SharePoint, Google Drive, Nextcloud y las unidades de red se quedan donde están. WebChatAgent indexa tus carpetas, responde preguntas e indica la ubicación exacta del archivo.
Antes / después
Pregunta a tu equipo dónde está la política de gastos de viaje vigente. Recibirás tres respuestas, dos de ellas apuntando a versiones antiguas. El motivo rara vez es la dejadez, es la historia: cada departamento guardó donde le vino bien y, con los años, surgieron cuatro sistemas con seis lógicas de carpetas. Ordenarlo fracasa porque nadie tiene tiempo y todos temen borrar algo importante. WebChatAgent toma el otro camino: el bot se conecta a las carpetas tal como están, lee los archivos y responde a partir de ellos. Quien quiere saber cómo funciona un proceso pregunta al bot en vez de a la compañera que ya ha respondido lo mismo tres veces.
¿Eso está ahora en Teams o en Drive?
Se pregunta a tres personas, se abren dos versiones y nadie está seguro.
¿Dónde encuentro la política de gastos de viaje vigente?
La política vigente se aplica desde enero. Aquí está la versión aprobada:
Última sincronización: hoy, 08:14
Características
Introduce las credenciales de tu sistema y elige una carpeta. Todo lo legible que haya dentro pasa al índice. Los archivos nuevos se añaden solos.
Defines un intervalo, de diario a mensual. Cada ejecución lee solo lo que cambió. Los archivos eliminados desaparecen de las respuestas.
Si lo activas, el bot indica la ruta de la carpeta junto a su respuesta. Quien necesite el archivo sabe adónde ir. En widgets públicos permanece desactivado.
Los PDF escaneados pasan por reconocimiento de texto y las hojas de cálculo conservan su estructura por filas. Los Documentos y Hojas de Google se convierten automáticamente.
Patrones de exclusión como /Archivo/** o *_interno* actúan ya durante la lectura. Los archivos sueltos se retiran del índice con un clic, de forma permanente.
La conexión necesita permisos de lectura y nada más. Las credenciales se guardan cifradas y el procesamiento ocurre en un centro de datos alemán. Si retiras el acceso, se acabó.
En el trabajo diario
En las primeras semanas, una de cada dos preguntas es una búsqueda. El bot las responde a cualquier hora sin interrumpir a nadie.
En lugar de rastrear tres sistemas buscando la cláusula de garantía correcta, el equipo pregunta al bot y obtiene el pasaje con su fuente.
¿Qué condiciones aplican a esta cantidad? El bot responde con la lista de precios actualizada ayer, no con el PDF de 2024 enterrado en un correo.
Instrucciones de mantenimiento, fichas de seguridad, documentación de instalaciones. Todo sigue en su sitio y está a una pregunta de distancia.
Política de vacaciones, gastos de viaje, permiso parental: la misma pregunta llega por vigésima vez al buzón de RR. HH. El bot responde con la versión vigente, no con el PDF de hace dos años.
En una auditoría no solo cuenta la respuesta, también la evidencia. El bot indica el procedimiento vigente y la carpeta en la que está guardado.
En las instalaciones del cliente, sin VPN y con poco tiempo: la documentación de las instalaciones y las listas de repuestos están a una pregunta en el chat.
Cuando alguien deja el equipo, su conocimiento queda en sus carpetas. Una vez indexado, sigue siendo fácil de encontrar sin tener que preguntarle.
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Introduce las credenciales, elige la carpeta y listo. La primera indexación termina en minutos.
