft, fragt den Bot statt die Kollegin, die schon dreimal dieselbe Frage beantwortet hat.
Liegt das jetzt in Teams oder im Drive?
Drei Kolleginnen werden gefragt, zwei Versionen geöffnet, niemand ist sicher.
Wo finde ich die aktuelle Reisekostenrichtlinie?
Die aktuelle Richtlinie gilt seit Januar. Hier liegt die freigegebene Fassung:
Zuletzt synchronisiert: heute, 08:14
Funktionen
Sie hinterlegen die Zugangsdaten Ihres Systems und wählen einen Ordner. Alles darin, was lesbar ist, wandert in den Index. Neue Dateien kommen von selbst dazu.
Sie stellen ein Intervall ein, täglich bis monatlich. Beim Abruf wird nur gelesen, was sich geändert hat. Gelöschte Dateien verschwinden aus den Antworten.
Auf Wunsch nennt der Bot zur Antwort den Ordnerpfad. Wer die Datei selbst braucht, weiß danach, wohin. Für öffentliche Widgets bleibt das ausgeschaltet.
Gescannte PDFs werden per Texterkennung gelesen, Tabellen bleiben zeilenweise erhalten. Google Docs und Sheets werden automatisch konvertiert.
Ausschlussmuster wie /Archiv/** oder *_intern* greifen schon beim Einlesen. Einzelne Dateien nehmen Sie mit einem Klick dauerhaft aus dem Index.
Der Zugang braucht nur Leserechte. Zugangsdaten liegen verschlüsselt, die Verarbeitung läuft in einem deutschen Rechenzentrum. Entziehen Sie die Freigabe, ist Schluss.
Im Arbeitsalltag
In den ersten Wochen ist jede zweite Frage eine Suchfrage. Der Bot beantwortet sie rund um die Uhr, ohne dass jemand seine Arbeit unterbricht.
Statt in drei Systemen nach der richtigen Garantiebedingung zu suchen, fragt das Team den Bot und bekommt die Passage mitsamt Quelle.
Welche Konditionen gelten für diese Stückzahl? Der Bot zieht die Antwort aus der Preisliste, die gestern aktualisiert wurde, nicht aus der PDF von 2024 im Mail-Postfach.
Wartungsanleitungen, Sicherheitsdatenblätter, Anlagendokumentation. Alles bleibt dort, wo es hingehört, ist aber in Sekunden abfragbar.
Urlaubsregelung, Reisekosten, Elternzeit: dieselbe Frage landet zum zwanzigsten Mal in der HR-Mailbox. Der Bot beantwortet sie aus der aktuellen Fassung, nicht aus dem PDF von vorletztem Jahr.
Im Audit zählt nicht nur die Antwort, sondern der Nachweis. Der Bot nennt die gültige Verfahrensanweisung und sagt dazu, in welchem Ordner sie liegt.
Beim Kunden vor Ort, ohne VPN und ohne Zeit: Anlagendokumentation und Ersatzteillisten sind eine Frage im Chat entfernt.
Wenn jemand das Team verlässt, bleibt sein Wissen in seinen Ordnern liegen. Indexiert ist es weiterhin auffindbar, auch ohne die Person zu fragen.
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Zugangsdaten hinterlegen, Ordner auswählen, fertig. Die erste Indexierung läuft in wenigen Minuten.
