SharePoint, Google Drive, Nextcloud e le unità di rete restano al loro posto. WebChatAgent indicizza le cartelle, risponde alle domande e mostra il percorso esatto del file.
Prima / dopo
Chiedete in squadra dov’è la policy sulle trasferte in vigore. Riceverete tre risposte, due delle quali puntano a versioni superate. Il motivo raramente è la pigrizia, è la storia: ogni reparto ha archiviato dove tornava comodo e negli anni sono nati quattro sistemi con sei logiche di cartelle. Riordinare fallisce perché nessuno ha tempo e tutti temono di cancellare qualcosa di importante. WebChatAgent segue l’altra strada: il bot si collega alle cartelle così come sono, legge i file e risponde da lì. Chi vuole sapere come funziona un processo chiede al bot invece che alla collega che ha già risposto tre volte alla stessa domanda.
Ora si trova in Teams o in Drive?
Si chiedono informazioni a tre colleghe, si aprono due versioni e nessuno è sicuro.
Dove trovo la policy attuale sulle spese di trasferta?
La policy attuale è in vigore da gennaio. Ecco la versione approvata:
Ultima sincronizzazione: oggi, 08:14
Funzionalità
Inserite le credenziali del vostro sistema e scegliete una cartella. Tutto ciò che è leggibile finisce nell’indice. I file nuovi vengono presi da soli.
Impostate un intervallo, da giornaliero a mensile. Ogni esecuzione legge solo ciò che è cambiato. I file eliminati spariscono dalle risposte.
Se attivato, il bot indica il percorso della cartella accanto alla risposta. Chi serve il file sa dove andare. Nei widget pubblici resta disattivato.
I PDF scansionati passano dal riconoscimento del testo, i fogli di calcolo mantengono la struttura per righe. Documenti e Fogli Google vengono convertiti automaticamente.
Modelli di esclusione come /Archivio/** o *_interno* agiscono già in lettura. I singoli file escono dall’indice con un clic, definitivamente.
Il collegamento richiede solo permessi di lettura. Le credenziali sono cifrate e l’elaborazione avviene in un data center tedesco. Revocate la condivisione e finisce lì.
Nel lavoro quotidiano
Nelle prime settimane una domanda su due è una ricerca. Il bot risponde a qualsiasi ora senza interrompere nessuno.
Invece di frugare in tre sistemi per la clausola di garanzia giusta, il team chiede al bot e ottiene il passaggio con la fonte.
Quali condizioni valgono per questa quantità? Il bot risponde con il listino aggiornato ieri, non con il PDF del 2024 sepolto in una casella di posta.
Istruzioni di manutenzione, schede di sicurezza, documentazione degli impianti. Tutto resta al suo posto ed è a una domanda di distanza.
Ferie, note spese, congedo parentale: la stessa domanda arriva per la ventesima volta nella casella HR. Il bot risponde in base alla versione aggiornata, non al PDF di due anni fa.
Durante un audit non conta solo la risposta, ma anche la prova. Il bot indica la procedura valida e la cartella in cui si trova.
Dal cliente, senza VPN e senza tempo da perdere: documentazione degli impianti e liste dei ricambi sono a una domanda in chat.
Quando qualcuno lascia il team, le sue conoscenze restano nelle sue cartelle. Una volta indicizzate, si possono ancora trovare senza dover chiedere a quella persona.
Guide e pagine correlate che si abbinano bene a questa.
Inserite le credenziali, scegliete una cartella, fatto. La prima indicizzazione finisce in pochi minuti.
