Tutoriel assistant e-mail IA : chercher dans la boîte et rédiger des réponses

Ouvrez Email dans la barre latérale du tableau de bord. Vérifiez le sélecteur de boîte en haut avant de lire, de poser une question ou de répondre. Cette démonstration utilise support@northstar.example et l'assistant TEST - Northstar Email Workspace. Tous les noms, adresses et messages sont fictifs.

Utilisez Inbox, Sent et Drafts pour basculer entre les messages reçus, les messages envoyés et les brouillons non finalisés. Le bouton Ask your emails ouvre le panneau pour interroger la boîte. New email commence un nouveau message ; nous utiliserons Reply plus tard pour rattacher notre réponse à la conversation du client.

Vérifiez les indicateurs de synchronisation et d'indexation avant de poser une question factuelle. Ici, Search index up to date · 4 / 4 signifie que les quatre messages de cet exemple contrôlé sont indexés. Cela ne garantit pas la couverture d'une boîte tierce, d'un autre dossier ou d'une période d'historique plus étendue.

Pour votre propre connexion, ouvrez l'assistant et choisissez Channels, puis Email. Saisissez l'adresse de messagerie souhaitée et un nom d'expéditeur reconnaissable pour les destinataires. Ces réglages s'appliquent à l'assistant dont l'espace de travail utilise la boîte et la base de connaissances.

Utilisez la méthode de connexion prise en charge par votre fournisseur, ou ses paramètres IMAP documentés avec un mot de passe d'application si nécessaire. La capture d'écran montre une option de connexion Microsoft 365, mais nous n'avons pas exécuté cette procédure. La mention Active correspond à notre boîte de test locale préconnectée séparément, et non à une connexion effective chez un fournisseur.

L'hôte 127.0.0.1, les ports de test et les commutateurs SSL/TLS désactivés visibles ici sont réservés au serveur local isolé GreenMail. Ne les appliquez pas à une boîte de production. Utilisez les noms d'hôte, les ports, le chiffrement et l'authentification spécifiés par votre propre fournisseur.

Faites défiler la même page de paramètres jusqu'à Outgoing mail (SMTP). L'IMAP permet de lire les messages et de stocker les brouillons ; le SMTP sert à envoyer les messages. Configurez un SMTP fonctionnel si vous prévoyez d'utiliser Send email dans l'espace de travail, même si Reply behavior reste sur Create drafts.

La capture d'écran indique que le SMTP est optionnel et mentionne l'envoi direct car l'assistant pour le courrier entrant peut classer des brouillons sans les envoyer. Cela ne vous dispense pas de configurer le SMTP pour un envoi manuel depuis l'espace de travail. Ne cochez IMAP credentials que si votre fournisseur utilise réellement la même authentification pour les deux services.

Exécutez Test connection avec les paramètres réels de votre fournisseur et corrigez les erreurs avant d'exploiter le canal. Vérifiez la correspondance de Inbox folder, Drafts folder et Sent folder avec les dossiers réels de votre messagerie. Laissez Create drafts sélectionné. Cette capture montre les commandes regroupées ; elle ne correspond pas à un test réussi de connexion externe.

Sélectionnez les dossiers entrants pertinents pour cet assistant. Si plusieurs adresses partagent la boîte, utilisez Only these recipient addresses pour restreindre les messages chargés par l'espace de travail. Ne laissez ce champ vide que si vous souhaitez inclure tous les destinataires. Ne connectez et n'indexez que les e-mails que vous êtes légalement autorisé à traiter.

Activez la recherche par IA et les questions sur cette boîte, puis définissez Period for search and older emails. La capture montre 12 mois. Choisissez la période la plus courte contenant les accords recherchés et attendez la fin de l'indexation dans l'espace de travail. Une période configurée ne garantit pas que tous les e-mails plus anciens ont déjà été importés.

Read attachments et la recherche dans la boîte sont deux fonctionnalités distinctes. L'index de recherche enregistre le texte des e-mails et le nom des pièces jointes, mais pas le contenu des fichiers, même si Read attachments est activé pour répondre aux messages. Le texte et les noms indexés consomment le quota de connaissances ; les questions et révisions utilisent le quota de messages. Ouvrir un e-mail ne déclenche aucune analyse IA.

Include previous correspondence fournit le contexte des échanges précédents aux réponses entrantes. Cela ne signifie pas que les anciens e-mails recevront une réponse rétroactive. Si un accord n'apparaît pas dans les résultats de recherche, vérifiez la sélection des dossiers, les destinataires ciblés, la période temporelle et l'état de l'index avant de reformuler votre invite.

Ouvrez Re: Northstar website project dans Inbox. L'historique des e-mails classe les messages chargés du plus récent au plus ancien. Lisez le dernier message d'Alex, puis examinez les messages précédents au lieu de vous fier uniquement à l'objet ou à l'aperçu.

Le dernier message indique que les textes des cinq pages sont prêts, confirme le budget de 12,000 EUR et annonce les photos pour le 2 octobre 2026. Il sollicite deux créneaux d'échange téléphonique. La demande initiale mentionnait aussi un formulaire de contact en anglais et un lancement le 16 novembre.

La réponse précédente de Northstar indiquait explicitement qu'aucune date de livraison n'avait été confirmée. Nous n'avons pas connecté d'agenda ni fourni de disponibilités ; rien ne prouve donc qu'une réunion a été fixée ou que des créneaux sont libres. Notre réponse demandera ses disponibilités à Alex et laissera la date de lancement ouverte à validation.

Cliquez sur Ask your emails. Saisissez la question de test exacte : “What budget did Alex confirm for the Northstar website project?” Préciser le nom du contact et du projet clarifie la recherche. Une formulation comme “What is the budget?” obligerait l'assistant à deviner de quel client et de quel projet il s'agit.

La réponse obtenue relève 12,000 EUR dans la demande d'Alex du 25 septembre ainsi que dans sa confirmation du 28 septembre. Chaque élément s'accompagne d'une carte Open original email. Le résultat enregistré a couvert l'ensemble de cet index de test autorisé, sans avertissement de recherche.

Consultez les avertissements de couverture éventuels dans vos propres résultats. Une couverture complète ne concerne que le périmètre indexé autorisé, et non l'ensemble absolu de vos e-mails. Si le résultat manque de clarté, précisez une plage de dates ou l'expéditeur. Vérifiez le coût affiché avant d'envoyer : ce test a consommé au moins quatre unités de message par question, ce qui ne constitue pas un tarif unique pour chaque action ou modèle.

Cliquez sur Open original email sur la carte source du 25 septembre. Vérifiez l'expéditeur, le destinataire et la date, puis comparez l'extrait mis en surbrillance avec le message complet. La source indique “Our budget is EUR 12,000.” Elle précise aussi que la date de lancement souhaitée ne constitue pas une échéance de livraison validée.

Effectuez cette vérification chaque fois qu'une réponse touche au budget, au périmètre, aux délais ou à un engagement client. Une carte source indique l'origine d'une affirmation, mais ne garantit pas l'exactitude de l'interprétation formulée par l'IA. Vérifiez aussi les messages plus récents, car un accord antérieur a pu être modifié par la suite.

Fermez la fenêtre pour revenir au fil de questions. L'ouverture de la source ne compte pas comme une nouvelle requête IA. L'e-mail original et la réponse générée restent deux éléments distincts : le premier sert de preuve, le second constitue une interprétation que vous pouvez questionner.

Poursuivez dans la même conversation avec la formulation exacte : “Was November 16 an agreed delivery deadline, or only a requested launch date?” Conserver le contexte dans la suite de l'échange permet d'expliciter la nuance sans demander à l'assistant de deviner ce que signifie “the deadline”.

La réponse obtenue s'appuie sur deux preuves : Alex qualifie le 16 novembre 2026 de date souhaitée, et Northstar indique ne pas avoir confirmé de date de livraison. La conclusion qui s'impose est que le client a formulé un souhait de lancement, sans que l'équipe ne s'y soit engagée.

Les photos annoncées pour le 2 octobre constituent un élément utile de planification, mais ne prouvent pas la faisabilité du délai. Avant de promettre une date, un intervenant humain doit vérifier la charge de travail, les éléments reçus et les accords ultérieurs. Un brouillon bien rédigé ne dispense pas de cette décision.

Revenez à la conversation d'Alex dans Inbox et cliquez sur Reply sur le dernier message reçu. L'éditeur préremplit Alex Morgan <alex@northstar.example> et Re: Northstar website project. Contrôlez ces deux champs avant de générer le texte, surtout si le message initial a été transféré ou utilise une adresse de réponse différente.

Cliquez sur More recipients si la réponse finale doit inclure d'autres personnes, et vérifiez attentivement les copies existantes. Ne présumez pas qu'un corps de message exact garantit une liste de destinataires correcte. Pour aborder un tout autre sujet, utilisez New email au lieu de vous greffer sur un fil sans rapport.

Le corps du brouillon est encore vide sur cette vue. Faites défiler jusqu'à AI assistant pour décrire la réponse attendue. Vous pouvez vous aider de la conversation située sous l'éditeur. Ouvrir Reply n'envoie rien, et un brouillon vide enregistré ne constitue pas une réponse terminée.

Dans AI assistant, envoyez la consigne testée : “Write a warm reply to Alex. Thank him for confirming the EUR 12,000 budget and the five pages of copy. Ask him to send the copy and to share his availability for a discovery call. Acknowledge that photos are expected October 2. Explain that the requested November 16 launch date still needs review. Do not invent time slots or promise a delivery date.”

Le brouillon obtenu remercie Alex, conserve le montant de 12,000 EUR ainsi que les cinq pages, réclame les textes, mentionne les photos attendues et s'enquiert de ses disponibilités pour un premier échange. Il précise que la demande du 16 novembre doit être évaluée une fois les éléments reçus et l'échange réalisé. Il n'invente aucun créneau et n'affirme pas qu'un rendez-vous est calé.

Lisez le brouillon affiché lui-même, et pas seulement le message de l'assistant indiquant qu'il a terminé. Les paragraphes surlignés mettent en valeur les modifications de l'IA. Vérifiez chaque chiffre et chaque date par rapport à la conversation, contrôlez la signature et corrigez tout oubli. La génération est une étape de rédaction, pas une autorisation d'envoi.

Dans la même conversation avec AI assistant, appliquez la révision exacte : “Make it shorter and friendlier. Keep the budget and the request for call availability. Do not add a delivery promise.” Une consigne précise indique à l'assistant ce qui peut être remanié et les données factuelles à préserver impérativement.

La version révisée conserve les 12,000 EUR, les cinq pages et les photos au 2 octobre. Elle demande des créneaux pour un rapide échange et rappelle que la date du 16 novembre devra être discutée après réception des éléments et du call. Comparez cette formulation avec le premier jet ; un texte plus concis nécessite toujours une relecture factuelle.

Si une phrase essentielle ne doit pas bouger, protégez ce paragraphe avant de relancer une révision. Le menu More options propose Previous drafts pour consulter les versions antérieures. Chaque révision par IA consomme du quota. Effectuez vous-même les retouches mineures lorsqu'une nouvelle génération n'apporte rien, et attendez la mention Saved.

Attendez que l'éditeur affiche Saved. Rendez-vous dans une autre vue de l'espace de travail, puis revenez dans Drafts et cliquez sur Re: Northstar website project. Assurez-vous d'avoir rouvert la réponse existante plutôt que d'avoir créé un second brouillon.

Lors du test local, le texte révisé, le destinataire et l'objet sont restés parfaitement conservés. La conversation IA enregistrée a également gardé la consigne initiale de génération et la demande de révision. Vous pouvez ainsi retrouver le raisonnement sous-jacent au brouillon, et pas seulement son texte final.

L'onglet Drafts rassemble les brouillons de l'espace de travail et ceux de la boîte de messagerie. Vérifiez l'absence d'avertissement indiquant que la copie du fournisseur a été modifiée ou n'a pas pu se synchroniser avant de poursuivre. Si quelqu'un a modifié le brouillon depuis un autre client de messagerie, résolvez d'abord ce conflit de version. La mention Saved garantit l'enregistrement, pas l'envoi effectif.

Avant de cliquer sur Send email, vérifiez le champ To, les destinataires en copie, l'objet, la signature et les pièces jointes. Contrôlez le budget de 12,000 EUR, le périmètre du site web, les photos manquantes et la formulation concernant le 16 novembre. Le message demande des disponibilités ; il ne prétend pas qu'un appel est réservé ni que le lancement est garanti.

Ne cliquez sur Send email qu'après cette relecture. La capture d'écran montre Email sent et “Sent successfully; saving the Sent copy is pending.” L'envoi via SMTP et l'enregistrement d'une copie dans Sent via IMAP sont deux opérations distinctes. Le lien Try again de cette notification relance la sauvegarde de la copie, et non un second envoi de l'e-mail.

Nous avons vérifié le serveur local séparément : le destinataire fictif a bien reçu exactement un message dans GreenMail, et exactement une copie correspondante était présente dans Sent via IMAP. La capture d'écran montre encore l'avis de mise en attente. Aucun envoi externe n'a eu lieu, et ce test ne préjuge pas de la délivrabilité chez votre fournisseur. En cas de doute sur l'envoi lui-même, inspectez la boîte et l'état de votre fournisseur avant de renvoyer quoi que ce soit.

Ouvrez la conversation après l'envoi. Dans More options, passez Follow-up status à Waiting for a reply. La mention Set by you distingue cette décision manuelle d'une qualification par l'IA. Ouvrez Saved views et choisissez Waiting for a reply pour retrouver facilement le fil.

Utilisez Set reminder pour choisir le moment où y revenir. L'exemple capturé montre le 2 octobre 2026 à 9:00 AM dans l'affichage local ; le rappel enregistré a été vérifié séparément. Vérifiez la date et le fuseau horaire affichés lorsque vous définissez votre propre rappel. Due reminders est la vue dédiée aux rappels arrivés à échéance.

Ce statut et ce rappel ne programment aucun envoi automatique d'e-mail. Le bouton Draft a follow-up reste disponible si une relance s'avère pertinente, mais aucun message de suivi n'a été généré ni envoyé lors de ce test. Tout futur suivi devra être relu comme un nouveau brouillon, sans inventer d'urgence ni d'accord inexistant.

Revenez dans Channels → Email pour bien séparer l'espace de travail quotidien de l'automatisation des e-mails entrants. Create drafts permet à l'assistant de préparer des réponses que vous relirez. Send directly est une option distincte qui autorise l'envoi automatique selon les règles établies.

La capture d'écran montre délibérément la boîte de confirmation pour l'envoi direct, et non une configuration d'envoi automatique activée et enregistrée. Cliquez sur Cancel pour conserver ce tutoriel en mode brouillon. Les paramètres sauvegardés ont été contrôlés après la démonstration et contenaient toujours le mode draft.

Vous n'avez pas besoin d'activer Send directly pour envoyer manuellement une réponse relue depuis l'espace de travail. Si vous optez plus tard pour l'automatisation, commencez par tester les exigences de connaissances, les thèmes autorisés ou exclus, le traitement des pièces jointes, les limites horaires et l'escalade humaine. Le guide de configuration en lien aborde ces réglages ; ce guide-ci a validé le flux de travail quotidien relu par un humain.