SharePoint, Google Drive, Nextcloud et les lecteurs réseau restent en place. WebChatAgent indexe vos dossiers, répond aux questions et indique l’emplacement exact du fichier.
Avant / après
Demandez à votre équipe où se trouve la politique de frais de déplacement en vigueur. Vous obtiendrez trois réponses, dont deux pointent vers des versions périmées. La raison est rarement la négligence, c’est l’histoire : chaque service a rangé là où cela l’arrangeait et, au fil des ans, quatre systèmes ont produit six logiques de dossiers. Le rangement échoue parce que personne n’a le temps et que tout le monde craint de supprimer quelque chose d’important. WebChatAgent prend l’autre chemin : le bot se connecte aux dossiers tels qu’ils sont, lit les fichiers et répond à partir d’eux. Celui qui veut savoir comment fonctionne un processus interroge le bot plutôt que la collègue qui a déjà répondu trois fois à la même question.
C’est maintenant dans Teams ou dans Drive ?
Trois collègues sont sollicités, deux versions sont ouvertes et personne n’est certain.
Où trouver la politique actuelle de frais de déplacement ?
La politique actuelle s’applique depuis janvier. Voici la version approuvée :
Dernière synchronisation : aujourd’hui, 08:14
Fonctionnalités
Vous saisissez les identifiants de votre système et choisissez un dossier. Tout ce qui est lisible à l’intérieur rejoint l’index. Les nouveaux fichiers sont repris automatiquement.
Vous définissez un intervalle, du quotidien au mensuel. Chaque passage ne lit que ce qui a changé. Les fichiers supprimés disparaissent des réponses.
Sur demande, le bot indique le chemin du dossier à côté de sa réponse. Qui a besoin du fichier sait où aller. Pour les widgets publics, cela reste désactivé.
Les PDF scannés passent par la reconnaissance de texte, les tableurs gardent leur structure par lignes. Les Docs et Sheets Google sont convertis automatiquement.
Des motifs d’exclusion comme /Archives/** ou *_interne* s’appliquent dès la lecture. Les fichiers isolés sortent de l’index en un clic, définitivement.
La connexion n’a besoin que d’un accès en lecture. Les identifiants sont chiffrés et le traitement a lieu dans un centre de données allemand. Retirez le partage et tout s’arrête.
Au quotidien
Les premières semaines, une question sur deux est une recherche. Le bot y répond à toute heure sans interrompre personne.
Au lieu de fouiller trois systèmes pour la bonne clause de garantie, l’équipe interroge le bot et obtient le passage avec sa source.
Quelles conditions pour cette quantité ? Le bot répond avec le tarif mis à jour hier, pas avec le PDF de 2024 enfoui dans une boîte mail.
Notices d’entretien, fiches de sécurité, documentation des installations. Tout reste à sa place et se trouve à une question près.
Congés, notes de frais, congé parental : la même question arrive pour la vingtième fois dans la boîte mail des RH. Le bot répond d’après la version en vigueur, pas d’après le PDF d’il y a deux ans.
Lors d’un audit, la preuve compte autant que la réponse. Le bot cite la procédure en vigueur et indique le dossier où elle se trouve.
Chez le client, sans VPN et sans temps à perdre : la documentation des installations et les listes de pièces détachées sont accessibles en une question dans le chat.
Quand une personne quitte l’équipe, son savoir reste dans ses dossiers. Une fois indexé, il reste accessible sans avoir à la solliciter.
Guides et pages connexes qui complètent bien celui-ci.
Saisissez les identifiants, choisissez un dossier, c’est tout. La première indexation prend quelques minutes.
