Cómo crear una wiki con IA privada para empleados

Cree un nuevo asistente y asígnele un nombre interno inconfundible como “Internal Team Wiki”. En Configuration, elija inglés como idioma predeterminado para esta configuración, introduzca un nombre de servicio y canal interno y redacte unas instrucciones de sistema (system role) que respondan a partir de fuentes aprobadas, reconozcan la falta de información y remitan a los empleados al responsable de la política correspondiente.

Comience con un modelo rápido de propósito general y una temperatura moderada. Un modelo más grande no resolverá contradicciones ni documentos de políticas duplicados o desactualizados. Mantenga este asistente fuera del sitio web público y designe a un responsable operativo antes de añadir fuentes confidenciales.

Empiece con un único departamento y un tema acotado. Por ejemplo, una wiki de TI puede cubrir vías de escalado y resolución de problemas aprobadas, mientras que las políticas de RR. HH. se mantienen en un asistente gestionado por separado hasta confirmar los requisitos de acceso.

Abra Data Sources y añada únicamente sitios web actualizados, archivos, espacios de Confluence o bases de datos de Notion que este grupo de usuarios tenga autorización para leer. Registre fuera del chatbot el responsable de cada fuente, la fecha de revisión y el nivel de confidencialidad. Asigne a cada fuente un nombre descriptivo y una categoría para identificar duplicados con facilidad.

Prepare los documentos para facilitar la recuperación: use encabezados claros, un solo tema por sección, fechas explícitas y oraciones completas. Elimine versiones obsoletas, documentos escaneados sin texto editable y copias repetidas antes de indexar. Espere a que el estado sea Completed en lugar de hacer pruebas mientras la indexación sigue en curso.

El ejemplo verificado utiliza el archivo ficticio `internal-demo-knowledge-base.pdf` con un único dato específico: “The internal escalation code for urgent service incidents is NORDSTERN-42.”. Este valor es seguro, fácil de recordar y lo bastante preciso como para demostrar que se consultó la fuente correcta.

Dentro del asistente dedicado, abra Integrations y seleccione AI Team Wiki. La tarjeta indica si ya existe una wiki y muestra el botón Create Team Wiki. Confirme el nombre del asistente en la parte superior para asegurarse de no vincular una wiki interna al conjunto de fuentes equivocado.

Lea la advertencia visible: el chat en vivo y la intervención humana no están disponibles en la Team Wiki. Defina a dónde debe acudir un empleado si una respuesta no aparece o es urgente (como el soporte técnico de TI, el buzón de RR. HH. o una línea directa de incidentes) e incluya esa indicación en el mensaje de bienvenida o en el contenido de las fuentes.

Seleccione Create Team Wiki, introduzca un título claro como “Northstar Internal Wiki” y elija un subdominio neutro que no revele nombres de proyectos confidenciales. Espere a que el indicador de disponibilidad se muestre en verde antes de continuar.

Elija el tipo de acceso según el público real y el nivel de riesgo. Public permite el acceso a cualquiera que tenga el enlace, por lo que solo debe usarse con información apta para su difusión pública. Password ofrece una barrera compartida, pero con un control de autoría limitado. Login Required restringe el acceso al propietario y a los miembros invitados con cuentas individuales, siendo la opción recomendada para auditorías y revocación de permisos.

Para una prueba piloto, documente quién puede autorizar cambios de acceso y cómo se da de baja a los exempleados. El acceso a la wiki no hace que todos los documentos conectados sean aptos para todos los empleados. Utilice asistentes independientes cuando los departamentos requieran permisos de fuentes diferentes.

Seleccione Password e introduzca una clave de prueba segura y única directamente en la interfaz. No reutilice contraseñas de empleados, de administradores ni de entornos de producción. La advertencia amarilla indica un efecto fundamental: el asistente protegido de este modo pasa a ser exclusivo para la Team Wiki y su widget habitual para sitios web dejará de funcionar.

Si un sitio web público utiliza actualmente este asistente, deténgase aquí. Cree un asistente independiente, copie únicamente las fuentes internas aprobadas y repita el proceso allí. De lo contrario, activar el modo por contraseña podría sustituir el chat público por una solicitud de contraseña.

Una contraseña compartida solo es adecuada si su política interna lo permite y existe un responsable para su rotación. Guárdela y distribúyala a través de un gestor de contraseñas autorizado, nunca en el mensaje de bienvenida, documentos fuente, capturas de pantalla de tutoriales o grabaciones de vídeo.

Suba un logotipo corporativo opcional y elija un color de tema legible con suficiente contraste. El mensaje de bienvenida debe indicar el departamento y los temas cubiertos, la fecha de revisión de las fuentes, la vía alternativa ante dudas críticas o información no disponible y un recordatorio de no subir datos confidenciales.

Active File Upload solo si los empleados tienen autorización para enviar archivos en este flujo de trabajo y se han documentado las condiciones de retención, acceso y eliminación. Mantenerlo desactivado es la opción más segura en una fase piloto. “Activate wiki immediately” publica el subdominio en cuanto se hace clic en Create; desactívelo si aún debe realizarse una revisión de seguridad o contenido.

Antes de crearlo, revise el formulario completo de arriba a abajo: título, subdominio, tipo de acceso, logotipo, color, mensaje de bienvenida, subida de archivos y estado de activación. A continuación, haga clic en Create una sola vez. Hacer varios clics seguidos puede dificultar la resolución de problemas mientras el servicio se aprovisiona.

Copie el subdominio generado y ábralo en una ventana privada del navegador sin haber iniciado sesión en el panel de control. En el modo por contraseña, debe mostrarse la pantalla Wiki Access antes de que el título, los textos fuente o el historial de chat revelen información interna. Si se eligió Login Required, debe redirigir al flujo de inicio de sesión de miembros.

Introduzca primero una contraseña incorrecta. El acceso debe permanecer bloqueado sin mostrar mensajes de error que revelen datos internos. A continuación, introduzca la contraseña de prueba correcta y compruebe que la wiki se abre. Vuelva a probar la URL directa tras cerrar sesión: ocultar el enlace en el panel de control no equivale a proteger el acceso.

Para el acceso por miembros, realice la prueba con un usuario piloto autorizado y con una cuenta sin permisos. Registre únicamente el resultado (aprobado/no aprobado), nunca las credenciales. Elimine los usuarios de prueba una vez finalizada la verificación.

Plantee exactamente la pregunta de verificación: “What is the internal escalation code?”. El resultado esperado es NORDSTERN-42, ya que ese dato aparece una sola vez en la fuente ficticia aprobada. En la prueba validada, la Team Wiki real respondió: “The internal escalation code for urgent service incidents is NORDSTERN-42.”

A continuación, formule una pregunta deliberadamente no documentada, como “What is the 2028 travel-expense limit?”, sin que ninguna fuente aprobada incluya esa política. El comportamiento seguro esperado es que indique que la información no está disponible y señale al responsable o la vía alternativa. Inventar una cantidad con seguridad se considera una prueba fallida.

Repita ambas preguntas con dos redacciones naturales distintas y, si la wiki atiende en varios idiomas, en cada uno de los idiomas admitidos. Registre la pregunta, el dato esperado, la respuesta observada, la versión de la fuente, el modelo y la fecha. Vuelva a ejecutar esta breve batería de pruebas tras cualquier cambio en fuentes, instrucciones o modelos.

Vuelva a Integrations → AI Team Wiki. La tarjeta activa muestra el subdominio, la fecha de creación y el estado Active. Confirme que la dirección mostrada coincide con la URL privada probada y anote el responsable del servicio y la próxima fecha de revisión.

Utilice Open para comprobaciones habituales y Edit para modificaciones planificadas de acceso, marca u opciones. Utilice Disable como primera medida si accede personal no autorizado, se ha indexado una fuente confidencial por error, las respuestas dejan de ser seguras o el responsable no está disponible. Disable es una acción reversible que limita la exposición mientras se investiga la incidencia.

Reserve Delete para la retirada definitiva del servicio tras cumplir con las obligaciones de exportación, retención de datos y comunicación interna. Revise periódicamente las preguntas sin respuesta y la vigencia de las fuentes, elimine documentos duplicados o caducados, rote las contraseñas compartidas y repita las pruebas de control antes de ampliar el servicio a otros departamentos.