Chatbot de base de connaissances interne : rechercher dans les fichiers d'entreprise avec l'IA

Ouvrez l'assistant interne, choisissez Knowledge et ajoutez une source de dossier connecté. WebChatAgent prend en charge des sources telles que SharePoint, Google Drive, Nextcloud ou WebDAV et SFTP. Sélectionnez le système que votre équipe gère déjà au lieu de copier des documents dans un second référentiel non maîtrisé.

Notez le responsable de la source, le groupe d'employés visé et la question exacte à laquelle ce dossier doit répondre. Dans l'exemple Northstar, le responsable tient à jour les politiques de voyage pour tous les employés ; les données de paie concernent un autre public et doivent rester hors de cet assistant.

Saisissez l'URL de base, le nom d'utilisateur et un mot de passe d'application dédié. Utilisez une identité de service créée pour cet assistant, accordez un accès en lecture seule et limitez-le à la bibliothèque requise. Cliquez sur Test Connection une fois et ne poursuivez que lorsque l'interface confirme le bon fonctionnement des identifiants et du point de terminaison.

Ne réutilisez jamais un mot de passe d'administrateur ou d'employé, et ne placez jamais d'identifiants dans des invites, captures d'écran ou fichiers sources. Stockez le secret dans un gestionnaire approuvé, consignez qui assure sa rotation et révoquez-le lors du retrait du connecteur.

Parcourez le stockage connecté et choisissez la racine des politiques approuvées plutôt que la racine du compte. N'incluez les sous-dossiers que si chaque équipe et document inclus convient au même public du chatbot. Une portée plus restreinte réduit les doublons, le temps d'indexation et les récupérations accidentelles.

Dans la démonstration, `/company/policies/approved` est autorisé. `/company/archive` et `/company/restricted` sont hors des connaissances visées. Si le compte de service peut en voir davantage, restreignez d'abord l'autorisation de stockage, puis ajoutez des filtres comme mesure de défense en profondeur.

Définissez une synchronisation quotidienne ou hebdomadaire adaptée à la fréquence de publication des modifications de politique par le responsable. Restreignez les types de fichiers aux formats gérés par l'équipe et excluez les emplacements temporaires, archivés et restreints avec des modèles explicites tels que `/archive/**` et `/restricted/**`.

Enregistrez la source et notez l'inventaire attendu avant d'indexer. Les modèles d'exclusion réduisent les résultats non pertinents, mais ils relèvent de la configuration applicative, pas d'une limite d'autorisation. Le compte connecté lui-même doit être incapable de lire les secrets dont l'assistant n'a jamais besoin.

Attendez la fin de l'indexation, puis comparez l'inventaire des fichiers visibles avec l'attente écrite. Ouvrez l'aperçu de la politique de voyage et vérifiez la phrase actuelle exacte, la date d'effet et le chemin du fichier approuvé. La version initiale de Northstar contient 68 USD une seule fois.

Confirmez que les versions archivées et les fichiers de paie restreints n'apparaissent pas. Si un fichier inattendu est présent, arrêtez-vous : corrigez l'autorisation du compte, la racine ou la règle d'exclusion, supprimez l'entrée d'index incorrecte et lancez seulement ensuite les tests de réponse.

Démarrez un nouveau chat et demandez : “What is the current daily travel expense allowance, and where can I find the approved policy?” Notez la valeur et le chemin attendus avant de regarder la réponse afin qu'une réponse fluide mais fausse ne puisse pas être validée.

L'assistant vérifié retourne 68 USD et l'emplacement de la politique de voyage approuvée. Enregistrez la question, le fait attendu, la réponse observée, le chemin source et la date en tant que test de non-régression. L'absence de preuve source ou une valeur archivée invalide le test.

Demandez le code d'approbation de paie fictif qui n'existe que sous le chemin restreint exclu. Le résultat sécurisé indique que l'information n'est pas disponible dans les connaissances d'entreprise approuvées et ne révèle aucun code, fragment de chemin ou alternative devinée.

Un test de réponse positive ne constitue que la moitié d'un test d'acceptation. Conservez au moins un contrôle négatif pour chaque limite de source sensible. Si la valeur apparaît, désactivez l'assistant pour ce public et corrigez les autorisations de stockage avant de modifier les invites ou les réglages du modèle.

Le responsable de la politique fictif modifie le document approuvé pour passer de 68 USD à 72 USD, avec effet au 11 août 2026. Ne modifiez pas la réponse du chatbot et ne collez pas de correction dans un autre enregistrement de connaissances. Mettez à jour le fichier d'entreprise maintenu et conservez son historique de versions et son responsable.

Déclenchez Reindex pour le test contrôlé et attendez la fin de l'opération. Rouvrez l'aperçu indexé : il doit afficher 72 USD et ne plus contenir 68 USD. En fonctionnement normal, la synchronisation planifiée effectue cette actualisation ; la réindexation manuelle est utile pour les changements urgents et les tests d'acceptation.

Démarrez un nouveau chat afin que le résultat ne puisse pas réutiliser un échange conversationnel antérieur. Posez la même question sur l'indemnité de voyage. La réponse vérifiée retourne désormais 72 USD, inclut le même chemin approuvé et ne répète pas l'ancienne valeur de 68 USD.

Cela prouve l'intégrité de la chaîne complète : authentification, portée du dossier, exclusions, indexation, récupération, mise à jour de la source, réindexation et nouvelle récupération. Ajoutez les tests positifs, négatifs et de mise à jour à la checklist de déploiement et répétez-les après toute modification importante de source, d'autorisation, d'invite ou de modèle.