Antworten auf Wissensbasis
Antworten entstehen aus deiner Website, PDFs und verbundenen Wissensquellen. Fehlen verlässliche Informationen, wird die E-Mail eskaliert statt mit einer Vermutung beantwortet.
WebsitePDFsNotionGoogle DriveHilfecenter
KI-E-Mail-Automatisierung für den Kundenservice
KI-E-Mail-Assistent für Kundenservice
Automatisiere Antworten im Kundenservice, ohne dein Postfach zu ersetzen. Verbinde jedes IMAP-/SMTP-Postfach und lasse WebChatAgent fundierte Antworten als Entwurf vorbereiten oder sicher versenden – auf Basis deiner Wissensdatenbank und des vollständigen E-Mail-Verlaufs.
- Entwurfsmodus als Standard
- Jedes IMAP-/SMTP-Postfach
- DSGVO-konforme Verarbeitung
support@yourcompany.com
Postfach verbunden
Sarah Miller09:42
Lieferadresse ändern
Daniel Fox09:37
Frage zur Rechnung
Mina Costa09:18
Rückgaberegeln
Eingehende E-Mail
Kann ich meine Lieferadresse ändern?
Hallo, ich habe gerade Bestellung #1842 aufgegeben. Können Sie sie stattdessen an mein Büro senden?
Wissen geprüft
KI-Entwurf
Hallo Sarah, ja – wir können die Adresse vor dem Versand ändern. Antworte bitte mit der neuen Lieferadresse …
4 frühere E-Mails berücksichtigtBereit zur Prüfung
Eine Verbindung. Dein bestehendes Postfach bleibt der Arbeitsplatz.
IMAP SMTP Gmail-App-Passwort IONOS Strato
Für echte Postfacharbeit entwickelt
Aus jeder Support-E-Mail wird eine fertige Antwort
WebChatAgent ist ein KI-E-Mail-Assistent, der mit deinem Unternehmenswissen arbeitet – nicht mit einem beliebigen Prompt. Er versteht Absender, Verlauf und deine Regeln, bevor er schreibt.
Antwortmodi vergleichenVollständiger E-Mail-Kontext
Jede Antwort kann die gesamte bisherige Korrespondenz mit dem Absender berücksichtigen – auch E-Mails vor der Verbindung der KI.
Passende Sprache und Tonalität
Der Assistent übernimmt Sprache und Höflichkeitsstufe des Absenders und wahrt zugleich die Stimme deines Unternehmens.
Sichere Übergabe an Menschen
Beschwerden, rechtliche Themen, unsichere Antworten und Wünsche nach einer Person bleiben zur Prüfung im Entwurfsmodus.
Schutz vor Störmails und Schleifen
Newsletter, Rückläufer und automatische Antworten werden erkannt und übersprungen; Absenderlimits verhindern Bot-zu-Bot-Schleifen.
KI-E-Mail-Automatisierung einfach erklärt
Von der neuen E-Mail zur fundierten Antwort
Die automatische E-Mail-Antwort läuft im Hintergrund. Dein Team nutzt weiterhin dasselbe Postfach und E-Mail-Programm.
- 01
Neue E-Mail trifft ein
WebChatAgent überwacht das verbundene Postfach auf neue Kundenanfragen.
- 02
Kontext wird zusammengestellt
Die aktuelle Nachricht und frühere Korrespondenz mit dem Absender werden gemeinsam gelesen.
- 03
Wissen wird abgerufen
Relevante, verifizierte Informationen werden aus der Wissensbasis deines Chatbots geholt.
- 04
Antwort wird vorbereitet
Je nach Modus wird die kontextbezogene Antwort als Entwurf gespeichert oder automatisch versendet.
Intelligente Weiterleitung
Für jede E-Mail die richtige Aktion
Produktfrage
Antwort in Wissensbasis gefunden
Rechtliche Anfrage
Sensibles Thema erkannt
Automatische Antwort
Schleifen-Header erkannt
„Ich brauche eine Person“
Mensch ausdrücklich gewünscht
Mehr als ein Autoresponder
Routineantworten automatisieren – nicht das Urteilsvermögen
Klassische Autoresponder schicken allen dieselbe Vorlage. WebChatAgent liest die konkrete Frage, ruft passendes Unternehmenswissen ab und schreibt eine kontextbezogene Antwort in Sprache und Ton des Absenders.
- Kontextbezogen statt vorgefertigt
- Jede Antwort wird für die tatsächliche Frage und den Verlauf geschrieben, statt eine starre Vorlage einzusetzen.
- Fundiert statt improvisiert
- Die KI antwortet aus freigegebenen Quellen und überlässt unsichere Fälle einem Menschen.
- Direkt in deinem Postfach
- Entwürfe und gesendete Antworten bleiben dort, wo dein Team sie erwartet – kein zweites Postfach.
- Ein Agent, mehr Kanäle
- Nutze dasselbe Chatbot-Wissen für Webchat, WhatsApp und E-Mail-Kundenservice.
Geführte Einrichtung
Verbinde das Postfach, das du bereits nutzt
Keine Weiterleitungsregeln und kein zusätzliches Helpdesk. Trage dieselben IMAP- und SMTP-Daten ein wie in einem normalen E-Mail-Programm.
Das brauchst du
- Ein Postfach mit IMAP- und SMTP-Zugriff
- Postfach-Zugangsdaten oder ein anbieterspezifisches App-Passwort
- Einen eingerichteten WebChatAgent-Chatbot mit Wissensquellen
- Den Standard-Tarif oder höher; im 14-Tage-Test ist E-Mail enthalten
- 1
Postfach verbinden
Öffne Integrationen → E-Mail im Chatbot-Dashboard und gib die IMAP-/SMTP-Verbindungsdaten ein. Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert.
- 2
Beide Verbindungen testen
Ein Klick prüft Ein- und Ausgang und erkennt die Ordner für Entwürfe und gesendete E-Mails automatisch.
- 3
Antwortmodus wählen
Beginne im Entwurfsmodus und prüfe echte Antworten. Aktiviere später den automatischen Versand, wenn Wissen und Tonalität passen.
- 4
Test-E-Mail senden
Schreibe von einem anderen Konto an die verbundene Adresse. Nach der Verarbeitung erscheint die Antwort als Entwurf oder wird automatisch gesendet.
Vertrauen & Datenschutz
Sicherheit gehört zu jeder Antwort
E-Mails können sensible Kundendaten enthalten. Der Kanal setzt auf verschlüsselte Zugangsdaten, vorsichtige Automatisierung und klare Eskalationswege.
Datenschutzhinweise lesen- Postfach-Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert
- Nur neue eingehende E-Mails werden beantwortet; der Bestand bleibt unberührt
- Automatische Antworten werden als KI-generiert gekennzeichnet
- Newsletter, Rückläufer und Auto-Antworten werden vor der Generierung gefiltert
- Absenderbezogene Limits schützen vor E-Mail-Schleifen
- Die DSGVO-konforme Verarbeitung ist durch unseren Auftragsverarbeitungsvertrag abgedeckt
Häufig gestellte Fragen
FAQ zum KI-E-Mail-Assistenten
Klare Antworten zu automatisierten E-Mails, Einrichtung und Kontrolle.
Was ist ein KI-E-Mail-Assistent für den Kundenservice?
Ein KI-E-Mail-Assistent liest eingehende Kundenanfragen, findet relevante Informationen in deiner Unternehmens-Wissensbasis und erstellt eine kontextbezogene Antwort. WebChatAgent kann zusätzlich den E-Mail-Verlauf nutzen, Eskalationsregeln anwenden und direkt mit einem gemeinsamen Support- oder Info-Postfach arbeiten.
Kann ich KI-generierte E-Mail-Antworten vor dem Versand prüfen?
Ja. Der Entwurfsmodus ist Standard und speichert jede generierte Antwort als normalen Entwurf im Postfach. Dein Team kann sie im gewohnten E-Mail-Programm prüfen, bearbeiten und senden. Für gut belegte Routinefragen lässt sich später der automatische Versand aktivieren.
Welche E-Mail-Anbieter kann ich verbinden?
WebChatAgent funktioniert mit Postfächern, die IMAP und SMTP anbieten – bei gehosteten wie selbst betriebenen Anbietern. Gmail lässt sich mit einem App-Passwort verbinden. Du verwendest dieselben Serverdaten wie in einem Desktop-E-Mail-Programm.
Kennt der KI-E-Mail-Assistent den bisherigen Verlauf?
Ja. Beim Schreiben kann er frühere Korrespondenz mit demselben Absender berücksichtigen, auch wenn sie vor der Verbindung des Postfachs entstanden ist. Nur neue eingehende E-Mails lösen eine Antwort aus; alte E-Mails bleiben unberührt.
Was passiert, wenn die KI nicht sicher antworten kann?
Die E-Mail bleibt zur menschlichen Prüfung als Entwurf liegen. Nach den konfigurierten Sicherheitsregeln bleiben Beschwerden, rechtliche Themen, fehlende Wissensquellen, Fälle mit geringer Sicherheit und ausdrückliche Wünsche nach einer Person in der Prüfung, statt automatisch gesendet zu werden.
Ist die automatisierte Kundenservice-E-Mail DSGVO-konform?
WebChatAgent verschlüsselt Postfach-Zugangsdaten bei der Speicherung und verarbeitet den E-Mail-Kanal im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags. Deine Organisation bleibt dafür verantwortlich, passende Wissensquellen, Aufbewahrung und Antwortregeln für den eigenen Anwendungsfall einzurichten.
Dein Support-Postfach kann selbst antworten
Verbinde dein Postfach, starte sicher im Entwurfsmodus und gib deinem Team die Zeit für repetitive E-Mail-Antworten zurück.
Keine Kreditkarte nötig · E-Mail-Kanal im 14-Tage-Test enthalten