Tutorial assistente email IA: cerca nella posta e crea bozze di risposta

Apri Email nella barra laterale della dashboard. Controlla il selettore della casella di posta in alto prima di leggere, fare domande o rispondere. La dimostrazione utilizza support@northstar.example e l'assistente TEST - Northstar Email Workspace. Tutti i nomi, gli indirizzi e i messaggi sono fittizi.

Usa Inbox, Sent e Drafts per spostarti tra messaggi ricevuti, posta inviata e bozze incomplete. Ask your emails apre il pannello per porre domande sulla casella. New email crea un nuovo messaggio; useremo Reply più tardi per mantenere la risposta collegata alla conversazione con il cliente.

Controlla gli indicatori di sincronizzazione e indicizzazione prima di porre una domanda su dati specifici. In questo caso, Search index up to date · 4 / 4 indica che tutti e quattro i messaggi di questo esempio controllato sono indicizzati. Ciò non garantisce la copertura di una casella non correlata, di un'altra cartella o di un periodo storico più esteso.

Per configurare la tua connessione, apri l'assistente e seleziona Channels, quindi Email. Inserisci l'indirizzo della casella di posta che intendi utilizzare e un nome mittente riconoscibile dai destinatari. Queste impostazioni appartengono all'assistente di cui lo spazio di lavoro utilizza casella e conoscenze.

Utilizza il metodo di accesso supportato dal tuo provider, oppure i relativi parametri IMAP documentati e una password per le app dove richiesto. Lo screenshot include un'opzione di accesso a Microsoft 365, ma non abbiamo completato tale procedura. La dicitura Active appartiene alla nostra casella di test locale precollegata separatamente, non a un accesso dimostrato a un provider.

L'host visibile 127.0.0.1, le porte di test e le opzioni SSL/TLS disattivate sono destinate esclusivamente al server locale isolato GreenMail. Non copiarli in una casella di posta in produzione. Utilizza gli hostname, le porte, la crittografia e l'autenticazione specificati dal tuo effettivo provider.

Prosegui nella stessa pagina delle impostazioni fino a Outgoing mail (SMTP). IMAP legge i messaggi e archivia le bozze; SMTP invia i messaggi. Configura un server SMTP funzionante se intendi utilizzare Send email nello spazio di lavoro, anche quando il comportamento di risposta (Reply behavior) resta impostato su Create drafts.

Lo screenshot contrassegna SMTP come facoltativo e descrive l'invio diretto perché l'assistente per la posta in arrivo può registrare le bozze senza inviarle. Ciò non elimina la necessità di configurare SMTP per l'invio manuale dallo spazio di lavoro. Usa le credenziali IMAP solo se il tuo provider utilizza effettivamente la stessa autenticazione per entrambi i servizi.

Esegui Test connection con le impostazioni reali del tuo provider e risolvi eventuali errori prima di fare affidamento sul canale. Verifica che Inbox folder, Drafts folder e Sent folder corrispondano alle cartelle effettive della casella. Lascia selezionato Create drafts. Questo riquadro originale supplementare mostra i controlli raggruppati; non è lo screenshot di un test di connessione esterna riuscito.

Scegli le cartelle in entrata pertinenti per questo assistente. Se più indirizzi condividono la stessa casella di posta, usa Only these recipient addresses per limitare i messaggi corrispondenti caricati nello spazio di lavoro. Lascia il campo vuoto solo se desideri includere tutti i destinatari. Connetti e indicizza solo la posta che sei autorizzato a elaborare.

Attiva la ricerca IA e le domande su questa casella, quindi seleziona Period for search and older emails. Lo screenshot mostra 12 mesi. Scegli il periodo più breve che contenga comunque gli accordi necessari e attendi il completamento dell'indicizzazione nello spazio di lavoro. Un periodo configurato non dimostra che ogni messaggio precedente sia già stato importato.

La lettura degli allegati (Read attachments) e la ricerca nella casella sono funzioni distinte. L'indice di ricerca contiene il testo delle email e i nomi dei file allegati, non il contenuto dei file, anche quando Read attachments è abilitato per rispondere alle email. Testo e nomi di file indicizzati consumano la quota di conoscenza; domande e revisioni utilizzano la quota messaggi. La sola apertura di un'email non avvia alcun controllo IA.

Include previous correspondence fornisce alle risposte in arrivo il contesto precedente. Non significa che le vecchie email riceveranno una risposta retroattiva. Se un accordo non compare nei risultati di ricerca, controlla la selezione delle cartelle, l'ambito dei destinatari, l'intervallo temporale e lo stato dell'indicizzazione prima di modificare il prompt.

Apri Re: Northstar website project in Inbox. La cronologia email mostra i messaggi caricati dal più recente al più vecchio. Leggi l'ultimo messaggio di Alex, quindi esamina i messaggi precedenti anziché rispondere basandoti solo sull'oggetto o sull'anteprima.

L'ultimo messaggio conferma che i testi per tutte e cinque le pagine sono pronti, conferma il budget di 12,000 EUR e prevede le foto dei prodotti per il 2 ottobre 2026. Richiede inoltre due opzioni di data per una chiamata conoscitiva. La richiesta iniziale chiedeva anche un modulo di contatto in inglese e un lancio per il 16 novembre.

La risposta precedente di Northstar specifica chiaramente che non è stata confermata alcuna data di consegna. Non abbiamo collegato un calendario né fornito disponibilità, quindi non vi è alcuna prova di una riunione fissata o di fasce orarie libere. La nostra risposta chiederà la disponibilità ad Alex, mantenendo la data di lancio soggetta a verifica.

Seleziona Ask your emails. Usa la domanda di test esatta: “What budget did Alex confirm for the Northstar website project?” I nomi del contatto e del progetto delimitano l'attività. Una domanda generica come “What is the budget?” costringe l'assistente a dedurre a quale cliente e progetto ti riferisci.

La risposta ottenuta individua 12,000 EUR nella richiesta di Alex del 25 settembre e nella conferma del 28 settembre. Ogni affermazione include una scheda Open original email. Il risultato registrato ha riportato la copertura completa di questo indice di test autorizzato senza avvisi di ricerca.

Leggi attentamente qualsiasi avviso sulla copertura nel tuo risultato. La copertura completa è limitata all'ambito indicizzato autorizzato, non a tutte le email esistenti in assoluto. Se il risultato è ambiguo, aggiungi un intervallo di date o un mittente. Verifica l'indicatore di utilizzo prima di inviare: questo test ha mostrato un consumo di almeno quattro unità messaggio per ciascuna domanda sulla casella, non un costo fisso valido per ogni azione o modello.

Fai clic su Open original email nella scheda della fonte del 25 settembre. Controlla mittente, destinatario e data, quindi confronta la citazione evidenziata con il messaggio completo. La fonte riporta “Our budget is EUR 12,000.” Specifica inoltre che la data di lancio richiesta non costituisce una scadenza di consegna concordata.

Esegui questo controllo ogni volta che una risposta riguarda importi, ambito del lavoro, scadenze o impegni con i clienti. Una scheda della fonte indica la provenienza di un'affermazione, ma non garantisce che l'interpretazione generata sia corretta. Controlla anche i messaggi più recenti, poiché un'email successiva potrebbe aver modificato un accordo precedente.

Chiudi la finestra di dialogo per tornare alla conversazione della domanda. L'apertura della fonte non costituisce un'ulteriore richiesta IA. L'email originale e la risposta generata restano documenti differenti: la prima è una prova; la seconda è un'interpretazione che puoi mettere in discussione.

Prosegui nella stessa conversazione con l'input esatto: “Was November 16 an agreed delivery deadline, or only a requested launch date?” Mantenere la domanda nel contesto rende esplicita la distinzione, evitando che l'assistente debba indovinare a cosa si riferisca “the deadline”.

La risposta ottenuta fornisce due elementi di prova: Alex definisce il 16 novembre 2026 come data richiesta, mentre Northstar dichiara di non aver confermato alcuna data di consegna. La conclusione corretta è che il cliente ha richiesto tale data di lancio, non che il team si sia impegnato a rispettarla.

Le foto attese per il 2 ottobre costituiscono un utile riferimento per la pianificazione, non la prova che la consegna sia fattibile. Prima di promettere una data, è necessario verificare disponibilità operative, materiali ed eventuali accordi successivi. Una bozza scritta meglio non può sostituire questa decisione.

Torna alla conversazione di Alex in Inbox e seleziona Reply sull'ultimo messaggio in arrivo. L'editor imposta Alex Morgan <alex@northstar.example> e Re: Northstar website project. Controlla entrambi i campi prima di generare il testo, soprattutto se il messaggio originale è stato inoltrato o utilizza un indirizzo di risposta differente.

Usa More recipients se la risposta effettiva richiede ulteriori destinatari ed esamina con cura le copie esistenti. Non dare per scontato che un testo corretto implichi un elenco destinatari corretto. Per un argomento del tutto nuovo, usa New email invece di collegarlo a una discussione non correlata.

In questa schermata il corpo della bozza è ancora vuoto. Scorri fino a AI assistant per descrivere la risposta che desideri. Puoi usare la conversazione sotto l'editor come riferimento. L'apertura di Reply non ha inviato nulla e una bozza vuota salvata non è una risposta completata.

In AI assistant, invia le istruzioni testate: “Write a warm reply to Alex. Thank him for confirming the EUR 12,000 budget and the five pages of copy. Ask him to send the copy and to share his availability for a discovery call. Acknowledge that photos are expected October 2. Explain that the requested November 16 launch date still needs review. Do not invent time slots or promise a delivery date.”

La bozza risultante ringrazia Alex, mantiene 12,000 EUR e le cinque pagine, richiede i testi, menziona le foto attese e chiede la disponibilità per una chiamata conoscitiva. Specifica che la richiesta per il 16 novembre richiede una valutazione non appena saranno disponibili materiali e discussione. Non inventa fasce orarie né dichiara che una riunione sia già stata fissata.

Leggi la bozza visibile direttamente, non solo il messaggio dell'assistente che segnala il completamento. I paragrafi evidenziati mostrano le modifiche apportate dall'IA. Confronta ogni numero e data con la conversazione, controlla la firma e correggi eventuali mancanze. Generate è un passaggio di scrittura, non un'approvazione all'invio.

Utilizza la stessa conversazione dell'assistente IA per la revisione esatta: “Make it shorter and friendlier. Keep the budget and the request for call availability. Do not add a delivery promise.” Un'istruzione mirata indica all'assistente cosa può cambiare e quali elementi devono rimanere invariati.

La revisione ottenuta mantiene 12,000 EUR, le cinque pagine e le foto del 2 ottobre. Chiede la disponibilità per un breve colloquio e ribadisce che la data del 16 novembre richiede una discussione dopo aver ricevuto i materiali e svolto la chiamata. Confronta questa formulazione con la prima bozza: anche un testo più breve richiede una verifica dei fatti.

Se una frase fondamentale non deve cambiare, blocca o proteggi quel paragrafo prima di un'altra revisione. L'opzione More options offre la voce Previous drafts per esaminare le versioni precedenti. Ogni nuova revisione IA consuma crediti. Apporta personalmente piccole modifiche manuali quando un'altra versione generata non aggiungerebbe valore, e attendi l'indicazione Saved al termine.

Attendi finché l'editor non mostra Saved. Apri un'altra sezione dello spazio di lavoro, quindi torna in Drafts e seleziona Re: Northstar website project. Verifica di aver riaperto la risposta esistente anziché aver creato una seconda bozza.

Nel test locale, il testo revisionato, il destinatario e l'oggetto sono rimasti invariati. La conversazione IA salvata ha inoltre conservato la richiesta di generazione iniziale e la successiva richiesta di revisione. Puoi quindi riprendere il filo logico alla base della bozza, non solo il suo testo più recente.

La sezione Drafts raggruppa le bozze dello spazio di lavoro e quelle della casella di posta. Prima di procedere, verifica che non vi siano avvisi relativi a modifiche della copia sul provider o a errori di sincronizzazione. Se qualcuno ha modificato la bozza da un altro client di posta, risolvi prima la discrepanza tra le versioni. Lo stato Saved indica il salvataggio dei dati, non l'avvenuto invio.

Prima di selezionare Send email, controlla il campo To, gli eventuali destinatari in copia, l'oggetto, la firma e gli allegati. Verifica il budget di 12,000 EUR, l'ambito del sito web, le foto mancanti e la formulazione relativa al 16 novembre. Il messaggio chiede disponibilità; non afferma di aver prenotato una chiamata né garantisce una data di lancio.

Seleziona Send email solo dopo questo controllo. Lo screenshot mostra Email sent e “Sent successfully; saving the Sent copy is pending.” L'invio tramite SMTP e il salvataggio di una copia in Sent tramite IMAP sono operazioni distinte. L'opzione Try again presente in questo avviso ritenta il salvataggio della copia, non l'invio di un'ulteriore email.

Abbiamo verificato il server locale separatamente: esattamente un messaggio ha raggiunto il destinatario fittizio all'interno di GreenMail, ed esattamente una copia corrispondente in Sent era presente tramite IMAP. Lo screenshot mostra ancora l'avviso in sospeso. Non vi è stato alcun recapito esterno e questo test non garantisce la recapitabilità con il tuo provider. Se l'invio risulta incerto, controlla lo stato della casella e del provider prima di inviare nuovamente.

Apri la conversazione dopo l'invio. Sotto More options, imposta Follow-up status su Waiting for a reply. L'etichetta Set by you distingue questa decisione manuale da una valutazione automatica dell'IA. Apri Saved views e seleziona Waiting for a reply per ritrovare la conversazione.

Usa Set reminder per scegliere quando riesaminarla. L'esempio acquisito mostra il 2 ottobre 2026 alle 9:00 AM nella visualizzazione locale; il promemoria salvato è stato verificato separatamente. Controlla la data e il fuso orario visualizzati quando imposti un promemoria. Due reminders è la vista per i promemoria la cui scadenza è stata raggiunta.

Questo stato e il promemoria non programmano l'invio automatico di un'email. L'opzione Draft a follow-up è disponibile quando è opportuno inviare un ulteriore messaggio, ma in questo test non è stato generato né inviato alcun messaggio di follow-up. Revisiona ogni futuro follow-up come una nuova bozza, evitando di inventare urgenze o accordi mai presi dal cliente.

Torna su Channels → Email per distinguere lo spazio di lavoro quotidiano dall'automazione della posta in arrivo. Create drafts consente all'assistente per la posta in arrivo di preparare risposte che una persona potrà poi verificare. Send directly è un'opzione separata che autorizza l'invio automatico in base alle regole configurate.

Lo screenshot mostra intenzionalmente la finestra di dialogo di conferma per l'invio diretto, non una configurazione di invio automatico attiva e salvata. Seleziona Cancel per mantenere questo tutorial in modalità bozza. Le impostazioni salvate sono state verificate al termine della dimostrazione e contenevano ancora la modalità draft.

Non è necessario abilitare Send directly per inviare manualmente dallo spazio di lavoro una risposta già revisionata. Se in seguito decidi di adottare l'automazione, testa prima i requisiti di conoscenza, gli argomenti consentiti e bloccati, la gestione degli allegati, i limiti orari e l'inoltro a un operatore. La guida alla configurazione linkata tratta queste impostazioni; questa guida ha verificato il flusso operativo quotidiano supervisionato da un operatore.