Tutorial de asistente de correo con IA: busca en tu bandeja y redacta respuestas

Abre Email en la barra lateral del panel de control. Revisa el selector de buzón en la parte superior antes de leer, preguntar o responder. La demostración utiliza support@northstar.example y el asistente TEST - Northstar Email Workspace. Todos los nombres, direcciones y mensajes son ficticios.

Usa Inbox, Sent y Drafts para cambiar entre los mensajes recibidos, el correo enviado y las respuestas sin terminar. Ask your emails abre el panel de preguntas sobre el buzón. New email inicia un mensaje nuevo; más adelante usaremos Reply para mantener nuestra respuesta vinculada a la conversación con el cliente.

Revisa los indicadores de sincronización e indexación antes de hacer una pregunta sobre datos concretos. Aquí, Search index up to date · 4 / 4 indica que los cuatro mensajes de este ejemplo controlado están indexados. Esto no garantiza la cobertura de un buzón no relacionado, otra carpeta o un periodo de historial más amplio.

Para tu propia conexión, abre el asistente y selecciona Channels, luego Email. Introduce la dirección de correo que vas a utilizar y un nombre de remitente que los destinatarios reconozcan. Estos ajustes pertenecen al asistente cuyo buzón y base de conocimiento utiliza el espacio de trabajo.

Utiliza el método de inicio de sesión admitido por tu proveedor, o sus datos IMAP documentados y una contraseña de aplicación si es necesario. La captura de pantalla incluye una opción de inicio de sesión de Microsoft 365, pero no completamos ese flujo. La etiqueta Active corresponde a nuestro buzón de prueba local preconectado por separado, no a un inicio de sesión demostrado con un proveedor.

El host visible 127.0.0.1, los puertos de prueba y los selectores SSL/TLS desactivados son exclusivamente para el servidor local aislado de GreenMail. No los copies en un buzón de producción. Utiliza los nombres de host, puertos, cifrado y autenticación especificados por tu proveedor real.

Continúa bajando por la misma página de configuración hasta Outgoing mail (SMTP). IMAP lee los mensajes y guarda los borradores en el buzón; SMTP envía los mensajes. Configura un SMTP operativo si tienes previsto utilizar Send email en el espacio de trabajo, incluso si el comportamiento de Reply sigue siendo Create drafts.

La captura de pantalla etiqueta el SMTP como opcional y describe el envío directo porque el asistente de correo entrante puede generar borradores sin enviarlos. Esto no elimina el requisito de SMTP para realizar envíos manuales desde el espacio de trabajo. Utiliza las credenciales IMAP solo si tu proveedor utiliza realmente la misma autenticación para ambos servicios.

Ejecuta Test connection con los ajustes reales de tu proveedor y resuelve los errores antes de depender del canal. Comprueba Inbox folder, Drafts folder y Sent folder con las carpetas del buzón. Deja seleccionada la opción Create drafts. Esta captura original complementaria muestra los controles juntos; no es una captura de una prueba de conexión externa exitosa.

Elige las carpetas de entrada relevantes para este asistente. Si varias direcciones comparten el buzón, utiliza Only these recipient addresses para limitar qué mensajes coincidentes carga el espacio de trabajo. Deja el campo vacío solo si deseas incluir a todos los destinatarios. Conecta e indexa únicamente el correo que tengas autorización para procesar.

Activa la opción de búsqueda con IA y preguntas sobre este buzón (AI search and questions about this mailbox), luego define el periodo de búsqueda para correos anteriores (Period for search and older emails). La captura muestra 12 meses. Selecciona el periodo más corto que contenga los acuerdos que necesitas y espera a que termine la indexación en el espacio de trabajo. Configurar un periodo no garantiza que todos los mensajes antiguos ya se hayan importado.

Read attachments y la búsqueda en el buzón son funciones diferentes. El índice de búsqueda contiene el texto del correo y los nombres de archivo adjuntos, no el contenido de los archivos, incluso si Read attachments está activado para responder correos. El texto y los nombres de archivo indexados consumen saldo de conocimiento; las preguntas y revisiones consumen saldo de mensajes. Abrir un correo por sí solo no activa ninguna consulta de IA.

Include previous correspondence proporciona contexto previo a las respuestas entrantes. No significa que los correos antiguos se respondan de forma retroactiva. Si falta un acuerdo en los resultados de búsqueda, revisa la selección de carpetas, el alcance de los destinatarios, la ventana de tiempo y el estado del índice antes de modificar tu instrucción.

Abre Re: Northstar website project en Inbox. El historial de correo muestra los mensajes cargados, del más reciente al más antiguo. Lee el último mensaje de Alex y luego revisa los mensajes anteriores en lugar de responder basándote solo en el asunto o en la vista previa.

El último mensaje indica que el texto para las cinco páginas está listo, confirma el presupuesto de 12,000 EUR y prevé recibir las fotos de producto el 2 de octubre de 2026. Solicita dos opciones de horario para una llamada inicial. La consulta original también pide un formulario de contacto en inglés y propone el lanzamiento para el 16 de noviembre.

La respuesta anterior de Northstar indica explícitamente que no se ha confirmado ninguna fecha de entrega. No hemos conectado ningún calendario ni facilitado disponibilidad, por lo que no hay constancia de reuniones agendadas ni de horas libres. Nuestra respuesta pedirá disponibilidad a Alex y dejará la fecha de lanzamiento sujeta a revisión.

Selecciona Ask your emails. Utiliza la pregunta de prueba exacta: “What budget did Alex confirm for the Northstar website project?” Indicar el nombre del contacto y del proyecto delimita la tarea. Una pregunta como “What is the budget?” obliga al asistente a deducir a qué cliente y proyecto te refieres.

La respuesta obtenida identifica 12,000 EUR en la consulta de Alex del 25 de septiembre y en la confirmación del 28 de septiembre. Cada afirmación incluye una tarjeta de Open original email. El resultado registrado mostró una cobertura completa de este índice de prueba permitido sin advertencias de búsqueda.

Revisa si aparece alguna advertencia de cobertura en tu resultado. La cobertura completa se limita al alcance indexado permitido, no a todos los correos existentes. Si el resultado es ambiguo, añade un rango de fechas o un remitente. Comprueba el indicador de consumo antes de enviar: esta prueba mostró al menos cuatro unidades de mensaje por pregunta sobre el buzón, lo que no representa un precio universal para cada acción o modelo.

Haz clic en Open original email en la tarjeta de origen del 25 de septiembre. Comprueba el remitente, el destinatario y la fecha, y luego compara la cita destacada con el mensaje completo. La fuente dice “Our budget is EUR 12,000.” También señala que la fecha de lanzamiento solicitada no es un plazo de entrega acordado.

Realiza esta comprobación siempre que una respuesta dependa de dinero, alcance, plazos o compromisos del cliente. Una tarjeta de origen indica de dónde procede una afirmación, pero no garantiza que la interpretación generada sea correcta. Comprueba también los mensajes más recientes, ya que un correo posterior podría haber modificado un acuerdo previo.

Cierra el diálogo para volver a la conversación de la pregunta. Abrir la fuente no genera otra solicitud de IA. El correo original y la respuesta generada son registros distintos: el primero es una prueba; la segunda es una interpretación que puedes cuestionar.

Continúa en la misma conversación de preguntas con el texto exacto: “Was November 16 an agreed delivery deadline, or only a requested launch date?” Mantener el seguimiento en contexto hace explícita la distinción en lugar de pedirle al asistente que adivine a qué se refiere “the deadline”.

La respuesta obtenida aporta dos pruebas: Alex califica el 16 de noviembre de 2026 como fecha solicitada, y Northstar señala que no ha confirmado ninguna fecha de entrega. La conclusión correcta es que el cliente solicitó ese lanzamiento, no que el equipo se haya comprometido a cumplirlo.

La previsión de recibir las fotos el 2 de octubre es un dato útil de planificación, no una prueba de que la entrega sea viable. Antes de prometer una fecha, una persona debe comprobar la capacidad, los materiales y cualquier acuerdo posterior. Un borrador mejor redactado no puede sustituir esa decisión.

Vuelve a la conversación de Alex en Inbox y selecciona Reply en el último mensaje recibido. El editor prepara Alex Morgan <alex@northstar.example> y Re: Northstar website project. Revisa ambos campos antes de generar texto, especialmente si el mensaje original fue reenviado o utiliza una dirección de respuesta diferente.

Utiliza More recipients si la respuesta real requiere destinatarios adicionales y revisa con atención las copias existentes. No asumas que un cuerpo de mensaje correcto garantiza que la lista de destinatarios sea la adecuada. Para un tema totalmente nuevo, utiliza New email en lugar de adjuntarlo a un hilo no relacionado.

El cuerpo del borrador sigue vacío en esta pantalla. Desplázate hasta AI assistant para describir la respuesta que deseas. Puedes utilizar la conversación situada debajo del editor como referencia. Abrir Reply no ha enviado nada, y un borrador vacío guardado no es una respuesta finalizada.

En AI assistant, envía las instrucciones probadas: “Write a warm reply to Alex. Thank him for confirming the EUR 12,000 budget and the five pages of copy. Ask him to send the copy and to share his availability for a discovery call. Acknowledge that photos are expected October 2. Explain that the requested November 16 launch date still needs review. Do not invent time slots or promise a delivery date.”

El borrador resultante agradece a Alex, mantiene los 12,000 EUR y las cinco páginas, solicita los textos, menciona las fotos previstas y pide disponibilidad para una llamada inicial. Indica que la solicitud del 16 de noviembre debe revisarse una vez que se disponga de los materiales y se mantenga la conversación. No inventa horarios ficticios ni afirma que se haya reservado una reunión.

Lee el borrador visible, no solo el mensaje del asistente indicando que ha finalizado. Los párrafos resaltados muestran los cambios de la IA. Confirma cada cifra y fecha con la conversación, revisa la firma y corrige cualquier dato que falte. Generate es un paso de redacción, no una aprobación de envío.

Utiliza la misma conversación de AI assistant para la revisión exacta: “Make it shorter and friendlier. Keep the budget and the request for call availability. Do not add a delivery promise.” Una instrucción precisa indica al asistente qué puede cambiar y qué datos deben mantenerse obligatoriamente.

La revisión obtenida mantiene los 12,000 EUR, las cinco páginas y las fotos del 2 de octubre. Pide disponibilidad para una breve charla y sigue indicando que la fecha del 16 de noviembre debe hablarse tras recibir los materiales y realizar la llamada inicial. Compara esta redacción con el primer borrador; un texto más breve sigue requiriendo una revisión factual.

Si una frase crítica no debe cambiar, protege ese párrafo antes de solicitar otra revisión. En More options encontrarás Previous drafts para inspeccionar versiones anteriores. Cada nueva revisión con IA consume saldo. Realiza pequeños ajustes manuales tú mismo cuando otra versión generada no aporte valor y espera a que aparezca Saved después.

Espera hasta que el editor muestre Saved. Abre otra vista del espacio de trabajo, vuelve a Drafts y selecciona Re: Northstar website project. Confirma que has reabierto la respuesta existente en lugar de haber creado un segundo borrador.

En la prueba local, el texto revisado, el destinatario y el asunto se mantuvieron sin cambios. La conversación guardada con la IA también conservó la solicitud de generación original y la de revisión. Por lo tanto, puedes continuar con el razonamiento detrás del borrador, no solo con su texto más reciente.

Drafts reúne los borradores del espacio de trabajo y los del buzón. Antes de continuar, comprueba si hay advertencias indicando que la copia del proveedor cambió o no se pudo sincronizar. Si alguien editó el borrador en otro cliente de correo, resuelve primero la diferencia de versiones. Saved describe persistencia, no un envío exitoso.

Antes de seleccionar Send email, revisa To, los destinatarios en copia, el asunto, la firma y los archivos adjuntos. Comprueba el presupuesto de 12,000 EUR, el alcance de la web, las fotos pendientes y la redacción relativa al 16 de noviembre. El mensaje solicita disponibilidad; no afirma haber agendado una llamada ni haber garantizado el lanzamiento.

Selecciona Send email únicamente tras esa revisión. La captura muestra Email sent y “Sent successfully; saving the Sent copy is pending.”. El envío a través de SMTP y el guardado de una copia en Sent mediante IMAP son operaciones independientes. La opción Try again en este aviso reintenta guardar la copia, no enviar otro correo.

Comprobamos el servidor local por separado: exactamente un mensaje llegó al destinatario ficticio dentro de GreenMail, y exactamente una copia idéntica quedó registrada en Sent a través de IMAP. La captura de pantalla en sí sigue mostrando el aviso pendiente. No hubo entrega externa, y esta prueba no garantiza la entregabilidad con tu proveedor. Si el envío es dudoso, revisa el buzón y el estado del proveedor antes de reenviarlo.

Abre la conversación tras el envío. En More options, cambia Follow-up status a Waiting for a reply. La etiqueta Set by you distingue esta decisión manual de una evaluación de la IA. Abre Saved views y elige Waiting for a reply para localizar la conversación más adelante.

Utiliza Set reminder para definir cuándo revisarla. El ejemplo registrado muestra el 2 de octubre de 2026 a las 9:00 AM en la visualización local; el recordatorio guardado se verificó de forma independiente. Comprueba la fecha y la zona horaria mostradas al configurar tu propio recordatorio. Due reminders es la vista para los recordatorios cuya fecha ha llegado.

Este estado y el recordatorio no programan un correo automático. La opción Draft a follow-up está disponible cuando sea oportuno enviar otro mensaje, pero en esta prueba no se generó ni envió ningún mensaje de seguimiento. Revisa cualquier seguimiento futuro como un borrador nuevo y no presupongas urgencias ni acuerdos que el cliente nunca haya confirmado.

Vuelve a Channels → Email para distinguir el espacio de trabajo diario de la automatización del correo entrante. Create drafts permite que el asistente de correo entrante prepare respuestas para que una persona las revise. Send directly es una opción independiente que autoriza el envío automático bajo las reglas configuradas.

La captura de pantalla muestra expresamente el cuadro de diálogo de confirmación para el envío directo, no una configuración de envío automático habilitada y guardada. Selecciona Cancel para mantener este tutorial en modo borrador. Los ajustes guardados se revisaron tras la demostración y seguían con el modo draft.

No necesitas activar Send directly para enviar manualmente una respuesta revisada desde el espacio de trabajo. Si más adelante decides usar la automatización, evalúa primero los requisitos de conocimiento, los temas permitidos y bloqueados, el tratamiento de adjuntos, los límites por hora y la gestión de derivaciones. La guía de configuración enlazada detalla esos ajustes; esta guía ha verificado el flujo de trabajo diario supervisado por humanos.