Chatbot per knowledge base interna: cercare nei file aziendali con l'AI

Apri l'assistente interno, scegli Knowledge e aggiungi una cartella come fonte collegata. WebChatAgent supporta fonti come SharePoint, Google Drive, Nextcloud, WebDAV e SFTP. Seleziona il sistema già gestito dal tuo team anziché copiare i documenti in un secondo archivio non presidiato.

Annota il responsabile della fonte, il gruppo di dipendenti previsto e la domanda esatta a cui questa cartella deve rispondere. Nell'esempio Northstar, il responsabile gestisce le policy di viaggio per tutti i dipendenti; i dati sulle buste paga appartengono a un pubblico differente e devono rimanere fuori da questo assistente.

Inserisci l'URL di base, il nome utente e una password per l'app dedicata. Usa un'identità di servizio creata per questo assistente, concedi l'accesso in sola lettura e limitala alla libreria richiesta. Esegui Test Connection una volta e procedi solo quando l'interfaccia conferma il corretto funzionamento delle credenziali e dell'endpoint.

Non riutilizzare mai la password di un amministratore o di un dipendente e non inserire mai le credenziali in prompt, screenshot o file di origine. Conserva il segreto in un gestore di password approvato, registra chi deve ruotarlo e revocalo quando il connettore viene dismesso.

Sfoglia lo spazio di archiviazione collegato e scegli la cartella root approvata per le policy anziché la root dell'intero account. Includi le sottocartelle solo se ogni cartella e documento incluso è idoneo per lo stesso pubblico del chatbot. Un ambito più ristretto riduce i duplicati, i tempi di indicizzazione e i recuperi accidentali.

Nella demo, `/company/policies/approved` è consentito. `/company/archive` e `/company/restricted` sono esclusi dalle informazioni previste. Se l'account di servizio può visualizzare più cartelle, riduci prima i permessi di archiviazione e aggiungi poi i filtri come ulteriore livello di difesa.

Imposta una sincronizzazione giornaliera o settimanale adeguata alla frequenza con cui il responsabile pubblica le modifiche alle policy. Limita i tipi di file ai formati gestiti dal team ed escludi le posizioni temporanee, archiviate e riservate con pattern espliciti come `/archive/**` e `/restricted/**`.

Salva la fonte e registra l'inventario previsto prima dell'indicizzazione. I pattern di esclusione riducono i recuperi non pertinenti, ma sono una configurazione applicativa, non una barriera di autorizzazione. L'account collegato non deve essere in grado di leggere i dati riservati che l'assistente non deve trattare.

Attendi il completamento dell'indicizzazione, quindi confronta l'inventario visibile dei file con l'elenco previsto. Apri l'anteprima della policy viaggi e verifica la frase esatta attuale, la data di decorrenza e il percorso del file approvato. La versione iniziale di Northstar contiene USD 68 una sola volta.

Conferma che le versioni archiviate e i file riservati delle buste paga non compaiano. Se è presente un file imprevisto, fermati: correggi i permessi dell'account, la cartella root o la regola di esclusione, elimina la voce non corretta dall'indice e solo allora esegui i test di risposta.

Avvia una nuova chat e chiedi: “What is the current daily travel expense allowance, and where can I find the approved policy?” Annota il valore atteso e il percorso prima di leggere la risposta, per evitare che passi una risposta fluida ma errata.

L'assistente verificato restituisce USD 68 e la posizione della policy viaggi approvata. Salva la domanda, il dato atteso, la risposta riscontrata, il percorso della fonte e la data come test di regressione. L'assenza della fonte o la presenza di un valore archiviato determina il fallimento del test.

Richiedi il codice di approvazione buste paga fittizio che esiste solo nel percorso riservato escluso. Il risultato corretto indica che l'informazione non è disponibile nella documentazione aziendale approvata e non rivela alcun codice, frammento di percorso o ipotesi alternativa.

Un test di risposta positivo è solo metà del test di accettazione. Mantieni almeno un controllo negativo per ogni perimetro di fonti riservate. Se il valore compare, disabilita l'assistente per quel gruppo di utenti e correggi i permessi di archiviazione prima di modificare prompt o impostazioni del modello.

Il responsabile fittizio della policy aggiorna il documento approvato modificando il valore da USD 68 a USD 72, con decorrenza dall’11 agosto 2026. Non modificare la risposta del chatbot né incollare correzioni in un'altra knowledge base. Aggiorna il file aziendale di riferimento mantenendo intatti il responsabile e la cronologia delle versioni.

Avvia Reindex per il test controllato e attendi il completamento. Riapri l'anteprima indicizzata: deve mostrare USD 72 e non contenere più USD 68. Nel normale funzionamento è la sincronizzazione pianificata a eseguire l'aggiornamento; la reindicizzazione manuale è utile per modifiche urgenti e test di accettazione.

Avvia una nuova chat per evitare che il risultato riutilizzi i messaggi della conversazione precedente. Fai la stessa domanda sull'indennità di viaggio. La risposta verificata ora restituisce USD 72, include lo stesso percorso approvato e non ripete il vecchio valore di USD 68.

Ciò dimostra l'intera catena: autenticazione, perimetro delle cartelle, esclusioni, indicizzazione, recupero, aggiornamento della fonte, reindicizzazione e nuovo recupero. Inserisci i test positivi, negativi e di aggiornamento nella checklist di rilascio e ripetili dopo ogni modifica rilevante a fonti, permessi, prompt o modelli.