SharePoint, Google Drive, Nextcloud и сетевые диски остаются на своих местах. WebChatAgent индексирует папки, отвечает на вопросы и показывает точный путь к файлу.
До / после
Спросите команду, где лежит действующий регламент по командировочным расходам. Вы получите три ответа, два из них укажут на устаревшие версии. Причина редко в лени, причина в истории: каждый отдел складывал туда, где было удобно, и за годы выросли четыре системы с шестью логиками папок. Уборка проваливается, потому что ни у кого нет времени, а удалить что-то важное боятся все. WebChatAgent идёт другим путём: бот подключается к папкам как есть, читает файлы и отвечает на их основе. Тот, кто хочет узнать, как устроен процесс, спрашивает бота, а не коллегу, которая уже трижды отвечала на этот же вопрос.
Это теперь в Teams или в Drive?
Спрашивают трёх коллег, открывают две версии, но уверенности всё равно нет.
Где найти актуальный регламент по командировочным расходам?
Актуальный регламент действует с января. Вот утверждённая версия:
Последняя синхронизация: сегодня, 08:14
Возможности
Вы вводите данные доступа к своей системе и выбираете папку. Всё читаемое внутри попадает в индекс. Новые файлы добавляются сами.
Вы задаёте интервал, от ежедневного до ежемесячного. При каждом запуске читается только изменившееся. Удалённые файлы исчезают из ответов.
По желанию бот называет путь к папке рядом с ответом. Кому нужен сам файл, тот знает, куда идти. Для публичных виджетов это остаётся выключенным.
Отсканированные PDF проходят распознавание текста, таблицы сохраняют построчную структуру. Google Документы и Таблицы конвертируются автоматически.
Шаблоны исключения вроде /Архив/** или *_внутр* действуют уже при чтении. Отдельные файлы убираются из индекса одним щелчком и навсегда.
Подключению нужны только права на чтение. Данные доступа хранятся зашифрованными, обработка идёт в немецком дата-центре. Отзовёте доступ, и всё прекратится.
В повседневной работе
В первые недели каждый второй вопрос это поиск. Бот отвечает круглосуточно, никого не отвлекая.
Вместо поисков нужного пункта гарантии в трёх системах команда спрашивает бота и получает фрагмент с источником.
Какие условия действуют при таком объёме? Бот отвечает по прайсу, обновлённому вчера, а не по PDF 2024 года из чьей-то почты.
Инструкции по обслуживанию, паспорта безопасности, документация установок. Всё остаётся на своих местах и доступно за один вопрос.
Правила отпусков, командировочные расходы, декретный отпуск: один и тот же вопрос в двадцатый раз приходит в почту отдела кадров. Бот отвечает по актуальной версии, а не по PDF двухлетней давности.
При аудите важен не только ответ, но и подтверждение. Бот указывает действующую рабочую инструкцию и папку, в которой она хранится.
На объекте клиента, без VPN и лишнего времени: документация по оборудованию и списки запчастей доступны по одному вопросу в чате.
Когда сотрудник уходит из команды, его знания остаются в его папках. После индексации их по-прежнему можно найти, не обращаясь к этому человеку.
Связанные руководства и страницы, которые хорошо дополняют эту.
Ввести данные доступа, выбрать папку, готово. Первая индексация занимает считанные минуты.
