Chatbot-Funktionen erklärt: alle acht einrichten, mit Beispielen

Öffne deinen Chatbot und klicke auf Functions. Die Liste links ist nach Ziel sortiert: Win customers, Help in person, Get better und Know more. Neben jeder Funktion steht On oder Off; ein Schloss bedeutet, dass dein Tarif sie noch nicht enthält.

Klick auf eine Funktion, dann siehst du rechts ihre Karte: ein Satz, was sie tut, ein Beispiel, was ein Besucher schreiben könnte, und den Schalter. Auf dem Handy kommt zuerst die Liste, die Karte öffnet sich auf einer eigenen Seite.

Will jemand kontaktiert werden, fragt der Chatbot nach den Angaben und gibt die Anfrage an dich weiter. Für Name, E-Mail, Telefon und Anliegen wählst du: Required heißt, der Chatbot besteht darauf, If possible heißt, er fragt einmal, drängt aber nicht, Don’t ask lässt das Feld weg.

Northstar hätte gern eine Telefonnummer, braucht aber keine, deshalb steht Telefon auf If possible. E-Mail und Telefon können nicht beide auf Don’t ask stehen, außer Rückrufe sind angeboten.

Offer a callback lässt Besucher um einen Rückruf zu einer passenden Zeit bitten. Am wichtigsten ist Offer to pass it on when the chatbot doesn’t know: Hat der Chatbot keine Antwort, bietet er einmal an, die Frage an dein Team weiterzugeben.

Extra details fügt bis zu fünf weitere Fragen hinzu, als Text, E-Mail, Telefon, Zahl, Auswahlliste oder Ja/Nein-Feld. Northstar fragt nach dem Firmennamen. Notify me by email schickt jede neue Anfrage an die Adressen, die du einträgst, oder an deine Konto-Adresse, wenn du es leer lässt; zusätzliche Adressen brauchen einen bezahlten Tarif.

Auf der Website von Northstar schreibt ein Besucher: „Can you send me a quote for IT support by email?“ Der Chatbot fragt nach den Kontaktdaten, die er braucht. Der Besucher schickt Name, E-Mail und Firma in einer Nachricht, und der Chatbot bestätigt, dass die Anfrage an das Team weitergegeben wurde.

View collected leads oder Leads im Bereich Tools der Seitenleiste listet jede Anfrage mit Name, E-Mail, Telefon und Anliegen. Filter, Suche und Export helfen, wenn die Liste wächst.

Wo landen die Termine? Entweder in Google Kalender, den du einmal mit deinem Google-Konto verbindest, oder im eingebauten Kalender der Plattform. Northstar nutzt den eingebauten.

Unter Appointment types bietet Northstar ein kostenloses Beratungsgespräch über 30 Minuten und einen IT-Check vor Ort über eine Stunde an, jeweils mit kurzer Beschreibung. Gibt es mehrere Arten, fragt der Chatbot, welche gemeint ist.

What does the chatbot ask before booking? funktioniert wie bei den Kontaktdaten. Lass die E-Mail auf Pflicht: Ohne sie bekommt der Besucher keine Bestätigung. Ask what it is about ergänzt ein Feld für das Anliegen.

Northstar nimmt Buchungen frühestens zwei Stunden im Voraus an, bis zu 14 Tage voraus, mit 15 Minuten Pause nach jedem Termin, innerhalb der Arbeitszeiten von Montag bis Freitag, 9 bis 17 Uhr. Also use on phone calls lässt auch den Telefonassistenten buchen; am Telefon fragt er nur nach dem Namen.

Derselbe Besucher fragt nach einem kostenlosen Beratungsgespräch. Der Chatbot zeigt eine Buchungskarte mit einem Tab pro Tag und den freien Zeiten. Name und E-Mail sind schon ausgefüllt, weil der Besucher sie vorher in den Chat geschrieben hat. Ein Klick bucht den Termin, und der Besucher bekommt eine Kalendereinladung per E-Mail.

Die Buchungskarte erscheint nur im Website-Chat. In anderen Kanälen, etwa WhatsApp, antwortet der Chatbot mit Text.

View bookings oder Bookings im Bereich Tools der Seitenleiste zeigt jeden Termin mit Art, Kunde, Beginn und Ende. Ist Email me about new bookings an, bekommst du zu jeder neuen Buchung eine E-Mail.

Automatisch weitergeben schickt jede neue Kontaktanfrage und jeden Termin an deine anderen Programme, zum Beispiel in dein CRM oder eine Tabelle. Das braucht den Standard-Tarif oder höher. Für einen Webhook fügst du die https-Adresse von Zapier, Make oder n8n ein, wählst unter What to pass on?, was dorthin soll, und klickst auf Save.

Danach bekommst du einen geheimen Schlüssel, der nur einmal angezeigt wird: Kopier ihn, dein System prüft damit, dass die Daten wirklich von dir kommen. Test schickt Beispieldaten, und die Zeile darunter zeigt, ob sie angekommen sind.

Arbeitest du mit HubSpot, verbindest du es direkt mit dem Zugangsschlüssel einer privaten App. How to get the key zeigt die vier Schritte in HubSpot; nur Super-Admins deines HubSpot-Kontos können den Schlüssel anlegen. Kontaktanfragen kommen in HubSpot dann als Notiz am Kontakt an, Termine als Meeting.

Will ein Besucher einen Menschen, übergibt der Chatbot den Chat an dein Team. Live-Chat braucht den Standard-Tarif oder höher. Vor der Übergabe fragt der Chatbot nach dem Namen und, wenn möglich, nach der E-Mail.

Only at certain times bietet einen Menschen nur an, wenn jemand da ist, zum Beispiel Montag bis Freitag, 8:00 bis 20:00 Uhr. Außerhalb dieser Zeiten nimmt der Chatbot stattdessen die Anfrage auf, wenn Collect contact details an ist. Waiting time legt fest, wie lange der Besucher wartet: Antwortet in dieser Zeit niemand, übernimmt wieder der Chatbot.

Ein Besucher schreibt: „Can I talk to someone from your team?“ Der Chatbot fragt nach dem Namen und übergibt. Dein Team sieht die Anfrage unter Live chats in der Seitenleiste; ein Klick öffnet das ganze Gespräch, also muss niemand noch einmal fragen.

Die erste Antwort übernimmt den Chat, und der Besucher sieht, dass jetzt ein Mensch antwortet. Ist alles geklärt, beendest du den Live-Chat, und der Chatbot übernimmt wieder.

Analyse questions hält fest, was Besucher fragen, und markiert die Fragen, die der Chatbot nicht beantworten konnte. Nimm den Haken bei Also log answerable questions raus, wenn du nur die Lücken willst; alles zu protokollieren kann Antworten etwas verlangsamen. E-Mails kommen nur für Fragen ohne Antwort.

Collect feedback lässt Besucher Antworten bewerten. Mit Show thumbs under every answer reicht ein Klick; Besucher können ihr Feedback auch in den Chat schreiben. Für Feedback, das der Chatbot im Chat aufnimmt, bekommst du eine E-Mail, für einen Daumen-Klick nicht.

Der Besucher fragt „Are you open on Saturdays?“ und „Do you also repair printers?“. Die erste steht im Wissen, die zweite nicht: Der Chatbot sagt das ehrlich und bietet Hilfe vom Team an. Unter Questions ist die Druckerfrage als no information markiert. Jetzt weißt du, was im Wissen fehlt.

Der Besucher gibt der Samstagsantwort einen Daumen hoch und schreibt, dass er bei den Druckern eine klarere Antwort erwartet hat. Beides steht unter Feedback, der Daumen als positives Feedback, die geschriebene Kritik als negatives.

Search websites lässt den Chatbot Seiten live lesen, für Dinge, die sich oft ändern: Preise, Fahrpläne, Verfügbarkeit oder eine Statusseite. Das braucht den Standard-Tarif oder höher. Jede Gruppe hat einen Namen, das Feld When should this group be searched? und bis zu zehn Adressen. Ohne das Wann-Feld wird die Gruppe nicht genutzt.

Der Chatbot liest genau diese Seiten und keine anderen. Lässt du die Liste leer, öffnet er die Seite, die der Besucher nennt.

Ein Besucher fragt: „Is any maintenance planned this week?“ Das steht nicht im Wissen von Northstar. Der Chatbot liest die Statusseite genau in diesem Moment und antwortet mit Tag, Uhrzeit und was betroffen ist.

Andere Systeme anbinden lässt den Chatbot in deiner anderen Software nachschauen, zum Beispiel nach dem Bestellstatus in deinem Shop. Add connection öffnet einen Assistenten: Beschreib, was der Chatbot können soll und wie die Schnittstelle deines Shops funktioniert. Der Assistent fragt nach, wenn ihm etwas fehlt, und füllt die Anbindung aus.

Bei persönlichen Daten baut er eine Prüfung ein, hier: Die E-Mail, die der Kunde nennt, muss zur Bestellung passen. Sagt er, dass alles da ist, speicherst du. Show technical details zeigt alles, was er ausgefüllt hat, und du kannst es selbst ändern.

Einen Testknopf gibt es nicht: Getestet wird im Chat. Ein Kunde fragt „Where is my order 10423?“. Der Chatbot fragt nach der E-Mail der Bestellung und antwortet dann mit dem echten Stand aus dem Shop: versendet, Versanddienst, Sendungsnummer und voraussichtliche Lieferung.

Used by the chatbot schaltet eine Anbindung an oder aus. Also use on phone calls lässt auch den Telefonassistenten sie nutzen.