Interne knowledge base chatbot: bedrijfsbestanden doorzoeken met AI

Open de interne assistent, kies Knowledge en voeg een gekoppelde mapbron toe. WebChatAgent ondersteunt bronnen zoals SharePoint, Google Drive, Nextcloud of WebDAV en SFTP. Selecteer het systeem dat uw team al beheert in plaats van documenten te kopiëren naar een tweede, onbeheerde opslagplaats.

Noteer de broneigenaar, de beoogde medewerkersgroep en de exacte vraag die deze map moet beantwoorden. In het Northstar-voorbeeld beheert de eigenaar het reisbeleid voor alle medewerkers; salarisgegevens horen bij een andere doelgroep en moeten buiten deze assistent blijven.

Voer de basis-URL, gebruikersnaam en een specifiek app-wachtwoord in. Gebruik een service-identiteit die speciaal voor deze assistent is aangemaakt, verleen alleen-lezen toegang en beperk deze tot de vereiste bibliotheek. Klik eenmaal op Test Connection en ga pas verder wanneer de gebruikersinterface bevestigt dat de inloggegevens en het eindpunt werken.

Hergebruik nooit het wachtwoord van een beheerder of medewerker, en plaats inloggegevens nooit in prompts, screenshots of bronbestanden. Bewaar het geheim in een goedgekeurde wachtwoordmanager, leg vast wie het roteert en trek het in zodra de connector buiten gebruik wordt gesteld.

Blader door de gekoppelde opslag en kies de goedgekeurde hoofdmap voor beleid in plaats van de hoofdmap van het hele account. Voeg submappen alleen toe als elk opgenomen team en document geschikt is voor dezelfde chatbot-doelgroep. Een kleinere scope vermindert dubbele bestanden, indexeringstijd en onbedoelde gegevensophaling.

In de demo is `/company/policies/approved` toegestaan. `/company/archive` en `/company/restricted` vallen buiten de beoogde kennis. Als het service-account meer kan zien, verklein dan eerst de opslagmachtiging en voeg vervolgens filters toe als extra beveiligingslaag (defense in depth).

Stel een dagelijkse of wekelijkse synchronisatie in die aansluit op hoe snel de eigenaar beleidswijzigingen publiceert. Beperk bestandstypen tot formaten die het team onderhoudt en sluit tijdelijke, gearchiveerde en afgeschermde locaties uit met expliciete patronen zoals `/archive/**` en `/restricted/**`.

Sla de bron op en leg de verwachte bestandslijst vast vóór het indexeren. Uitsluitingspatronen verminderen irrelevante zoekresultaten, maar ze zijn een applicatieconfiguratie en geen autorisatiegrens. Het gekoppelde account moet zelf geen geheimen kunnen lezen die de assistent nooit nodig heeft.

Wacht tot de indexering is voltooid en vergelijk de zichtbare bestandsinventaris met de opgestelde verwachting. Open het voorbeeld van het reisbeleid en controleer de exacte huidige zin, de ingangsdatum en het goedgekeurde bestandspad. De initiële versie van Northstar bevat eenmaal USD 68.

Bevestig dat gearchiveerde versies en afgeschermde salarisbestanden niet verschijnen. Als er een onverwacht bestand aanwezig is, stop dan: corrigeer de accountmachtiging, hoofdmap of uitsluitingsregel, verwijder het onjuiste indexitem en voer pas daarna antwoordtests uit.

Start een nieuwe chat en vraag: “What is the current daily travel expense allowance, and where can I find the approved policy?” Noteer de verwachte waarde en het pad voordat u naar het antwoord kijkt, zodat een vloeiend maar foutief antwoord niet per ongeluk wordt goedgekeurd.

De geverifieerde assistent retourneert USD 68 en de goedgekeurde locatie van het reisbeleid. Sla de vraag, het verwachte feit, het waargenomen antwoord, het bronpad en de datum op als regressietest. Het ontbreken van bronbewijs of een gearchiveerde waarde betekent dat de test is mislukt.

Vraag naar de fictieve goedkeuringscode voor de salarisadministratie die alleen onder het uitgesloten, afgeschermde pad bestaat. Het veilige resultaat vermeldt dat de informatie niet beschikbaar is in de goedgekeurde bedrijfskennis en toont geen code, padfragment of geraden alternatief.

Een positieve antwoordtest is slechts de helft van een acceptatietest. Houd minimaal één negatieve controle aan voor elke gevoelige brongrens. Als de waarde toch verschijnt, schakel de assistent dan uit voor die doelgroep en herstel de opslagmachtigingen voordat u prompts of modelinstellingen aanpast.

De fictieve beleidseigenaar wijzigt het goedgekeurde document van USD 68 naar USD 72, met ingangsdatum 11 augustus 2026. Bewerk geen chatbot-antwoord en plak geen correctie in een ander kennisitem. Werk het beheerde bedrijfsbestand bij en behoud de eigenaar en versiegeschiedenis.

Start Reindex voor de gecontroleerde test en wacht tot dit is voltooid. Open het geïndexeerde voorbeeld opnieuw: dit moet USD 72 tonen en mag USD 68 niet meer bevatten. Bij normaal gebruik voert de geplande synchronisatie deze vernieuwing uit; handmatig herindexeren is handig voor urgente wijzigingen en acceptatietests.

Start een nieuwe chat, zodat het resultaat geen eerdere gespreksbeurt kan hergebruiken. Stel dezelfde vraag over de reisvergoeding. Het geverifieerde antwoord retourneert nu USD 72, bevat hetzelfde goedgekeurde pad en herhaalt de oude waarde van USD 68 niet.

Dit bewijst de volledige keten: authenticatie, mapscope, uitsluitingen, indexering, retrieval, bronupdate, herindexering en vernieuwde retrieval. Voeg de positieve, negatieve en updatetests toe aan de release-checklist en herhaal ze na belangrijke wijzigingen in bronnen, machtigingen, prompts of modellen.