Fonctionnalités de chatbot expliquées : configurer les huit fonctions, avec exemples

Ouvrez votre chatbot et cliquez sur Functions. La liste sur la gauche est classée par objectif : Win customers, Help in person, Get better et Know more. À côté de chaque fonction, vous voyez On ou Off ; un cadenas indique que votre forfait ne l'inclut pas encore.

Cliquez sur une fonction pour afficher sa carte sur la droite : une phrase expliquant son rôle, un exemple de ce qu'un visiteur pourrait écrire et l'interrupteur. Sur un téléphone, la liste apparaît en premier et la carte s'ouvre sur sa propre page.

Quand quelqu'un souhaite être contacté, le chatbot demande ses coordonnées et vous transmet la requête. Pour le nom, l'e-mail, le téléphone et la demande, vous choisissez : Required signifie que le chatbot insiste, If possible signifie qu'il demande une fois sans insister, Don’t ask exclut le champ.

Northstar souhaite obtenir un numéro de téléphone sans en faire une obligation ; le champ téléphone est donc réglé sur If possible. L'e-mail et le téléphone ne peuvent pas être tous les deux sur Don’t ask, sauf si des rappels téléphoniques sont proposés.

Offer a callback permet aux visiteurs de demander à être rappelés au moment qui leur convient. Offer to pass it on when the chatbot doesn’t know est essentiel : lorsque le chatbot n'a pas de réponse, il propose une fois de transmettre la question à votre équipe.

Extra details ajoute jusqu'à cinq questions supplémentaires, sous forme de texte, e-mail, téléphone, nombre, liste déroulante ou case oui/non. Northstar demande le nom de l'entreprise. Notify me by email envoie chaque nouvelle demande aux adresses ajoutées, ou à l'e-mail de votre compte si vous le laissez vide ; les adresses supplémentaires nécessitent un forfait payant.

Sur le site web de Northstar, un visiteur écrit : “Can you send me a quote for IT support by email?” Le chatbot demande les coordonnées requises. Le visiteur envoie son nom, son e-mail et son entreprise en un seul message, et le chatbot confirme que la demande a bien été transmise à l'équipe.

View collected leads, ou Leads dans la section Tools de la barre latérale, répertorie chaque demande avec le nom, l'e-mail, le téléphone et l'objet. Les filtres, la recherche et l'exportation facilitent le suivi lorsque la liste s'allonge.

Où vont les rendez-vous ? Soit dans Google Calendar, que vous connectez une fois avec votre compte Google, soit dans le calendrier intégré à la plateforme. Northstar utilise le calendrier intégré.

Sous Appointment types, Northstar propose une consultation gratuite de 30 minutes et un audit informatique sur site d'une heure, chacun avec une brève description. S'il y a plusieurs types, le chatbot demande lequel est souhaité.

What does the chatbot ask before booking? fonctionne comme pour les coordonnées. Laissez l'e-mail obligatoire : sans lui, le visiteur ne reçoit aucune confirmation. Ask what it is about ajoute un champ pour le sujet.

Northstar accepte les réservations au plus tôt deux heures à l'avance, jusqu'à 14 jours à l'avance, avec une pause de 15 minutes après chaque rendez-vous, durant les heures ouvrables du lundi au vendredi, de 9 h à 5 h. Also use on phone calls permet à l'assistant téléphonique de planifier aussi des rendez-vous ; par téléphone, il demande uniquement le nom.

Le même visiteur demande une consultation gratuite. Le chatbot affiche une carte de réservation avec un onglet par jour et les créneaux libres. Le nom et l'e-mail sont déjà renseignés, car le visiteur les a saisis plus tôt dans le chat. Un seul clic suffit pour réserver le rendez-vous, et le visiteur reçoit une invitation d'agenda par e-mail.

La carte de réservation s'affiche uniquement dans le chat du site web. Sur d'autres canaux, comme WhatsApp, le chatbot répond par écrit sous forme de texte.

View bookings, ou Bookings dans la section Tools de la barre latérale, présente chaque rendez-vous avec son type, le client, le début et la fin. Vous recevez également un e-mail pour chaque nouvelle réservation si Email me about new bookings est activé.

Pass on automatically envoie chaque nouvelle demande de contact et rendez-vous vers vos autres outils, par exemple dans votre CRM ou un tableur. Cela nécessite le forfait Standard ou supérieur. Pour un webhook, collez l'adresse https fournie par Zapier, Make ou n8n, choisissez sous What to pass on? ce qui doit y être envoyé, puis cliquez sur Save.

Vous recevez ensuite une clé secrète, affichée une seule fois : copiez-la, votre système s'en sert pour vérifier que les données proviennent bien de vous. Test envoie un exemple de données, et la ligne du dessous indique si elles sont bien arrivées.

Si vous utilisez HubSpot, connectez-le directement avec la clé d'accès d'une application privée. How to get the key récapitule les quatre étapes dans HubSpot ; seuls les super administrateurs de votre compte HubSpot peuvent créer cette clé. Les demandes de contact apparaissent ensuite dans HubSpot sous forme de note sur le contact, et les rendez-vous sous forme de réunion.

Quand un visiteur souhaite échanger avec une vraie personne, le chatbot transfère la discussion à votre équipe. Le Live chat nécessite le forfait Standard ou supérieur. Avant de transférer, le chatbot demande le nom et, si possible, l'e-mail.

L'option Only at certain times (Uniquement à certains moments) ne propose un conseiller que lorsque quelqu'un est présent, par exemple du lundi au vendredi, de 8:00 à 20:00. En dehors de ces plages horaires, le chatbot prend le relais si l'option Collect contact details (Recueillir les coordonnées) est activée. Le champ Waiting time (Temps d'attente) définit la durée pendant laquelle le visiteur attend : si personne ne répond dans ce délai, le chatbot reprend automatiquement la conversation.

Un visiteur écrit : “Can I talk to someone from your team?” Le chatbot lui demande son nom et passe le relais. Votre équipe voit la demande sous Live chats dans la barre latérale ; un clic suffit pour ouvrir l'intégralité de la discussion, évitant ainsi d'avoir à reposer les mêmes questions.

La première réponse prend le relais du chat, et le visiteur voit qu'une personne lui répond désormais. Une fois l'échange terminé, mettez fin au chat en direct et le chatbot reprend la main.

Analyse questions enregistre les questions des visiteurs et repère celles auxquelles le chatbot n'a pas su répondre. Décochez Also log answerable questions si vous souhaitez uniquement consigner les manques ; tout consigner peut ralentir légèrement les réponses. Les notifications par e-mail ne sont envoyées que pour les questions sans réponse.

Collect feedback permet aux visiteurs d'évaluer les réponses. Avec Show thumbs under every answer, un simple clic suffit ; les visiteurs peuvent aussi rédiger leur avis directement dans le chat. Vous recevez un e-mail pour les avis rédigés dans le chat, mais pas pour les clics sur les pouces.

Le visiteur demande “Are you open on Saturdays?” puis “Do you also repair printers?”. La première réponse figure dans la base de connaissances, pas la seconde : le chatbot l'indique en toute honnêteté et propose l'aide de l'équipe. Sous Questions, la question relative aux imprimantes est signalée comme sans information. Vous savez ainsi précisément ce qu'il faut ajouter aux connaissances.

Le visiteur attribue un pouce levé à la réponse concernant le samedi et indique par écrit qu'il espérait une réponse plus précise sur les imprimantes. Les deux apparaissent sous Feedback : le pouce en retour positif et la remarque rédigée en retour négatif.

Search websites permet au chatbot de consulter des pages web en direct, idéal pour les données qui changent souvent : tarifs, horaires, disponibilités ou page de statut. Cette fonction requiert le forfait Standard ou supérieur. Chaque groupe comprend un nom, le champ When should this group be searched? et jusqu'à dix adresses. Sans le champ de condition, le groupe n'est pas utilisé.

Le chatbot lit strictement ces pages et rien d'autre. Si vous laissez la liste vide, il ouvrira la page indiquée par le visiteur.

Un visiteur demande : “Is any maintenance planned this week?” Cette information ne figure pas dans les connaissances de Northstar. Le chatbot lit la page de statut à cet instant précis et répond en précisant le jour, l'heure et les services concernés.

Connect other systems permet au chatbot de récupérer des informations dans vos autres outils, par exemple l'état d'une commande dans votre boutique en ligne. Add connection lance un assistant : décrivez ce que le chatbot doit accomplir et comment fonctionne l'interface de votre boutique. L'assistant pose des questions si nécessaire et configure la liaison.

Pour les données personnelles, il intègre une vérification, ici : l'adresse e-mail renseignée par le client doit correspondre à la commande. Lorsqu'il indique avoir terminé, enregistrez. Show technical details affiche tout ce qui a été renseigné et vous permet d'effectuer des modifications manuelles.

Il n'y a pas de bouton de test : vous vérifiez directement dans le chat. Un client demande “Where is my order 10423?”. Le chatbot demande l'e-mail associé à la commande, puis répond avec les données réelles de la boutique : expédiée, transporteur, numéro de suivi et date de livraison estimée.

Used by the chatbot active ou désactive une connexion. Also use on phone calls permet à l'assistant téléphonique de l'utiliser lui aussi.