SharePoint, Google Drive, Nextcloud en netwerkschijven blijven waar ze zijn. WebChatAgent indexeert je mappen, beantwoordt vragen en toont de exacte bestandslocatie.
Voor / na
Vraag je team eens waar het geldende reiskostenbeleid staat. Je krijgt drie antwoorden, twee daarvan wijzen naar verouderde versies. De reden is zelden luiheid, het is geschiedenis: elke afdeling bewaarde waar het op dat moment uitkwam en door de jaren heen ontstonden vier systemen met zes mapindelingen. Opruimen strandt omdat niemand tijd heeft en iedereen bang is iets belangrijks te wissen. WebChatAgent kiest de andere weg: de bot koppelt aan de mappen zoals ze zijn, leest de bestanden en beantwoordt vragen eruit. Wie wil weten hoe een proces loopt, vraagt het de bot in plaats van de collega die dezelfde vraag al drie keer heeft beantwoord.
Staat dat nu in Teams of in Drive?
Drie collega’s worden gevraagd, twee versies geopend en niemand weet het zeker.
Waar vind ik het actuele reiskostenbeleid?
Het actuele beleid geldt sinds januari. Hier staat de goedgekeurde versie:
Laatst gesynchroniseerd: vandaag, 08:14
Functies
Je voert de inloggegevens van je systeem in en kiest een map. Alles wat leesbaar is gaat de index in. Nieuwe bestanden komen er vanzelf bij.
Je stelt een interval in, dagelijks tot maandelijks. Elke ronde leest alleen wat gewijzigd is. Verwijderde bestanden verdwijnen uit de antwoorden.
Desgewenst noemt de bot het mappad bij zijn antwoord. Wie het bestand zelf nodig heeft, weet waarheen. Bij openbare widgets blijft dit uit.
Gescande PDF’s gaan door tekstherkenning, spreadsheets houden hun rijstructuur. Google Documenten en Spreadsheets worden automatisch omgezet.
Uitsluitpatronen zoals /Archief/** of *_intern* werken al tijdens het lezen. Losse bestanden haal je met één klik definitief uit de index.
De koppeling heeft alleen leesrechten nodig. Inloggegevens staan versleuteld en de verwerking draait in een Duits datacenter. Trek je de share in, dan stopt het.
In het dagelijks werk
In de eerste weken is elke tweede vraag een zoekvraag. De bot beantwoordt ze dag en nacht zonder iemand te storen.
In plaats van drie systemen af te struinen voor de juiste garantiebepaling, vraagt het team het de bot en krijgt de passage met bron.
Welke voorwaarden gelden bij deze aantallen? De bot antwoordt uit de prijslijst van gisteren, niet uit de PDF uit 2024 in iemands mailbox.
Onderhoudsinstructies, veiligheidsbladen, installatiedocumentatie. Alles blijft waar het hoort en is één vraag verderop.
Vakantieregels, reiskosten, ouderschapsverlof: dezelfde vraag belandt voor de twintigste keer in de HR-mailbox. De bot antwoordt op basis van de huidige versie, niet de pdf van twee jaar geleden.
Bij een audit telt niet alleen het antwoord, maar ook het bewijs. De bot noemt de geldende werkinstructie en vertelt in welke map die staat.
Bij de klant op locatie, zonder VPN en zonder tijd: installatiedocumentatie en onderdelenlijsten zijn één vraag in de chat verwijderd.
Als iemand het team verlaat, blijft diens kennis in de mappen achter. Na indexering blijft die vindbaar, zonder dat je de persoon hoeft te vragen.
Keuzehulp
Vergelijk bronnen, Office-integratie, medewerkersrechten, kanalen en facturatiemodellen.
Nee, en dat is precies het punt. De bot werkt met de structuur zoals die gegroeid is en loopt submappen door, hoe diep ook genest. Het enige dat vooraf zin heeft, is de gebieden uitsluiten die niemand buiten een specifiek team mag zien.
SharePoint en OneDrive via Microsoft Graph, Google Drive via een serviceaccount, Nextcloud en ownCloud via WebDAV, en je eigen servers via SFTP of FTPS. Onversleuteld FTP wordt bewust niet ondersteund. Confluence en Notion zijn er als aparte koppelingen.
Jij kiest het interval, van dagelijks tot maandelijks. Elke ronde controleert de bot welke bestanden zijn gewijzigd en leest alleen die opnieuw. Dat houdt de kosten laag en de antwoorden vers. Een directe verversing start je altijd zelf.
Hij ziet precies waartoe je toegang geeft. Daarbinnen sluiten patronen hele gebieden uit, bijvoorbeeld /HR/** of alles met _vertrouwelijk in de naam. Losse bestanden haal je er met één klik uit en die komen bij de volgende synchronisatie niet terug.
Ze worden versleuteld opgeslagen en alleen naar het gekoppelde systeem gestuurd om daar bestanden te lezen. Na het opslaan toont het dashboard ze niet meer. De koppeling heeft alleen leesrechten nodig, schrijven kan de bot niet.
PDF inclusief gescande documenten, Word, Excel, CSV, platte tekst en Markdown. Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties worden automatisch omgezet. Afbeeldingen en video’s slaat de bot over.
Stapsgewijze tutorial
Volg de uitgebreide video en negen geïllustreerde stappen om een alleen-lezen map te verbinden, afgeschermde paden uit te sluiten en een beleidswijziging van USD 68 naar USD 72 volledig aan te tonen.
Gerelateerde gidsen en pagina's die goed bij deze passen.
Maak van je Confluence-wiki een directe AI-antwoordbot.
Lees meerBeantwoord vragen rechtstreeks vanuit je Notion-workspace.
Lees meerHoe teams Notion, Confluence en interne documenten samenbrengen in één AI-antwoordlaag.
Lees meerVijf transparante plannen, van gratis tot enterprise.
Lees meerVoer de inloggegevens in, kies een map en start de eerste indexering.
