Was kostet ein Chatbot 2026? Ehrliche Zahlen statt „kommt drauf an"

Kaum eine Frage bekommt so viele ausweichende Antworten wie diese. Der Grund ist simpel: „Chatbot" bezeichnet drei völlig verschiedene Einkäufe – ein Software-Abo, ein Dienstleistungsprojekt oder ein internes Entwicklungsvorhaben. Sobald man die drei trennt, werden die Preise konkret. Wir bauen selbst eine Chatbot-Plattform, deshalb stehen hier auch unsere eigenen Zahlen drin, nicht nur die der anderen.

Die kurze Antwort als Tabelle

SaaS: 0 bis 100 € im Monat

Moderne Chatbot-Plattformen sind Abo-Software. Du verbindest Website-Inhalte und Dokumente, der Bot antwortet daraus – die Preisstaffeln unterscheiden sich vor allem beim Nachrichtenvolumen und bei Zusatzkanälen. Zur Einordnung unsere eigenen Preise, netto: Der Free-Plan kostet dauerhaft nichts und enthält einen voll funktionsfähigen Bot. Bezahlt geht es bei 19 € los (Basic), der Standard-Plan für 35 € ist für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen die richtige Größe, Premium liegt bei 85 €. Bei jährlicher Zahlung wird es bis zu 15 % günstiger; alle Details stehen auf der Preisseite. Vergleichbare Anbieter bewegen sich in ähnlichen Spannen, mit zwei Unterschieden im Kleingedruckten: Manche zählen „Credits" statt Nachrichten, und manche verstecken die Wissensbasis-Größe hinter teuren Stufen.

Aufs Kleingedruckte gehört auch die Frage, was eine „Nachricht" ist. Bei uns zählt eine Kundenfrage plus die KI-Antwort als 2 Nachrichten; ist das Kontingent aufgebraucht, stockst du per Add-on auf (12 € je 500 Nachrichten), ohne den Plan zu wechseln. Rechne dein erwartetes Chataufkommen einmal ehrlich durch, bevor du dich von einer niedrigen Einstiegsstufe anlocken lässt.

Eine Meinung dazu: Für einen Website-Bot, der Fragen beantwortet und Leads qualifiziert, ist alles über 100 € im Monat kein Softwarepreis mehr, sondern versteckte Beratung. Die zahlst du besser bewusst und getrennt.

Agentur: 3.000 bis 30.000 € – wofür eigentlich?

Eine Agentur verkauft dir keinen Chatbot, sondern ein Projekt: Prozessaufnahme, Konzeption, Anbindung an CRM oder Warenwirtschaft, Prompt-Feinschliff, Schulung. Solide KMU-Projekte liegen erfahrungsgemäß zwischen 3.000 und 15.000 €, mit Sonderwünschen und Legacy-Systemen auch deutlich darüber. Dazu kommt fast immer ein Wartungsvertrag von 10 bis 20 % der Projektsumme pro Jahr.

Das ist dann gerechtfertigt, wenn der Bot tief in gewachsene Systeme greifen muss und intern niemand die Zeit hat, sich einzuarbeiten. Es ist Geldverschwendung, wenn am Ende ein FAQ-Bot mit Leadformular herauskommt – den bekommst du als SaaS zum Monatspreis eines Mittagessens, und selbst API-Anbindungen brauchen heute keinen Entwickler mehr. Frag im Zweifel nach dem konkreten Prozess, der das Projektbudget rechtfertigt. Kommt als Antwort „Kundenservice verbessern", ist es keiner.

Eigenbau: die API ist billig, dein Team nicht

Die LLM-API-Kosten selbst sind ein Rundungsfehler – ein typisches Kundengespräch kostet je nach Modell Bruchteile eines Cents bis wenige Cent. Teuer ist alles drumherum: eine RAG-Pipeline, die Website-Inhalte crawlt, zerlegt und aktuell hält, Embedding-Suche, Halluzinations-Kontrolle, Chat-Widget, Hosting, Monitoring, Modell-Updates. Das sind zwei bis vier Wochen Entwicklungszeit für die erste brauchbare Version – zu Agenturpreisen 8.000 bis 20.000 €, intern als Opportunitätskosten kaum billiger. Und anders als ein Projekt ist der Eigenbau nie fertig: Modelle, Preise und Best Practices ändern sich alle paar Monate.

Wie so ein Selbstbau Schritt für Schritt aussieht und wo die Zeit wirklich hingeht, steht im Detail unter Chatbot erstellen ohne Programmierung. Kurzfassung: Eigenbau lohnt, wenn der Bot dein Produkt ist. Als Werkzeug neben dem Kerngeschäft ist er die teuerste der drei Optionen, sie steht nur auf keiner Rechnung.

Die versteckten Posten

Egal welcher Weg – vier Kostenpunkte tauchen in kaum einem Angebot auf:

• Wissenspflege. Der größte reale Aufwand. Ein Bot ist so gut wie die Inhalte, aus denen er antwortet; eine Stunde pro Woche für unbeantwortete Fragen und Korrekturen ist eine ehrliche Hausnummer.
• Zusatzkanäle. Website ist der Anfang. WhatsApp kommt bei vielen Anbietern als Aufpreis, ein KI-Telefonassistent startet bei uns bei 39 €/Monat mit 100 Gesprächsminuten.
• Mehrsprachigkeit. Bei modernen Plattformen inklusive, bei älteren regelbasierten Systemen ein eigenes Projekt pro Sprache. Vorher prüfen.
• DSGVO. AVV, EU-Hosting, Datenlöschung – bei EU-Anbietern Teil des Pakets, bei US-Tools dein eigenes Compliance-Projekt.

Ab wann rechnet sich das?

Die Rechnung ist unspektakulär. Beantwortet der Bot Fragen im Wert von 15 Minuten Mitarbeiterzeit pro Tag, sind das rund 7,5 Stunden im Monat – bei 30 € Vollkosten je Stunde etwa 225 €, gegen 35 € Abo. Der Bot muss also nicht brillieren, er muss nur die immer gleichen Routinefragen abfangen, und das tut er ab Tag eins, rund um die Uhr. Für deine eigenen Zahlen gibt es den ROI-Rechner.

Unterm Strich

Starte kostenlos, miss vier Wochen echte Gespräche und entscheide dann mit Daten statt mit Bauchgefühl über ein Upgrade. Eine Agentur holst du dazu, wenn ein konkreter Prozess mit Altsystem-Anbindung das Budget begründet – nicht vorher. Und den Eigenbau hebst du dir für den Fall auf, dass der Chatbot nicht Werkzeug, sondern Produkt ist.