Chatbot-functies uitgelegd: alle acht functies instellen, met voorbeelden

Open uw chatbot en klik op Functions. De lijst aan de linkerkant is gesorteerd op doel: Klanten werven, Persoonlijk helpen, Verbeteren en Meer weten. Naast elke functie ziet u On of Off; een slotje betekent dat uw huidige abonnement deze functie nog niet bevat.

Klik op een functie om de kaart aan de rechterkant te openen: één zin over de werking, een voorbeeld van wat een bezoeker kan invoeren en de schakelaar. Op een mobiele telefoon verschijnt eerst de lijst en opent de kaart op een eigen pagina.

Wanneer iemand gecontacteerd wil worden, vraagt de chatbot om de contactgegevens en stuurt het verzoek naar u door. Voor naam, e-mailadres, telefoonnummer en vraag kiest u: Required betekent dat de chatbot hierop aandringt, If possible betekent dat er eenmalig naar gevraagd wordt zonder door te vragen, en Don’t ask laat het veld weg.

Northstar wil graag een telefoonnummer ontvangen maar stelt dit niet verplicht, dus staat telefoon op If possible. E-mail en telefoon kunnen niet beide op Don’t ask staan, tenzij er terugbelverzoeken worden aangeboden.

Met Offer a callback kunnen bezoekers een terugbelverzoek indienen op een moment dat hen uitkomt. Offer to pass it on when the chatbot doesn’t know is cruciaal: wanneer de chatbot het antwoord niet weet, biedt deze eenmalig aan om de vraag door te sturen naar uw team.

Met Extra details voegt u tot vijf aanvullende vragen toe, zoals tekst, e-mail, telefoon, getal, keuzelijst of ja/nee-selectievakje. Northstar vraagt hierbij om de bedrijfsnaam. Notify me by email stuurt elke nieuwe aanvraag naar de opgegeven adressen, of naar uw account-e-mailadres als u dit leeg laat; voor extra adressen is een betaald abonnement nodig.

Op de website van Northstar typt een bezoeker: “Can you send me a quote for IT support by email?” De chatbot vraagt om de benodigde contactgegevens. De bezoeker stuurt naam, e-mailadres en bedrijfsnaam in één bericht, waarna de chatbot bevestigt dat het verzoek is doorgestuurd naar het team.

View collected leads, of Leads onder het gedeelte Tools in het zijmenu, toont alle aanvragen inclusief naam, e-mailadres, telefoonnummer en het onderwerp. Filters, de zoekfunctie en de exportoptie helpen zodra de lijst groeit.

Waar worden afspraken vastgelegd? In Google Agenda, dat u eenmalig koppelt via uw Google-account, of in de geïntegreerde agenda van het platform. Northstar gebruikt de ingebouwde agenda.

Onder Appointment types biedt Northstar een gratis adviesgesprek van 30 minuten en een IT-check op locatie van één uur aan, elk met een korte toelichting. Bij meerdere opties vraagt de chatbot welk type gewenst is.

De instelling What does the chatbot ask before booking? werkt hetzelfde als bij contactgegevens. Houd e-mail verplicht: zonder e-mailadres ontvangt de bezoeker geen bevestiging. Ask what it is about voegt een invoerveld toe voor het onderwerp.

Northstar accepteert boekingen op zijn vroegst twee uur van tevoren, tot maximaal 14 dagen vooruit, met een pauze van 15 minuten na elke afspraak, binnen de werktijden van maandag tot en met vrijdag, van 9 tot 5 uur. Met Also use on phone calls kan ook de telefonische assistent afspraken inplannen; telefonisch vraagt deze enkel om de naam.

Dezelfde bezoeker vraagt om een gratis adviesgesprek. De chatbot toont een boekingskaart met een tabblad per dag en de beschikbare tijdsloten. Naam en e-mailadres zijn al ingevuld, omdat de bezoeker deze eerder in het gesprek heeft genoemd. Eén klik bevestigt de afspraak en de bezoeker ontvangt per e-mail een agenda-uitnodiging.

De boekingskaart wordt uitsluitend getoond in de website-chat. Op andere kanalen, zoals WhatsApp, reageert de chatbot in tekstvorm.

View bookings, of Bookings onder het gedeelte Tools in het zijmenu, toont elke afspraak inclusief type, klant, begin- en eindtijd. U ontvangt tevens een e-mail bij elke nieuwe reservering als Email me about new bookings is ingeschakeld.

Automatisch doorsturen verzendt elke nieuwe contactaanvraag en afspraak naar uw overige software, zoals uw CRM of een spreadsheet. Hiervoor is het Standard-abonnement of hoger vereist. Plak bij een webhook het https-adres uit Zapier, Make of n8n, selecteer onder What to pass on? welke data verzonden moet worden en klik op Save.

Vervolgens verschijnt er een geheime sleutel die slechts eenmalig wordt getoond: kopieer deze, uw systeem gebruikt dit om te verifiëren dat de gegevens daadwerkelijk van u afkomstig zijn. De knop Test verzendt voorbeeldgegevens, en de statusregel eronder bevestigt de ontvangst.

Indien u met HubSpot werkt, kunt u direct koppelen via een toegangssleutel (access token) van een private app. How to get the key beschrijft de vier benodigde stappen binnen HubSpot; alleen super-admins van uw HubSpot-omgeving kunnen deze sleutel aanmaken. Contactaanvragen komen in HubSpot binnen als notitie bij het contact, en afspraken als meeting.

Zodra een bezoeker een medewerker wil spreken, draagt de chatbot het gesprek over aan uw team. Live chat vereist het Standard-abonnement of hoger. Voorafgaand aan de overdracht vraagt de chatbot om de naam en, indien mogelijk, het e-mailadres.

Only at certain times (Alleen op bepaalde tijden) biedt alleen een medewerker aan wanneer er iemand aanwezig is, bijvoorbeeld van maandag tot en met vrijdag, van 8:00 tot 20:00. Buiten deze uren neemt de chatbot de aanvraag over als Collect contact details (Contactgegevens verzamelen) is ingeschakeld. Waiting time (Wachttijd) bepaalt hoelang de bezoeker wacht: als er binnen die tijd niemand antwoordt, neemt de chatbot het weer over.

Een bezoeker typt: “Can I talk to someone from your team?” De chatbot vraagt naar de naam en start de overdracht. Uw team ziet de aanvraag direct onder Live chats in het zijmenu; één klik opent het complete gespreksverloop, zodat niemand zaken opnieuw hoeft te vragen.

Het eerste verzonden antwoord activeert de overname, en de bezoeker ziet dat er nu een medewerker reageert. Sluit na afloop de live chat af, waarna de chatbot de opvolging weer hervat.

Analyse questions legt vast wat bezoekers vragen en markeert onbeantwoorde vragen. Vink Also log answerable questions uit als u uitsluitend geïnteresseerd bent in ontbrekende informatie; het loggen van alle vragen kan antwoorden minimaal vertragen. Notificaties per e-mail worden alleen verstuurd bij vragen zonder antwoord.

Collect feedback stelt bezoekers in staat reacties te beoordelen. Met Show thumbs under every answer volstaat één klik; bezoekers kunnen hun opmerkingen ook direct in het chatgesprek typen. U ontvangt een e-mailbericht bij feedback die via de chat is ingevoerd, niet bij het aanklikken van een duimpje.

De bezoeker vraagt “Are you open on Saturdays?” en “Do you also repair printers?”. Het eerste antwoord is opgenomen in de kennisbank, het tweede niet: de chatbot geeft dit netjes aan en stelt voor om contact op te nemen met het team. Onder Questions staat de printervraag gemarkeerd als ontbrekende informatie (no information). Zo ziet u direct welke inhoud aan de kennisbank toegevoegd moet worden.

De bezoeker geeft het antwoord over de zaterdagopening een duim omhoog en plaatst een schriftelijke opmerking dat er een duidelijker antwoord over printers werd verwacht. Beide items verschijnen onder Feedback: het duimpje als positieve feedback, het tekstuele commentaar als negatieve feedback.

Search websites stelt de chatbot in staat om live webpagina's uit te lezen voor actuele informatie: prijzen, dienstregelingen, beschikbaarheid of een statuspagina. Dit vereist het Standard-abonnement of hoger. Elke groep bevat een naam, het veld When should this group be searched? en maximaal tien url's. Zonder het When-veld wordt de groep niet geraadpleegd.

De chatbot doorzoekt uitsluitend deze pagina's en niets anders. Laat u de lijst leeg, dan bezoekt de bot de pagina die de bezoeker specifiek noemt.

Een bezoeker vraagt: “Is any maintenance planned this week?” Dit gegeven staat niet in de vaste documentatie van Northstar. De chatbot raadpleegt op dat moment de actuele statuspagina en meldt de exacte dag, het tijdstip en welke systemen onderhoud ondergaan.

Connect other systems stelt de chatbot in staat gegevens op te zoeken in externe software, zoals de bestelstatus in uw webshop. Add connection start een configuratie-assistent: omschrijf wat de chatbot moet kunnen opvragen en hoe de interface van uw software werkt. De assistent vraagt door indien nodig en vult de configuratie in.

Bij persoonsgegevens voegt de assistent een controle toe, in dit geval: het opgegeven e-mailadres moet overeenkomen met de bestelling. Zodra de assistent klaar is, slaat u op. Show technical details toont alle ingevulde parameters, die u desgewenst handmatig kunt aanpassen.

Er is geen testknop: testen gebeurt rechtstreeks in de chat. Een klant vraagt: “Where is my order 10423?” De chatbot verifieert eerst het e-mailadres van de bestelling en toont vervolgens de realtime status uit de webwinkel: verzonden, bezorgdienst, trackingcode en verwachte levering.

Used by the chatbot schakelt een koppeling in of uit. Met Also use on phone calls kan ook de telefonische assistent deze gegevens opvragen.