Tutoriel du tableau de bord WebChatAgent : chaque menu expliqué

Sur un nouveau compte, l'assistant Setup Assistant s'affiche par-dessus le tableau de bord. Website permet de créer un assistant à partir d'une URL publique, Answer sert à tester la première réponse et Usage explique où les visiteurs pourront interagir avec le bot. Fermer cette fenêtre modale la masque simplement, sans supprimer les données du compte.

N'utilisez le champ du site web qu'avec du contenu public que vous êtes autorisé à indexer. Pour ce tutoriel, sélectionnez Set up manually : démarrer avec un assistant vide facilite la prise en main des menus suivants et évite d'utiliser accidentellement des contenus de production.

Cliquez sur Set up manually, saisissez Tutorial Lab dans la boîte de dialogue Create New, puis cliquez une seule fois sur Create. Le bouton reste grisé tant que le nom n'est pas valide. Patientez jusqu'à l'affichage de la vue d'ensemble (Overview) au lieu de cliquer plusieurs fois sur Create en cas de connexion lente.

Choisissez des noms indiquant clairement l'usage ou l'environnement, comme Support Site Web, RH Interne ou Staging Boutique. Évitez de nommer plusieurs assistants Test, car les conversations, statistiques et sources de connaissances deviendraient ensuite difficiles à attribuer.

Sélectionner Tutorial Lab dans la barre latérale ouvre l'espace de travail dédié à cet assistant. La mention Ready to use indique que la fiche de l'assistant est active ; cela ne signifie pas pour autant que la base de connaissances, les fonctions ou les canaux sont finalisés. Les cartes de configuration indiquent les étapes essentielles restant à accomplir.

Utilisez Test chatbot avant de publier un canal. Prenez l'habitude de vérifier le nom de l'assistant, le fil d'Ariane et l'onglet actif avant chaque modification : ce simple réflexe évite de modifier le mauvais bot lorsque vous en gérez plusieurs.

L'onglet Settings rassemble la connexion IA, le choix du modèle, le comportement des réponses, le nom du service, le fuseau horaire, la langue et les options avancées. Modifiez un seul groupe de paramètres à la fois et enregistrez avant de poser une question de test : vous saurez ainsi exactement quel réglage a produit la différence.

Un bon exemple pour débuter est le contexte de service : définissez le nom du service et la langue principale, puis posez une question client standard. Les identifiants du fournisseur d'IA, la température et les instructions système (prompt) méritent un tutoriel dédié car ils modifient en profondeur chaque réponse.

Knowledge répertorie les sites web, documents, textes bruts et systèmes connectés servant à générer des réponses fiables. Un nouvel assistant affiche logiquement Data sources required. Ajoutez uniquement des documents officiels appartenant à votre organisation ou validés par elle, puis attendez la fin de l'indexation.

La valeur d'utilisation globale du compte mesure la capacité indexée, pas la qualité des réponses. Après avoir ajouté une source, posez une question dont la réponse figure exclusivement dans ce document pour vérifier la formulation. Supprimez les doublons et contradictions avant d'importer des volumes plus importants.

L'onglet Functions regroupe des fonctionnalités comme le transfert vers un agent humain, la collecte de questions, les retours utilisateurs, la capture de prospects (leads) et les connecteurs. Activer une fonction modifie ce que l'assistant peut faire, mais ne crée pas automatiquement l'organisation humaine nécessaire pour la gérer.

Par exemple, n'activez Leads qu'après avoir défini les champs de contact obligatoires et désigné l'équipe chargée du suivi. N'activez Live Chat que si les plages de disponibilité et le délai d'expiration correspondent à la couverture réelle de votre support. Testez le parcours complet, du visiteur jusqu'au tableau de bord.

Channels regroupe les canaux de déploiement comme le widget pour site web et d'autres canaux de messagerie ou de téléphonie activés. L'intégration web fournit le code d'intégration et un aperçu, tandis que les canaux tiers peuvent exiger des autorisations externes.

Ne publiez qu'après avoir vérifié les sources de connaissances et au moins une réponse type. Copiez d'abord le code généré sur un environnement de préproduction, vérifiez son intégration sur ordinateur et mobile, puis assurez-vous que la session s'affiche bien dans Conversations sous le bon assistant.

L'accueil du tableau de bord résume l'activité glissante des Last 7 Days (derniers jours), la consommation du forfait et les actions rapides (Quick Actions). Les cartes Sessions et messages reflètent le volume d'échanges ; Conversion, Leads et Bookings mesurent les résultats concrets. Des valeurs à zéro sont normales sur un nouveau compte et ne signalent aucune erreur.

Repérez les évolutions sur ces cartes, puis ouvrez la page de détail correspondante. Analytics détaille les tendances, Conversations permet d'examiner chaque échange et Leads ou Bookings liste les conversions enregistrées. Les barres d'utilisation indiquent la capacité consommée, non un niveau de performance.

Conversations rassemble l'historique de tous les échanges du compte. Filtrez par assistant, par date ou par statut, puis ouvrez une fiche pour lire l'intégralité des messages de l'utilisateur et de l'assistant dans l'ordre chronologique. Utilisez l'URL d'origine et les horodatages pour contextualiser l'échange.

Un cas pratique d'assistance concerne un visiteur posant une question sur la garantie 2028. Lisez l'historique complet avant de modifier la base de connaissances : le problème peut venir d'un contenu absent, d'une formulation ambiguë, d'un souci lié au canal ou d'un refus de réponse parfaitement justifié.

Live Chats est la file d'attente opérationnelle pour le relais humain. Examinez l'identité du visiteur et l'historique de l'échange avant de cliquer sur Take Over. Pendant la prise en main, l'agent répond directement au visiteur ; clôturer la discussion rétablit le comportement configuré pour le bot.

L'exemple vérifié montre Alex Example dans une session humaine active, avec la demande initiale et la réponse de l'agent visibles ensemble. Cela apporte une preuve bien plus concrète qu'une file vide, confirmant la bonne réception de la demande, le contexte et l'état de prise en charge.

Analytics restitue l'activité sous forme de comparaisons temporelles. Sélectionnez l'assistant voulu et la période avant d'analyser les sessions, messages utilisateurs, réponses de l'assistant, réponses sourcées, questions sans réponse et taux de conversion. Comparez toujours des périodes de trafic équivalentes.

L'exemple vérifié présente des données réelles issues du tutoriel plutôt que des graphiques vides. Analysez conjointement la date, l'assistant sélectionné et les indicateurs clés (KPI), puis appuyez-vous sur le tableau du bas ou l'espace dédié pour examiner les causes d'une variation inhabituelle.

Knowledge Optimizer regroupe les outils pour tester les connaissances, exécuter des audits, comparer les modèles et analyser les suggestions d'optimisation. Partez d'une question reproductible et conservez la même saisie en ne modifiant qu'une seule source, consigne ou modèle à la fois.

L'exemple illustre un workflow d'audit et d'ajustement du rôle. Une suggestion ne constitue pas une amélioration garantie : n'acceptez que les modifications qui préservent l'exactitude des faits, éliminent les affirmations non étayées et répondent correctement au test de non-régression.

Tickets met à disposition un tableau pour le suivi opérationnel. Créez un ticket depuis une source compatible ou manuellement, donnez-lui un titre explicite, définissez une colonne d'avancement et une priorité, fournissez un contexte clair pour vos collègues et attribuez un responsable si votre workflow le prévoit.

Le tableau capturé est intentionnellement vide. Un premier ticket pertinent pourrait être “Review unanswered pricing question”, en ajoutant le lien vers la conversation d'origine dans la description. Ne déplacez le ticket que lorsque l'état réel de la tâche change.

Questions consigne les interrogations des visiteurs et leur classification. Filtrez d'abord sur No Information, puis priorisez selon la fréquence et l'impact opérationnel. Ouvrez la conversation d'origine avant d'ajouter du contenu pour bien saisir le besoin et son contexte.

L'exemple vérifié enregistre précisément la question sur la garantie 2028, le refus de réponse sécurisé et le contexte de l'échange. N'ajoutez des informations que lorsqu'une réponse officielle existe ; à défaut, conservez l'abstention du bot plutôt que d'improviser une règle commerciale.

Feedback enregistre les avis des visiteurs ou les signaux d'intérêt lorsque la fonction associée est active. Filtrez par type d'avis et par assistant, puis ouvrez une fiche pour consulter la réponse évaluée, la question posée, la page concernée et l'horodatage.

L'exemple vérifié montre une évaluation positive suite à un refus de réponse maîtrisé concernant la garantie. Un avis positif ne signifie pas toujours que le client a obtenu l'accord commercial souhaité ; il confirme ici qu'une réponse transparente indiquant l'absence d'information était pertinente et appréciée.

Leads rassemble les contacts générés par les parcours de capture activés. Ouvrez le détail pour contrôler l'assistant source, le nom, l'e-mail ou le téléphone, l'intérêt formulé, la conversation d'origine, l'horodatage et le statut avant d'attribuer ou d'exporter la fiche.

L'exemple vérifié présente la fiche Alex Example avec un e-mail et un numéro de téléphone de test pour un intérêt envers l'offre Premium plan. Le statut du prospect est passé de New à Qualified uniquement après vérification des coordonnées et de la conversation d'origine.

Bookings liste les rendez-vous créés par une intégration de calendrier active. Filtrez par assistant, date ou statut, puis vérifiez les informations du visiteur, le créneau choisi, le fuseau horaire et la confirmation dans l'agenda externe avant de considérer la réservation comme acquise.

Le compte de test capturé ne contient logiquement aucune réservation car aucun agenda externe n'a été raccordé. Un exemple réaliste serait un appel d'onboarding de 30 minutes demandé pour 10:00 Europe/Berlin ; la validation reste conditionnée à la création effective de l'événement dans le calendrier connecté.

Calls liste les échanges vocaux lorsque l'organisation dispose de l'option téléphonique et qu'un canal vocal est configuré pour l'assistant. Filtrez par assistant, sens de l'appel (entrant/sortant), langue ou statut, puis ouvrez un appel pour consulter les horodatages, la durée ainsi que la transcription ou les métadonnées disponibles.

Le compte de démonstration présente l'interface réelle d'un journal d'appels vide. Un cas concret consisterait en un appel de support entrant traité par Tutorial Lab ; la vérification ne devient effective qu'une fois qu'un numéro configuré reçoit un appel et que la ligne correspondante apparaît ici.

Le lien Documentation se trouve sous les groupes opérationnels de la barre latérale et s'ouvre dans un nouvel onglet. Utilisez-le pour vérifier la signification actuelle des paramètres, les formats de données (payloads), les prérequis de chaque canal et les étapes techniques d'intégration, tout en gardant votre tableau de bord ouvert à côté.

Par exemple, si vous repérez une option WhatsApp sous Channels, consultez la documentation pour vérifier les prérequis liés au compte Meta et au numéro. Revenez à Tutorials lorsque vous recherchez un guide pas à pas complet plutôt qu'une documentation de référence.

L'option Collapse menu réduit la barre latérale sur ordinateur pour ne laisser visibles que les icônes, tout en conservant l'affichage de la page active. Survolez une icône pour afficher son infobulle, ou cliquez sur Expand menu en bas pour réafficher les libellés. Cette préférence reste mémorisée pour la session de travail.

Cette option s'avère pratique sur les écrans d'ordinateurs portables ou les tableaux larges, mais nous conseillons aux débutants de conserver les libellés affichés le temps de se familiariser avec les icônes. Réduire le menu ne modifie pas les autorisations et ne fait pas apparaître de fonction non incluse dans votre offre.

Le sélecteur de langue affiche la langue active, ici EN pour ce tutoriel. Ouvrez-le pour afficher les langues proposées sur le compte. Choisir une langue traduit les libellés de l'interface et les URL associées ; cela ne traduit pas les messages déjà enregistrés des clients et ne réécrit pas la base de connaissances de l'assistant.

Conservez l'anglais sélectionné pour suivre les captures d'écran de ce guide. Si un collaborateur utilise l'interface en allemand, repérez-vous grâce aux icônes, aux sections et à leur position plutôt qu'au libellé exact en anglais. La traduction des conversations, lorsqu'elle est disponible, est une fonction distincte.

Le bouton d'apparence permet d'alterner entre System (système), Light (clair) et Dark (sombre). L'option System suit les préférences de votre système d'exploitation, tandis que Light et Dark imposent un thème fixe. Changer de mode ne modifie que le rendu visuel et n'affecte ni les données ni le comportement des assistants.

Toutes les captures d'écran de ce tutoriel ont été prises en mode clair (Light Mode) afin de garantir des couleurs homogènes et une parfaite lisibilité. Si l'interface s'adapte automatiquement au thème de votre ordinateur alors que vous souhaitez la figer, cliquez sur le bouton jusqu'à ce que l'infobulle indique Light au lieu de System.

News ouvre un volet listant les dernières annonces produit avec leurs dates de parution. Un badge non lu signale une publication postérieure à votre dernière visite. Ouvrez une annonce pour en lire le détail et ne marquez les entrées comme lues qu'après en avoir informé les équipes concernées.

Consulter News est particulièrement utile lorsqu'un nom de menu ou l'emplacement d'une option diffère de vos procédures internes habituelles. News détaille les évolutions, Documentation sert de référence technique et Tutorials présente les nouveaux parcours pas à pas.

Tutorials & video guides ouvre une fenêtre d'apprentissage au-dessus du tableau de bord actif. Explore all tutorials renvoie vers des guides écrits pas à pas ; les cartes vidéo offrent des présentations visuelles condensées. Fermer cette boîte de dialogue vous ramène sur la page en cours, sans aucune modification.

Privilégiez le guide écrit lorsque la précision des étapes, les points de contrôle et le dépannage sont essentiels. Choisissez la vidéo pour une première prise en main ou l'intégration d'un collaborateur, puis reproduisez le parcours sur un assistant de test plutôt que sur un bot déjà en production auprès de vos clients.

Help & Support ouvre un panneau latéral à côté du tableau de bord. Décrivez ce que vous attendiez, ce qui s'est réellement produit, l'assistant concerné et les vérifications que vous avez déjà menées. Joignez une capture d'écran sans données sensibles si le contexte visuel est nécessaire.

Contactez le support pour une anomalie spécifique à votre compte ou un comportement inattendu, et non comme premier réflexe pour un réglage déjà documenté. Par exemple, signalez que la page Calls reste inaccessible alors que votre forfait l'inclut et que les droits sont accordés, en précisant l'URL de la page et l'horodatage.

Account donne accès aux informations du compte et aux sections relatives à l'abonnement. Vérifiez l'adresse e-mail connectée et l'organisation sélectionnée avant de modifier la facturation, le nombre de sièges, le forfait ou d'autres paramètres globaux. La configuration des assistants ne s'effectue pas ici.

La capture d'écran montre le compte de démonstration réel Tutorial Demo avec l'abonnement Premium utilisé pour ce tutoriel. Tout achat, changement d'offre ou action de facturation externe requiert une confirmation explicite ; la simple ouverture de la page ne modifie pas votre forfait.

Logout met fin à la session authentifiée en cours et renvoie vers la page de connexion. Cette action ne supprime aucun assistant, conversation, source ou information d'abonnement. Pensez à enregistrer tout formulaire ouvert avant de vous déconnecter pour ne pas perdre vos saisies.

Déconnectez-vous systématiquement sur les postes partagés ou gérés par un tiers plutôt que de simplement fermer l'onglet. Pour reprendre votre travail, reconnectez-vous et contrôlez que vous êtes sur le bon compte avant d'éditer un assistant. La suppression définitive d'un compte fait l'objet d'une procédure distincte et explicite.