SharePoint, Google Drive, Nextcloud и сетевые диски остаются на своих местах. WebChatAgent индексирует папки, отвечает на вопросы и показывает точный путь к файлу.
До / после
Спросите команду, где лежит действующий регламент по командировочным расходам. Вы получите три ответа, два из них укажут на устаревшие версии. Причина редко в лени, причина в истории: каждый отдел складывал туда, где было удобно, и за годы выросли четыре системы с шестью логиками папок. Уборка проваливается, потому что ни у кого нет времени, а удалить что-то важное боятся все. WebChatAgent идёт другим путём: бот подключается к папкам как есть, читает файлы и отвечает на их основе. Тот, кто хочет узнать, как устроен процесс, спрашивает бота, а не коллегу, которая уже трижды отвечала на этот же вопрос.
Это теперь в Teams или в Drive?
Спрашивают трёх коллег, открывают две версии, но уверенности всё равно нет.
Где найти актуальный регламент по командировочным расходам?
Актуальный регламент действует с января. Вот утверждённая версия:
Последняя синхронизация: сегодня, 08:14
Возможности
Вы вводите данные доступа к своей системе и выбираете папку. Всё читаемое внутри попадает в индекс. Новые файлы добавляются сами.
Вы задаёте интервал, от ежедневного до ежемесячного. При каждом запуске читается только изменившееся. Удалённые файлы исчезают из ответов.
По желанию бот называет путь к папке рядом с ответом. Кому нужен сам файл, тот знает, куда идти. Для публичных виджетов это остаётся выключенным.
Отсканированные PDF проходят распознавание текста, таблицы сохраняют построчную структуру. Google Документы и Таблицы конвертируются автоматически.
Шаблоны исключения вроде /Архив/** или *_внутр* действуют уже при чтении. Отдельные файлы убираются из индекса одним щелчком и навсегда.
Подключению нужны только права на чтение. Данные доступа хранятся зашифрованными, обработка идёт в немецком дата-центре. Отзовёте доступ, и всё прекратится.
В повседневной работе
В первые недели каждый второй вопрос это поиск. Бот отвечает круглосуточно, никого не отвлекая.
Вместо поисков нужного пункта гарантии в трёх системах команда спрашивает бота и получает фрагмент с источником.
Какие условия действуют при таком объёме? Бот отвечает по прайсу, обновлённому вчера, а не по PDF 2024 года из чьей-то почты.
Инструкции по обслуживанию, паспорта безопасности, документация установок. Всё остаётся на своих местах и доступно за один вопрос.
Правила отпусков, командировочные расходы, декретный отпуск: один и тот же вопрос в двадцатый раз приходит в почту отдела кадров. Бот отвечает по актуальной версии, а не по PDF двухлетней давности.
При аудите важен не только ответ, но и подтверждение. Бот указывает действующую рабочую инструкцию и папку, в которой она хранится.
На объекте клиента, без VPN и лишнего времени: документация по оборудованию и списки запчастей доступны по одному вопросу в чате.
Когда сотрудник уходит из команды, его знания остаются в его папках. После индексации их по-прежнему можно найти, не обращаясь к этому человеку.
Руководство по выбору
Сравните источники, интеграцию Office, права сотрудников, каналы и модели оплаты.
Нет, в этом и смысл. Бот работает с той структурой, которая сложилась, и обходит вложенные папки на любую глубину. Заранее имеет смысл разве что исключить области, которые не должен видеть никто за пределами конкретной команды.
SharePoint и OneDrive через Microsoft Graph, Google Drive через сервисный аккаунт, Nextcloud и ownCloud по WebDAV, а также собственные серверы по SFTP или FTPS. Незашифрованный FTP сознательно не поддерживается. Confluence и Notion доступны как отдельные подключения.
Интервал выбираете вы, от ежедневного до ежемесячного. При каждом запуске бот проверяет, какие файлы изменились, и перечитывает только их. Это держит расходы низкими, а ответы актуальными. Немедленное обновление можно запустить вручную в любой момент.
Он видит ровно то, к чему вы дали доступ. Внутри этого шаблоны исключают целые области, например /Кадры/** или всё, что содержит _конфиденциально. Отдельные файлы убираются одним щелчком и не возвращаются при следующей синхронизации.
Они хранятся в зашифрованном виде и отправляются только в подключённую систему, чтобы читать там файлы. После сохранения панель их больше не показывает. Подключению нужны только права чтения, писать бот ничего не может.
PDF, включая отсканированные, Word, Excel, CSV, обычный текст и Markdown. Google Документы, Таблицы и Презентации конвертируются автоматически. Изображения и видео бот пропускает.
Пошаговое руководство
Посмотрите подробное видео и девять иллюстрированных шагов: подключение папки только для чтения, исключение закрытых путей и полная проверка изменения правила с USD 68 на USD 72.
Связанные руководства и страницы, которые хорошо дополняют эту.
Превратите вики Confluence в мгновенного ИИ-помощника.
ПодробнееОтвечайте на вопросы прямо из рабочего пространства Notion.
ПодробнееКак команды объединяют Notion, Confluence и внутренние документы в один слой ИИ-ответов.
ПодробнееПять прозрачных тарифов — от бесплатного до enterprise.
ПодробнееВведите данные доступа, выберите папку и запустите первую индексацию.
