KI-E-Mail-Assistent einrichten: Entwürfe und Auto-Send

Öffne den Assistenten für das Supportpostfach, wähle Channels und danach Email. Prüfe den Assistentennamen in Überschrift und Seitenleiste, denn Verhalten und Wissensbasis gehören zum gewählten Assistenten.

Der Hinweis trennt Entwurfsmodus und Direktversand. Plane für den Start Create drafts, damit ein Mensch während der Qualitätsprüfung die endgültige Versandentscheidung behält.

Trage Postfachadresse und einen erkennbaren Absendernamen ein. Nach Verlassen des Feldes können unterstützte Provider erkannt und Host, Port, Verschlüsselung sowie Benutzername vorbelegt werden. Vergleiche trotzdem mit der Providerdokumentation.

Nutze den IMAP-Eingangsserver, meist Port 993 mit SSL/TLS, und möglichst ein eigenes App-Passwort. Nach dem Speichern zeigt die Oberfläche nur das Vorhandensein, nicht den Klartext der Zugangsdaten.

Wähle Test connection. Ein erfolgreicher IMAP-Status bestätigt Host, Port, Verschlüsselung, Benutzername und Passwort gemeinsam. Prüfe danach Inbox, Drafts und Sent, da Provider und Sprachen unterschiedliche Ordnernamen verwenden.

Im Entwurfsmodus erscheint SMTP als Not tested, weil keine Zustellung erfolgt. Prüfe bei IMAP-Fehlern zuerst Freigabe, App-Passwort, Port und SSL statt Modell oder Prompt zu ändern.

Wähle unter Reply behavior Create drafts. Der Assistent liest weiterhin die Nachricht, ruft freigegebenes Wissen ab, folgt dem Ton und erstellt eine vollständige Antwort. Diese wird im Drafts-Ordner gespeichert statt versendet.

Lege Verantwortliche und Reaktionsziel fest. Geprüft werden Empfänger, Betreff, Fakten, Zusagen, Datenschutz, Ton und Signatur; danach wird bearbeitet, verworfen oder manuell versendet.

Wähle für Erstkontakte formelle, informelle oder gespiegelte Anrede. Include previous correspondence liefert Verlaufskontext; alte Nachrichten dienen nur als Kontext und werden nicht erneut beantwortet.

Nutze Extra instructions für Verhalten: knapp antworten, Richtlinien prüfen, keine sensiblen Daten verlangen und Beschwerden, Kündigungen, Rechtsfälle oder Unsicherheit an Menschen geben. Preise und Richtlinien bleiben in Wissensquellen. Ergänze die Supportsignatur.

Bestätige, dass du das Postfach verbinden darfst und Betroffene soweit nötig informiert wurden. Dokumentiere zusätzlich Zweck, Rechtsgrundlage, Aufbewahrung, Zugriffsrollen, Providerwahl und Datenschutzhinweise für den echten Einsatz.

Aktiviere den Kanal, speichere und prüfe Active. Die Initialisierung beginnt mit neuen Nachrichten statt einem alten Bestand. Informiere das Team über Entwurfsordner und Protokollverantwortung.

Recent activity zeigt Draft, Sent, Skipped und Error. Im Beispiel wird die Erstattungsfrage zum Entwurf und ein Newsletter übersprungen. Auto-Replies, Bounces, Newsletter, eigene Mails und No-Reply-Absender dürfen keine normale Supportantwort auslösen.

Vergleiche während des Piloten täglich Aktivität, Originalnachricht und tatsächlich versendete Antwort. Viele Korrekturen weisen auf Wissens-, Ton- oder Routingprobleme hin. Verbindungsfehler werden untersucht statt automatisiert verdeckt.

Alex Example fragt nach der Erstattung eines 14 Tage alten Kaufs. Der kontrollierte Entwurf nutzt die indexierte 30-Tage-Regel, fordert keine Passwörter oder vollständigen Kartendaten und enthält die konfigurierte Signatur.

Prüfe vor dem Versand Empfänger, Betreff, Daten, Richtlinientext, sensible Daten und Zusagen. Kontodaten werden nur über einen berechtigten Teamprozess ergänzt. Der grüne Draft-Status belegt, dass im Beispiel keine Zustellung erfolgte.

Send directly öffnet eine ausdrückliche Bestätigung und verlangt SMTP. Da der Assistent ohne Einzelprüfung in deinem Namen sendet, ist der Wechsel ein betriebliches Release statt einer kosmetischen Einstellung.

Teste vorher unklare Fragen, Beschwerden, Kündigungen, Rechtssprache, Wissenslücken, Anhänge, Weiterleitungen und Versuche mit sensiblen Daten. Menschenwünsche und unsichere Fälle bleiben Entwürfe. Im Tutorial wird Direct Send nicht bestätigt.

Starte mit Entwürfen, miss Korrektur- und Ablehnungsraten, verbessere schwache Quellen und definiere wirklich risikoarme Nachrichtentypen. Automatisiere nur einen engen Bereich; Beschwerden, Kündigungen, Rechtsfälle, Menschenwünsche und Antworten ohne Beleg bleiben Entwürfe.

Nutze ein eigenes Supportpostfach, minimale Rechte, App-Passwörter, benannte Verantwortliche und regelmäßige Aktivitätskontrolle. Wiederhole den festen Testkatalog nach jeder Quellen-, Anweisungs-, Modell- oder Routingänderung.