Private KI-Team-Wiki für Mitarbeiter erstellen

Erstelle einen neuen Assistenten und gib ihm einen eindeutigen internen Namen wie „Internal Team Wiki“. Wähle in Configuration für diese Aufnahme Englisch als Standardsprache, trage internen Service- und Kanalnamen ein und formuliere eine Systemrolle, die aus freigegebenen Quellen antwortet, fehlendes Wissen zugibt und Mitarbeiter an den richtigen Richtlinienverantwortlichen verweist.

Starte mit einem schnellen Allround-Modell und moderater Temperatur. Ein größeres Modell repariert keine doppelten, veralteten oder widersprüchlichen Richtlinien. Binde diesen Assistenten nicht öffentlich ein und benenne einen operativen Verantwortlichen, bevor sensible Quellen hinzukommen.

Beginne mit einer Abteilung und einem engen Thema. Eine IT-Wiki kann beispielsweise Eskalationswege und freigegebene Fehlerbehebung enthalten, während HR-Richtlinien bis zur geklärten Zugriffskontrolle getrennt bleiben.

Öffne Data Sources und füge nur gepflegte Websites, Dateien, Confluence-Bereiche oder Notion-Datenbanken hinzu, die diese Zielgruppe lesen darf. Dokumentiere außerhalb des Chatbots Quellenverantwortlichen, Prüfdatum und Schutzbedarf. Benenne und kategorisiere jede Quelle eindeutig, damit Dubletten sichtbar werden.

Bereite Dokumente für den Abruf auf: klare Überschriften, ein Thema pro Abschnitt, eindeutige Daten und vollständige Sätze. Entferne alte Versionen, reine Scans und doppelte Kopien vor dem Indexieren. Warte auf Completed, statt während der Verarbeitung zu testen.

Das geprüfte Beispiel nutzt die fiktive Datei `internal-demo-knowledge-base.pdf` mit einem eindeutigen Fakt: „The internal escalation code for urgent service incidents is NORDSTERN-42.“ Der Wert ist sicher, einprägsam und spezifisch genug, um den Abruf der vorgesehenen Quelle zu belegen.

Bleibe im eigenen Assistenten, öffne Integrations und wähle AI Team Wiki. Die Karte zeigt, ob bereits eine Wiki existiert, und bietet Create Team Wiki. Prüfe oben den Assistentennamen, damit die interne Wiki nie mit dem falschen Quellenbestand verbunden wird.

Lies den sichtbaren Hinweis: Live Chat und menschliche Übernahme stehen in der Team Wiki nicht zur Verfügung. Lege einen Weg für fehlende oder dringende Antworten fest, etwa IT-Service-Desk, HR-Postfach oder Incident-Hotline, und nenne ihn in Begrüßung oder Quelleninhalt.

Wähle Create Team Wiki, trage einen erkennbaren Titel wie „Northstar Internal Wiki“ ein und nutze eine neutrale Subdomain ohne vertrauliche Projektnamen. Warte auf die grüne Verfügbarkeitsanzeige.

Wähle den Zugriff anhand von Zielgruppe und Risiko. Public erlaubt jedem mit Link den Zugriff und eignet sich nur für öffentlich freigegebene Informationen. Password bietet eine gemeinsame Sperre, aber geringe Nachvollziehbarkeit. Login Required beschränkt den Zugriff auf Owner und eingeladene Mitglieder mit individuellen Konten und ist meist besser für Entzug und Audit.

Dokumentiere im Pilot, wer Zugriffsänderungen genehmigt und wie ehemalige Mitarbeiter entfernt werden. Wiki-Zugriff macht nicht automatisch jedes verbundene Dokument für jeden Mitarbeiter geeignet. Trenne Assistenten bei unterschiedlichen Quellenrechten.

Wähle Password und trage über die Oberfläche ein starkes, eindeutiges Testpasswort ein. Verwende kein Mitarbeiter-, Administrator- oder Produktivpasswort. Der gelbe Hinweis erklärt die wichtige Folge: Der geschützte Assistent wird zum eigenen Team-Wiki-Assistenten und sein normales Website-Widget funktioniert nicht mehr.

Wenn eine öffentliche Website diesen Assistenten verwendet, stoppe hier. Erstelle einen separaten Assistenten, übernimm nur freigegebene interne Quellen und wiederhole die Einrichtung. Andernfalls kann der Passwortmodus einen funktionierenden öffentlichen Chat durch eine Passwortabfrage ersetzen.

Ein gemeinsames Passwort eignet sich nur, wenn deine Richtlinie es erlaubt und ein Verantwortlicher für Rotation existiert. Speichere und verteile es über einen freigegebenen Passwortkanal, niemals in Begrüßung, Quelldokumenten, Tutorial-Screenshots oder Sprechertext.

Lade optional ein freigegebenes Unternehmenslogo hoch und wähle eine lesbare Theme-Farbe mit ausreichendem Kontrast. Die Begrüßung sollte Abteilung und Themen, Quellenprüfdatum, Fallback für fehlende oder kritische Antworten und einen Hinweis gegen das Hochladen von Geheimnissen nennen.

Aktiviere File Upload nur, wenn Mitarbeiter Dateien in diesen Gesprächsablauf senden dürfen und Aufbewahrung, Zugriff sowie Löschung dokumentiert sind. Für einen Pilot ist Deaktivieren sicherer. „Activate wiki immediately“ veröffentlicht die Subdomain direkt nach Create; schalte es aus, wenn zuerst Security- oder Inhaltsprüfung nötig ist.

Lies vor der Erstellung das vollständige Formular von oben nach unten: Titel, Subdomain, Zugriffsschutz, Logo, Farbe, Begrüßung, Datei-Upload und Aktivierung. Wähle Create anschließend einmal. Wiederholte Klicks erschweren die Diagnose während der Bereitstellung.

Kopiere die erzeugte Subdomain und öffne sie in einer neuen privaten Browser-Sitzung ohne Dashboard-Anmeldung. Im Passwortmodus muss Wiki Access erscheinen, bevor Titel, Quelltext oder Chatverlauf interne Informationen zeigen. Login Required muss stattdessen zum Mitglieder-Login führen.

Teste zuerst ein falsches Passwort. Der Zugriff muss ohne verräterische Fehlermeldung gesperrt bleiben. Gib danach das richtige Testpasswort ein und prüfe die geöffnete Wiki. Wiederhole den Direkt-URL-Test nach dem Logout; ein versteckter Dashboard-Link ist keine Zugriffskontrolle.

Teste beim Mitglieder-Login einen berechtigten Pilotnutzer und ein nicht zugewiesenes Konto. Dokumentiere nur bestanden oder nicht bestanden, niemals Zugangsdaten. Entferne Testmitgliedschaften nach der finalen Aufnahme.

Stelle die exakte Prüffrage: „What is the internal escalation code?“ Erwartet wird NORDSTERN-42, weil dieser Fakt einmal in der freigegebenen fiktiven Quelle steht. Im geprüften Lauf antwortete die echte Team Wiki: „The internal escalation code for urgent service incidents is NORDSTERN-42.“

Stelle danach eine bewusst unbeantwortbare Frage, etwa „What is the 2028 travel-expense limit?“, wenn keine freigegebene Quelle diese Richtlinie enthält. Sicher ist der Hinweis auf fehlende Information mit Verweis auf Verantwortlichen oder Fallback. Ein selbstbewusst erfundener Betrag ist ein fehlgeschlagener Test.

Wiederhole beide Fragen mit zwei natürlichen Formulierungen und bei mehrsprachiger Wiki in jeder unterstützten Sprache. Dokumentiere Frage, Soll-Fakt, beobachtete Antwort, Quellenversion, Modell und Datum. Führe dieses kleine Testset nach Quellen-, Prompt- oder Modelländerungen erneut aus.

Kehre zu Integrations → AI Team Wiki zurück. Die aktive Karte zeigt Subdomain, Erstellungsdatum und Active-Status. Prüfe, dass die angezeigte Adresse der getesteten privaten URL entspricht, und dokumentiere Service-Verantwortlichen sowie nächstes Prüfdatum.

Nutze Open für Routineprüfungen und Edit für geplante Änderungen an Zugriff, Branding oder Optionen. Nutze Disable zuerst, wenn die falsche Zielgruppe zugreifen kann, eine sensible Quelle indexiert wurde, Antworten unsicher werden oder der Verantwortliche fehlt. Disable ist umkehrbar und begrenzt die Exposition während der Untersuchung.

Nutze Delete nur für die geplante dauerhafte Stilllegung, nachdem Export-, Aufbewahrungs- und Kommunikationspflichten erfüllt sind. Prüfe unbeantwortete Fragen und Quellenaktualität regelmäßig, entferne doppelte oder abgelaufene Dokumente, rotiere gemeinsame Passwörter und wiederhole bekannte sowie unbekannte Tests vor der Erweiterung auf weitere Abteilungen.