SharePoint, Google Drive, Nextcloud en netwerkschijven blijven waar ze zijn. WebChatAgent indexeert je mappen, beantwoordt vragen en toont de exacte bestandslocatie.
Voor / na
Vraag je team eens waar het geldende reiskostenbeleid staat. Je krijgt drie antwoorden, twee daarvan wijzen naar verouderde versies. De reden is zelden luiheid, het is geschiedenis: elke afdeling bewaarde waar het op dat moment uitkwam en door de jaren heen ontstonden vier systemen met zes mapindelingen. Opruimen strandt omdat niemand tijd heeft en iedereen bang is iets belangrijks te wissen. WebChatAgent kiest de andere weg: de bot koppelt aan de mappen zoals ze zijn, leest de bestanden en beantwoordt vragen eruit. Wie wil weten hoe een proces loopt, vraagt het de bot in plaats van de collega die dezelfde vraag al drie keer heeft beantwoord.
Staat dat nu in Teams of in Drive?
Drie collega’s worden gevraagd, twee versies geopend en niemand weet het zeker.
Waar vind ik het actuele reiskostenbeleid?
Het actuele beleid geldt sinds januari. Hier staat de goedgekeurde versie:
Laatst gesynchroniseerd: vandaag, 08:14
Functies
Je voert de inloggegevens van je systeem in en kiest een map. Alles wat leesbaar is gaat de index in. Nieuwe bestanden komen er vanzelf bij.
Je stelt een interval in, dagelijks tot maandelijks. Elke ronde leest alleen wat gewijzigd is. Verwijderde bestanden verdwijnen uit de antwoorden.
Desgewenst noemt de bot het mappad bij zijn antwoord. Wie het bestand zelf nodig heeft, weet waarheen. Bij openbare widgets blijft dit uit.
Gescande PDF’s gaan door tekstherkenning, spreadsheets houden hun rijstructuur. Google Documenten en Spreadsheets worden automatisch omgezet.
Uitsluitpatronen zoals /Archief/** of *_intern* werken al tijdens het lezen. Losse bestanden haal je met één klik definitief uit de index.
De koppeling heeft alleen leesrechten nodig. Inloggegevens staan versleuteld en de verwerking draait in een Duits datacenter. Trek je de share in, dan stopt het.
In het dagelijks werk
In de eerste weken is elke tweede vraag een zoekvraag. De bot beantwoordt ze dag en nacht zonder iemand te storen.
In plaats van drie systemen af te struinen voor de juiste garantiebepaling, vraagt het team het de bot en krijgt de passage met bron.
Welke voorwaarden gelden bij deze aantallen? De bot antwoordt uit de prijslijst van gisteren, niet uit de PDF uit 2024 in iemands mailbox.
Onderhoudsinstructies, veiligheidsbladen, installatiedocumentatie. Alles blijft waar het hoort en is één vraag verderop.
Vakantieregels, reiskosten, ouderschapsverlof: dezelfde vraag belandt voor de twintigste keer in de HR-mailbox. De bot antwoordt op basis van de huidige versie, niet de pdf van twee jaar geleden.
Bij een audit telt niet alleen het antwoord, maar ook het bewijs. De bot noemt de geldende werkinstructie en vertelt in welke map die staat.
Bij de klant op locatie, zonder VPN en zonder tijd: installatiedocumentatie en onderdelenlijsten zijn één vraag in de chat verwijderd.
Als iemand het team verlaat, blijft diens kennis in de mappen achter. Na indexering blijft die vindbaar, zonder dat je de persoon hoeft te vragen.
Gerelateerde gidsen en pagina's die goed bij deze passen.
Inloggegevens invoeren, map kiezen, klaar. De eerste indexering is binnen enkele minuten rond.
