Een besloten AI-teamwiki maken voor medewerkers

Maak een nieuwe assistent aan en geef deze een herkenbare interne naam zoals “Internal Team Wiki”. Kies in Configuration voor Engels als standaardtaal voor deze opzet, vul een interne service- en kanaalnaam in en formuleer een systeemrol (system role) die uitsluitend antwoordt op basis van goedgekeurde bronnen, ontbrekende informatie erkent en medewerkers naar de juiste beleidseigenaar verwijst.

Begin met een snel algemeen model en een gematigde temperatuur. Een groter model kan dubbele, verouderde of tegenstrijdige beleidsdocumenten niet rechttrekken. Koppel deze assistent niet aan de openbare website en leg een operationeel eigenaar vast voordat u gevoelige bronnen toevoegt.

Start met één afdeling en één specifiek onderwerp. Een IT-wiki kan bijvoorbeeld escalatieroutes en goedgekeurde probleemoplossingen bevatten, terwijl HR-beleid in een apart beheerde assistent blijft totdat de toegangsvereisten definitief zijn.

Open Data Sources en voeg uitsluitend onderhouden websites, bestanden, Confluence-spaces of Notion-databases toe die deze doelgroep mag inzien. Leg buiten de chatbot vast wie de broneigenaar is, wat de herzieningsdatum is en welk vertrouwelijkheidsniveau geldt. Geef elke bron een beschrijvende naam en categorie zodat duplicaten direct opvallen.

Maak documenten optimaal vindbaar voor het model: gebruik duidelijke tussenkopjes, behandel één onderwerp per sectie, vermeld expliciete datums en gebruik volledige zinnen. Verwijder verouderde versies, gescande pagina's zonder tekstlaag en dubbele kopieën vóór het indexeren. Wacht op de status Completed voordat u gaat testen.

In het geverifieerde voorbeeld gebruiken we het fictieve bestand `internal-demo-knowledge-base.pdf` met één uniek feit: “The internal escalation code for urgent service incidents is NORDSTERN-42.” Deze waarde is veilig, herkenbaar en specifiek genoeg om te bewijzen dat exact de juiste bron is geraadpleegd.

Blijf binnen de afzonderlijke assistent, ga naar Integrations en kies AI Team Wiki. Op de kaart ziet u of er al een wiki bestaat en vindt u de knop Create Team Wiki. Controleer bovenaan de naam van de assistent om te voorkomen dat een interne wiki aan de verkeerde bronnenset wordt gekoppeld.

Let op de zichtbare waarschuwing: Live chat en menselijke overname zijn niet beschikbaar binnen Team Wiki. Bepaal waar een medewerker terechtkan als een antwoord ontbreekt of spoed vereist (zoals een IT-servicedesk, HR-inbox of storingsnummer) en vermeld deze route in het welkomstbericht of de brontekst.

Klik op Create Team Wiki, vul een herkenbare titel in zoals “Northstar Internal Wiki” en kies een neutraal subdomein waarin geen vertrouwelijke projectnamen voorkomen. Wacht tot de beschikbaarheidsindicator groen kleurt voordat u verdergaat.

Kies de toegangsbeveiliging op basis van de doelgroep en het risiconiveau. Public is toegankelijk voor iedereen met de link; gebruik dit alleen voor informatie die openbaar mag zijn. Password biedt een gedeelde drempel, maar beperkte herleidbaarheid. Login Required beperkt de toegang tot de eigenaar en uitgenodigde teamleden met individuele accounts, wat doorgaans veiliger is voor intrekking en audits.

Leg voor een pilot vast wie toegangswijzigingen mag goedkeuren en hoe vertrokken medewerkers worden verwijderd. Toegang tot de wiki betekent niet automatisch dat elk gekoppeld document geschikt is voor elke medewerker. Splits assistenten op wanneer afdelingen verschillende bronrechten nodig hebben.

Selecteer Password en voer via de interface een sterk, uniek testwachtwoord in. Gebruik geen wachtwoord dat al door medewerkers, beheerders of in productie wordt gebruikt. De gele waarschuwing legt het belangrijkste effect uit: een assistent die zo wordt beveiligd, wordt een specifieke Team Wiki-assistent waardoor de normale website-widget niet meer werkt.

Als deze assistent momenteel op een openbare website draait, stop dan hier. Maak een aparte assistent aan, kopieer alleen goedgekeurde interne bronnen en voer de configuratie daar opnieuw uit. Anders kan het inschakelen van de wachtwoordmodus een werkende openbare chat vervangen door een wachtwoordvenster.

Een gedeeld wachtwoord is alleen geschikt als uw beleid dit toestaat en er een beheerder is voor periodieke rotatie. Bewaar en verspreid het wachtwoord via een goedgekeurde wachtwoordmanager, nooit in het welkomstbericht, bronbestanden, schermafbeeldingen of video-opnamen.

Upload optioneel een goedgekeurd bedrijfslogo en kies een goed leesbare themakleur met voldoende contrast. Vermeld in het welkomstbericht welke afdeling en onderwerpen worden behandeld, de herzieningsdatum van de bronnen, de escalatieroute bij ontbrekende of beleidskritieke antwoorden en een waarschuwing om geen geheimen te uploaden.

Schakel File Upload alleen in als medewerkers bestanden mogen meesturen in deze gesprekken en de regels rond opslagduur, toegang en verwijdering zijn vastgelegd. Voor een pilot is uitgeschakeld laten de veiligste keuze. “Activate wiki immediately” publiceert het subdomein direct zodra u op Create klikt; schakel dit uit als er eerst een security- of contentcontrole moet plaatsvinden.

Loop het formulier vóór het aanmaken van boven naar beneden na: titel, subdomein, toegangsbeveiliging, logo, kleur, welkomstbericht, bestandsuploads en activering. Klik vervolgens eenmaal op Create. Meerdere keren klikken kan het opsporen van eventuele fouten tijdens de implementatie bemoeilijken.

Kopieer het gegenereerde subdomein en open dit in een nieuw privévenster van uw browser waarin u niet bent ingelogd op het dashboard. In de wachtwoordmodus moet eerst Wiki Access verschijnen voordat er enige titel, brontekst of gespreksgeschiedenis zichtbaar wordt. Bij Login Required moet de bezoeker direct naar het inlogscherm voor leden worden geleid.

Voer eerst opzettelijk een onjuist wachtwoord in. De toegang moet geblokkeerd blijven zonder gedetailleerde foutmeldingen die informatie prijsgeven. Voer daarna het juiste testwachtwoord in en controleer of de wiki opent. Herhaal de test met de directe URL na het uitloggen; het enkel verbergen van de link in het dashboard is geen toegangsbeveiliging.

Test bij individuele logins met één geautoriseerde pilotgebruiker en één account zonder rechten. Leg alleen vast of de test slaagde of mislukte, nooit de inloggegevens zelf. Verwijder het testlidmaatschap zodra de controle is afgerond.

Stel de exacte verificatievraag: “What is the internal escalation code?” Het verwachte resultaat is NORDSTERN-42, omdat dit feit eenmalig voorkomt in het goedgekeurde fictieve bronbestand. Tijdens de verificatietest antwoordde de echte Team Wiki: “The internal escalation code for urgent service incidents is NORDSTERN-42.”

Stel vervolgens een vraag over een bewust weggelaten onderwerp, zoals “What is the 2028 travel-expense limit?” wanneer hierover niets in de bronnen staat. De gewenste veilige reactie is dat het systeem meldt dat de informatie ontbreekt en doorverwijst naar de beheerder of supportroute. Een stellig verzonnen bedrag betekent dat de test is mislukt.

Herhaal beide vragen in twee natuurlijke formuleringen en, indien de wiki meertalig is, in elke ondersteunde taal. Noteer de vraag, het verwachte feit, het daadwerkelijke antwoord, de bronversie, het gebruikte model en de datum. Voer deze compacte testset opnieuw uit na wijzigingen in bronnen, prompts of modellen.

Ga terug naar Integrations → AI Team Wiki. De actieve kaart toont het subdomein, de aanmaakdatum en de status Active. Controleer of het getoonde adres overeenkomt met de geteste besloten URL en leg de service-eigenaar en de volgende herzieningsdatum vast.

Gebruik Open voor reguliere controles en Edit voor geplande aanpassingen aan toegang, branding of opties. Gebruik Disable als eerste stap wanneer onbevoegden toegang hebben, er een gevoelige bron is geïndexeerd, antwoorden onbetrouwbaar worden of de beheerder afwezig is. Uitschakelen is omkeerbaar en beperkt direct het risico terwijl het incident wordt onderzocht.

Gebruik Delete alleen voor definitieve buitengebruikstelling nadat aan alle verplichtingen voor export, bewaartermijnen en communicatie is voldaan. Controleer periodiek onbeantwoorde vragen en de actualiteit van bronnen, verwijder dubbele of verlopen documenten, roteer gedeelde wachtwoorden en doorloop de testset opnieuw voordat u uitbreidt naar een andere afdeling.